Ansatt- og organisasjonsregister (ANSORG)

Hva er Ansatt- og organisasjonsregister (ANSORG)?

ANSORG er en database med informasjon om kirkens ansatte, hvor de jobber og hvilke rolle de har. Du kan snart ta i bruk ANSORG.

Hvorfor et felles register?

I dag finnes det ikke et oppdatert register over alle ansatte som jobber i trossamfunnet Den norske kirke. Ved å samle informasjon ett sted kan vi enklere lage gode digitale felles løsninger. Ansatte skal få bedre arbeidsverktøy og en mer effektiv arbeidshverdag, mens medlemmer og innbyggere skal oppleve at det er enkelt å komme i kontakt med kirken.

ANSORG skal speile den geografiske og juridiske strukturen i kirken slik at det er mulig å se hvordan kirken henger sammen.

Hvem er del av ANSORG-teamet?

Ina A. Toverud
Produkteier ANSORG
e-post

Malene Berg Sundsøy
Interaksjonsdesigner ANSORG
e-post

Solveig Meyer
Koordinator ANSORG
e-post

Tushar Thakkar
Tech. lead ANSORG
e-post

Walid Haidari
Utvikler ANSORG
e-post

Przemyslaw Soszynski
Utvikler ANSORG
e-post

Anna Kaasen
Kommunikasjon og opplæring  ANSORG
e-post

Formålet med behandlingen av personopplysninger 

Formålet til ANSORG er å redusere manuelt arbeid, øke effektiviteten og gi økonomiske besparelser. Opplysningene i ANSORG kan derfor ikke brukes til andre formål enn disse:

Personopplysninger som vil benyttes

Flere av opplysningene vil kun være tilgjengelig for den ansatte og dens leder.

Hvem kan se opplysningene i ANSORG?

Disse opplysningene om deg og ditt ansettelsesforhold legges inn i ansatt- og organisasjonsregisteret: 

Fornavn, mellomnavn, etternavn, visningsnavn*, adresse, fødselsnummer / D-nummer, telefonnummer, e-postadresser, kjønn, bruker-ID, ansattnummer, arbeidsgiver, arbeidssted, stillingstittel, stillingskoder, funksjonstittel, stillingsprosent, stillingstype, primært ansettelsesforhold, status (aktiv/inaktiv), nærmeste leder, ansettelsesdato, fratredelsesdato, dato for endring av ansettelsesforhold, lengde på vikariat (dersom relevant), permisjon/lengde på permisjon (dersom relevant). 

*Visningsnavn er det navnet som vises i e-post og Teams (og andre deler av Microsoft 365) og i ANSORG. Visningsnavnet er i utgangspunktet ditt fornavn, mellomnavn og etternavn, men visningsnavn kan endres, om du for eksempel har et mellomnavn du ikke ønsker å bruke. 

Merk at opplysninger som eksempelvis privat adresse, fødselsdato, stillingsprosent m.m. ikke er tilgjengelig for andre ansatte. Disse opplysningene vises kun for deg og dine personal- og HR-ledere, og for ANSORGs systemadministrator i Kirkerådet. 

Hva kan du som er ansatt se om deg selv i registeret?

Du kan, når du får tilgang til registeret, se alle opplysninger som er lagt inn om deg. 

Hvilke opplysninger kan din nærmeste leder se i registeret?

Din nærmeste leder vil kunne se alle opplysningene om deg i registeret og tekniske koder som identifiserer din unike bruker i systemet. Som regel vil det være kirkevergen i ditt fellesråd som har denne tilgangen.

Er du prest, vil det være den som står oppført som din nærmeste leder i lønnssystemet som har denne tilgangen til dine opplysninger. 
 

Hvilke opplysninger kan administratorer, som for eksempel HR-medarbeider hos din arbeidsgiver, se om deg?

HR-medarbeider hos din arbeidsgiver vil kunne se alle opplysningene om deg i registeret, også tekniske koder som identifiserer din unike bruker i systemet. Vedkommende vil også ha tilgang til å redigere de opplysningene som er relevant for å kunne holde registeret oppdatert.

I mindre fellesråd vil det som regel være kirkevergen som har denne tilgangen. 
 

