Ansatt- og organisasjonsregister

Kirken jobber aktivt for å gjøre hverdagen enklere for alle ansatte. Et felles register kan løse utfordringer og ivareta behovene til kirken lokalt.


  • Beskrivelse

    Hva er Ansatt- og organisasjonsregister (ANSORG)?

    ANSORG er en database med informasjon om kirkens ansatte, hvor de jobber og hvilke rolle de har. Du kan snart ta i bruk ANSORG.

    Hvorfor et felles register?

    I dag finnes det ikke et oppdatert register over alle ansatte som jobber i trossamfunnet Den norske kirke. Kirkerådet har fokus på å ivareta behovene til kirken lokalt. Ved å samle informasjon ett sted kan vi enklere lage gode digitale løsninger for alle ansatte.

    Registeret blir et viktig utgangspunkt for flere av kirkens felles løsninger som kan føre til en enklere arbeidshverdag.

    Videoen under beskriver overordnet verdiene av et felles ansatt- og organisasjonsregister.

     

     

  • Formål

    Formålet med behandlingen av personopplysninger 

    Formålet til ANSORG er å redusere manuelt arbeid, øke effektiviteten og gi økonomiske besparelser. Opplysningene i ANSORG kan derfor ikke brukes til andre formål enn disse:

    1 Enklere samhandling og informasjonsdeling med ansatte i andre enheter i kirken lokalt, regionalt og nasjonalt. Sammen utgjør vi et nasjonalt arbeidsfellesskap.

    2 Bidra til at ansatte og rådsmedlemmer får riktig tilgang til digitale verktøy, aller helst ved en pålogging.

    3 Bedre personvern og informasjonssikkerhet gjennom økt integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet av grunnleggende personopplysninger.

    4 Kirkens brukere får enklere tilgang til informasjon om kirkens ansatte, rådsmedlemmer og organiseringen i kirken.

    5  Bidra til effektiv og riktig gjennomføring av valg.

     

    Personopplysninger som vil benyttes

    Flere av opplysningene vil kun være tilgjengelig for den ansatte og dens leder.

    Opplysninger om deg

    Fornavn

    Mellomnavn

    Etternavn

    Visningsnavn

    Kjønn

    Adresse

    Fødselsnummer

    Telefonnummer

    E-postadresser

    Opplysninger om din stilling

    BrukerID
     
    Ansattnummer
     
    Arbeidsgiverorgan
     
    Arbeidssted
     
    Organisatorisk enhet
     
    Prest eller lek ansatt (dersom relevant)
     
    Stillingstittel
     
    Visningstittel
     
    Stillingskode
     
    Stillingsprosent
     
    Stillingstype
    Primært ansettelsesforhold
     
    Lengde på vikariat
     
    Permisjon/lengde på permisjon
     
    Status (aktiv/inaktiv)
     
    Nærmeste leder
     
    Bestiller av tilgang til IT-løsninger
     
    Ansettelsesdato
     
    Fratredelsesdato
     
    Dato for endring av ansettelsesforhold
     
    Andre roller
  • Muligheter

    Muligheter

    Gjennom dialog med flere ansatte i fellesrådslinjen har vi lært at...

    ... mange ser positivt på et