Hvilke opplysninger kan andre ansatte i Den norske kirke se om deg i registeret?

Andre ansatte i trossamfunnet Den norske kirke vil kunne se følgende opplysninger om deg når de er logget inn i ANSORG:

•    visningsnavn*
•    telefonnummer arbeid 
•    e-postadresse arbeid
•    bilde (valgfritt å laste opp)
•    funksjonstittel/stillingstittel
•    nærmeste leder
•    arbeidsgiver
•    enhet og avdeling
•    brukernavn kirkens felles løsninger (eksempel: ab123@kirken.no)
•    når opplysningene om deg sist ble oppdatert

* Visningsnavn er det navnet som vises i e-post og Teams (og andre deler av Microsoft 365) og i ANSORG. Visningsnavnet er i utgangspunktet ditt fornavn, mellomnavn og etternavn, men visningsnavn kan endres, om du for eksempel har et mellomnavn du ikke ønsker å bruke. 

Blir opplysningene om deg tilgjengeliggjort på nettsider?

Flere har spurt om opplysninger i ANSORG deles offentlig, for eksempel på soknets, fellesrådets eller Kirkerådets nettsider. 

ANSORG deler ikke opplysninger med offentlige nettsider. På sikt er det likevel et mål at nettsidene automatisk kan hente opplysninger fra ANSORG for å sikre oppdatert ansattinformasjon. Arbeidsgiver vurderer om den ansatte har en funksjon som tilsier at vedkommendes kontaktopplysninger skal være offentlig tilgjengelig, og fastsetter hva behandlingsgrunnlaget er etter personvernforordningen. Det vil i tilfelle kun være aktuelt å legge ut følgende opplysninger: Bilde, stillingstittel og/eller funksjonstittel, visningsnavn, telefonnummer og e-postadresse.
 

Kan du reservere deg mot at andre ansatte i trossamfunnet kan se ditt jobb-telefonnummer i ANSORG?

Du kan i utgangspunktet ikke reservere deg mot at andre ansatte kan se opplysningene om deg, listet ovenfor, når de er innlogget i ANSORG. 

Den som administrerer dine opplysninger i ANSORG, avgjør om du kan reservere deg mot at andre ansatte i trossamfunnet kan se telefonnummeret ditt i registeret. 

Merk at opplysninger som eksempelvis privat adresse, fødselsdato, stillingsprosent m.m. ikke er tilgjengelig for andre ansatte. Disse opplysningene vises kun for deg og dine personal- og HR-ledere, og til ANSORGs systemadministrator i Kirkerådet.

Når vil du som ansatt få tilgang til registeret?

I første fase (frem til kirkevalget 2023) prioriterer ANSORG-teamet å få inn opplysninger og gi kirkeverger tilgang til ANSORG. I neste fase, når opplysningene er kvalitetssikret, vil ansatte få tilgang til registeret.

Hvordan bli med

Hvordan registreres ansattopplysningene i ANSORG? 

Slik overføres opplysninger fra felles lønnssystem Slik overføres opplysninger fra felles lønnssystem

Fellesråd som har lønn- personal- og regnskapssystem (LPR) levert som kirkens felles løsning trenger ikke å fylle ut Excel-skjemaet, fordi ansattopplysningene da hentes direkte fra LPR-systemet. Gå inn i LPR-systemet ditt for å sikre at du har alle opplysningene som skal inn i ANSORG. Det vil gjøre at prosessen går raskere.

Merk at ANSORG ikke vil hente ut opplysninger knyttet til lønn. Under menypunktet «Hvem kan se opplysningene» kan du se oversikten over hvilke opplysninger som skal inn i ANSORG og hvem som kan se dem.

Du trenger ikke gjøre noe for at opplysningene skal bli overført, men det er en fordel om du ser etter at organisasjonsnummer, stillingskoder (i henhold til KAs mal) og ansattes telefonnummer ligger inne i lønnssystemet før vi kjører integrasjonen.

Etter at opplysningene er overført vil ANSORG-teamet fortløpende kontakte hvert fellesråd for å kvalitetssikre og eventuelt utbedre opplysningene i samråd med dere. Dersom vi oppdager feil eller mangler i dataene som har kommet inn i ANSORG fra ditt fellesråd, vil vi kunne be deg oppdatere dette i lønnssystemet. Når nødvendige oppdateringer er utført, vil du få tilgang til å se opplysningene om dine ansatte i ANSORG.

Slik sender du inn opplysninger med Excel-skjema Slik sender du inn opplysninger med Excel-skjema

Fellesråd som ikke har lønn- personal- og regnskapssystem (LPR) levert som kirkens felles løsning, må registrere opplysningene i Excel-skjemaet, som beskrevet nedenfor.

Innsending til ANSORG med Excel-skjema 

Steg 1. Fyll ut Excel-skjemaet 

For at ansattopplysningene skal registreres i ANSORG må ansvarlig i fellesrådet fylle ut et Excel-skjema.

Velg “Enable Macros/Aktivere Makroer” når du åpner Excel-filen for å forenkle utfylling. 
Laste ned og fylle ut Excel-skjema for registrering av ansattopplysninger i ANSORG.xlsm.  

I Excel-arket står det forklaringer og beskrivelser til hvert felt du skal fylle ut, men det kan likevel være nyttig å se gjennom denne veiledningsvideoen. 

Steg 2. Trygg innsending av Excel-skjemaet 

Det er svært viktig at du ikke sender det ferdig utfylte Excel-arket på e-post, men benytter et av disse alternativene for trygg innsending: 

1. Dersom du benytter en @kirken.no-/@kyrkja.no-bruker til daglig innlogging, sendes filen enkelt og trygt gjennom kirkens Microsoft Forms:  

Send opplysninger med @kirken.no-bruker 

Eller  

2. Dersom du ikke benytter en @kirken.no-/@kyrkja.no-bruker til daglig innlogging, kan du sende via eDialog.

• • I eDialog-skjemaet huker du av for “virksomhet”.
  • I tittelfeltet skriver du “Til Kirkerådet: ANSORG”
  • I kommentarfeltet skriver du “Ansattopplysninger til ANSORG”:  

Send opplysninger med eDialog 

 

Trenger du hjelp?  

Om det oppstår tekniske problemer eller veiledningsvideoen ikke gir deg svar på det du lurer på, hjelper Solveig Meyer deg gjerne. Kontakt henne på e-post sm544@kirken.no eller mobil 980 94 776. 

 

Ofte stilte spørsmål om Excel-skjemaet: 

Hva er forskjellen mellom "Mobilnummer" og "Mobilnummer (SSO)"?

I mange tilfeller vil det stå det samme mobilnummeret i begge kolonnene. Ettersom "Mobilnummer (SSO)" brukes til pålogging med tofaktorautentisering, anbefales det å bruke et privatnummer fordi man da kan logge seg på hjemme. Det er ingenting i veien for at privatnummeret står i "Mobilnummer"-kolonnen, men dersom en ansatt ikke ønsker å bruke privatnummeret for jobbrelatert kontakt er det derfor mulig å legge inn et jobb-mobilnummer knyttet til den ansatte.

Hvor kan jeg finne mine ansattes @kirken.no/@kyrkja.no-bruker ("Påloggings E-post")?

For å finne ut om den ansatte har en slik bruker (såkalt AA-reg-bruker) kan du enten gå inn i ID-web, eller kontakte Kirkepartner Servicedesk.

Hvordan registrerer jeg en ansatt som kun har én stilling/ett ansettelsesforhold, men har flere funksjonsområder?

Da lar du funksjonsområde-feltet stå tomt. Funksjonsområdet er tenkt brukt til Den norske kirkes organisasjonsstruktur ettersom funksjonsområdet sammenfaller på tvers av fellesråd. Ved å la funksjonsområde-feltet stå tomt i denne omgang, vil du kunne redigere dette direkte i ANSORG når du får tilgang.

Hvor kan jeg finne mine ansattes "Funksjonsområde"?

Funksjonsområde er noe alle fellesråd benytter til SSB-rapportering (lovkrav). Dette burde da allerede finnes i regnskapet til det enkelte fellesråd, fordi lønnen til den ansatte skal kostnadsføres på det gjeldende funksjonsområdet. Ettersom funksjonsområde er en felles betegnelse på tvers av fellesråd, ønsker ANSORG å bruke dette til å få frem kirkens organisasjonsstruktur.

Hvor kan jeg finne mine ansattes stillings(del)koder?

Ettersom medlemmene i KA er forpliktet til å levere inn data til et sentralt lønns- og personalregister (LPR) om arbeidstakerne, skal man ved å logge inn på KAs LPR-portal få en oversikt over hvilke stillings(del)koder man har brukt tidligere.

Hva gjør jeg hvis jeg får "Ugyldig fødselsnummer"?

• Sjekk at du ikke har inkludert spesialtegn og mellomrom. Valideringen godtar kun 11 siffer.
• Hvis fødselsnummeret begynner på null, kan Excel ha slettet dette første sifferet hvis du limte inn nummeret inn i skjemaet. Den enkleste løsningen er da å la denne raden stå tom og skrive fødselsnummeret inn manuelt i raden nedenfor.

 

Spørsmål og svar

Hva koster det å være med?

Det koster ingenting for fellesrådet å være en del av ANSORG.

Hvem skal med i registeret?

Frem til kirkevalget prioriterer vi å få inn opplysninger om alle ansatte, også de som er ansatt i en lav stillingsprosent. Dette er viktig for å kunne gi alle tilgang til felles løsninger, slik som læringsplattformen. Etter hvert vil det være aktuelt å få inn flere i registeret, som rådsmedlemmer.

Må man ha @kirken.no e-post for å være med?

Man må ikke ha kirken.no e-post fra før av for å bli med, men man vil få utdelt en @kirken.no/@kyrkja.no-brukerID som skal brukes til pålogging. Du trenger ikke å ha Kirkepartner som leverandør for å få @kirken.no-bruker. Målet er en helhetlig påloggingspolitikk slik at du kun trenger ett brukernavn og passord for å logge på kirkens felles løsninger.

Hvem er det som eier ansattopplysningene i ANSORG?

Det vil være den med personalansvar som eier og har tilgang til opplysningene. I de fleste tilfeller vil dette være kirkevergen. 

Hvorfor bør ansattinformasjon holdes oppdatert i ANSORG?

På ulike tidspunkt vil det være nødvendig å rapportere ansattinformasjon til ulike formål. Et eksempel er ved kirkevalget. Målet er at ANSORG på sikt skal fungere som en master som overfører informasjonen til andre viktige systemer og rapporteringer og slik reduserer mengden administrativt arbeid. Det gjør det nødvendig å holde ansattinformasjonen oppdatert.

Hvordan holdes ansattinformasjon i ANSORG oppdatert?

Det er fellesrådet som eier informasjonen om sine ansatte og er ansvarlig for å holde informasjonen oppdatert. Det vil gjøres i brukergrensesnittet. Fellesråd som bruker Xledger eller SDWorx levert som kirkens felles løsning, får muligheten til å integrere ANSORG med lønnssystemet, slik at informasjonen automatisk blir oppdatert.

Hvorfor er ikke lønnssystem/-opplysninger en del av ANSORG-prosjektet?

Lønnsopplysninger (samt sykefravær) er vurdert som sensitive opplysninger som ikke er nødvendige i et register over ansatte i Den norske kirke. For at registeret skal være i henhold til Personvernloven, tilsier prinsippet om dataminimering at det ikke skal samles inn mer informasjon enn det som er nødvendig for å dekke formålet. Formålet som er satt for ANSORG gjør at det ikke er behandlingsgrunnlag for å håndtere informasjon om lønn.

Muligheter

Gjennom dialog med flere ansatte i fellesrådslinjen har vi lært at...

... mange ser positivt på et felles ansatt og organisasjonsregister:

“Jeg synes dette er viktig. Jeg engasjerer meg mye innen digitalisering"

“Mange fordeler ved å gå på en felles løsning”

... det også følger med en del usikkerhet:

“Det verste som kan skje er at ANSORG blir enda et register å dobbeltføre i”

“Jeg er redd for å miste storvirksomhetsfordelen av å dele ting med kommunen og 1700 ansatte”

Selv om ikke alle fellesråd ser verdien av et felles ansatt- og organisasjonsregister finner vi ut gjennom videre dialog / intervju at ANSORG kan bidra til å løse mange av utfordringene som fellesrådsansatte setter ord på.

OVER HALVPARTEN AV FELLESRÅDENE FRA INTERVJU SYNES DET ER MANGE FAGSYSTEM Å REGISTRERE I.

Eksempler på utfordringer:

"Det å få fagsystemene til å snakke bedre sammen ville gitt stor verdi"

"Jeg kan sitte en halv dag for å gi tilganger til én ny person i fagsystemet"

"Det hadde vært fint å minimere manuell registrering av nye prester i soknet (som allerede er en del av rettssubjektet)"

Med ANSORG vil registrering av ansattinformasjon automatisk oppdateres i flere av de kirkelige systemene. Dette vil minimere arbeidet og nyansatte får raskere tilgang til nødvendige systemer.

EKSEMPEL PÅ HVORDAN ANSORG KAN FORENKLE EKSEMPEL PÅ HVORDAN ANSORG KAN FORENKLE

Et fellesråd skal registrere en ny ansatt. Fellesrådet legger til informasjon om den ansatte direkte i ANSORG. Er det en ny prest i fellesrådet vil informasjon om presten allerede ligge tilgjengelig i ANSORG og eventuell ny informasjon kan legges til. De kirkelige løsningene snakker sammen og informasjon som legges til vil oppdateres i flere av løsningene.

I fremtiden
I fremtiden vil det bli enda enklere å styre tilganger. Ved å legge til stillingskode på nyansatt får den nyansatte automatisk tilgang til de løsningene som er ment for stillingen.

Ansatte i kirken bruker idag flere forskjellige e-post adresser for å logge på forskjellige løsninger. Selv om ANSORG ikke i selv løser problemet vil registeret bli en viktig brikke for å forenkle pålogging.

FLERE KIRKEVERGER ER MISFORNØYD MED DELER AV DAGENS KIRKELIGE IT-LØSNINGER.

Eksempler på utfordringer:

“Kommunen har løst oppgaver/utfordringer bedre enn enkelte av kirkens IT-leverandører”

"Enkelte av kirkens IT-leverandører oppfattes som dyre og tunggrodde"

"Misfornøyd med vår kirkelige IT-leverandør, opplever systemene som vanskelig å bruke"

“Hvem sitt behov er ANSORG, har kirkerådet samme behov som fellerådene?”

IT-landskapet til kirken er svært fragmentert og har vært preget av lite samarbeid. Vi ser at dette har vært med på å skape utfordringer. Verdiene i digitaliseringsstrategien er derfor viktig for å etablere gode felles løsninger for kirken.

EKSEMPEL PÅ HVORDAN ANSORG KAN FORENKLE EKSEMPEL PÅ HVORDAN ANSORG KAN FORENKLE

Det samarbeides godt, men vi er ikke i mål med gode felles løsninger på alle områder der vi trenger dette. Gjennom standardiserte felles løsninger, god informasjonsflyt og automatisering kan både effektivitet, kost og kvalitet forbedres. ANSORG er nødvendig for å lykkes med felles løsninger.

MANUELL AVREGISTRERING I HVERT SYSTEM GJØR DET LETT Å GLEMME.

Eksempler på utfordringer:

"Kan fort glemme det, spesielt nettbanken. Tidligere ansatte får da post hen ikke skal ha"

"Fant en person som hadde sluttet i februar som fortsatt lå inne (2-3 mnd senere). Men ellers bra"

"Savner en prosess hvor aktuelle personer blir minnet om aktiviteter og hvor en krysser av underveis i prosessen"

I ANSORG vil en kunne kontrollere tilganger en ansatt har i ulike systemer. Det vil gjøre at avregistrering går raskere og det blir enklere å ha kontroll på at tidligere ansatte ikke sitter med tilganger de ikke skal ha.

EKSEMPEL PÅ HVORDAN ANSORG KAN FORENKLE EKSEMPEL PÅ HVORDAN ANSORG KAN FORENKLE

En ansatt skal slutte i et fellesråd. I ANSORG kan fellesrådet få en checkliste med påminnelser om hvor den ansatte må avregistreres. Det har gjort det enklere for fellesrådet å ha kontroll på at de ikke fortsetter å betale for tilganger som tidligere ansatte ikke skal ha. Det har også ført til at tidligere ansatte ikke får post de ikke skal ha på grunn av avregistrering har blitt glemt.

Hvis det er behov for tilganger etter avsluttet arbeidsforhold kan fellesrådet få påminnelse om avregistrering på valgt dato slik at det ikke blir glemt.

I fremtiden
ANSORG kan sende automatisk avregistrering til andre systemer når noen meldes ut.

LITE OVERSIKT PÅVIRKER ARBEIDSPROSESSER RUNDT RAPPORTERING.

Eksempler på utfordringer:

"Utfordrende at vi ikke er superbrukere i kommunens systemer, og er avhengig av andre for å få oversikt/tilgang"

"Har lite oversikt over hvor ansatte jobber i hvilken stilling og sokn, det gjør det vanskelig å organisere f.eks. bemanning ved sykdom"

"Det hadde vært fint om ANSORG kunne hjulpet med rapportering"

Når ansattopplysningene holdes oppdatert i ANSORG kan dette benyttes til rapportering og for å ha oversikt.

EKSEMPEL PÅ HVORDAN ANSORG KAN FORENKLE EKSEMPEL PÅ HVORDAN ANSORG KAN FORENKLE

Med ANSORG slipper fellesrådene å sende rapporter før kirkevalget da dette vil være tilgjengelig i ANSORG.

Hvis det for eksempel skal inviteres til storstab-tur vil ANSORG gi oversikt over hvem som jobber sammen - både de som er ansatt i fellesrådet og rettssubjektet. Fellesrådet kan enkelt invitere alle og unngår at noen blir glemt.

I fremtiden
På sikt kan ANSORG også kunne hjelpe med flere rapporter, for eksempel årlig rapportering til KA.

SAMARBEID MELLOM FELLESRÅDENE KAN FORENKLE KUNNSKAPSOVERFØRING.

Eksempler på utfordringer:

"Nyansatte har mer nytte av et felles register"

"Lavere kunnskapsnivå ute hos små fellesråd som ikke har nok ressurser til å drive god opplæring"

"Tidligere ansatt kan ha tilganger i 3-6 mnd. Etter endt arbeidsforhold for å hjelpe nyansatt"

Tilgjengelig kontaktinfo til andre ansatte kan gjøre kunnskapsdeling enklere, og vi kan enklere lære av hverandre.

EKSEMPEL PÅ HVORDAN ANSORG KAN FORENKLE EKSEMPEL PÅ HVORDAN ANSORG KAN FORENKLE

Lisa er diakon i et fellesråd. Hun har jevnlig kontakt med andre diakoner i prostiet. Hun setter pris på at ANSORG legger til rette for samhandling.

Lisa får også tilgang til varierte kurs gjennom læringsplattformen til Den norske kirke. Hun føler seg trygg på at hun kan tilegne seg ny kunnskap ved hjelp av kirkens løsninger.

Lisa får en følelse av at det gjennom delingskultur skapes trygghet og motivasjon for å komme med forslag og høste av andres erfaringer.

VI SER AT FLERE ER POSITIVE TIL FELLES LØNNSKJØRING I DEN NORSKE KIRKE.

NOEN SYNES AT NÆRHET MELLOM DE SOM DRIFTER SYSTEMENE ER VIKTIGERE ENN NÆRHET TIL KOMMUNEN. ANDRE ØNSKER FELLES LØNNSKJØRING, MEN VIL BEHOLDE REGNSKAP HOS KOMMUNEN.

Fremdriftsplan

Det å være en del av ansatt- og organisasjonsregisteret vil gi noen kortsiktige verdier. For kirken som helhet vil verdien av registeret øke etter hvert som løsningen videreutvikles. I første omgang er det nødvendig å samle informasjon om ansatte ett sted for å muliggjøre felles læringsplattform og gjennomføring av kirkevalget 2023. På lengre sikt er det blant annet ønskelig å bruke registeret for å redusere antall pålogginger i hverdagen for ansatte.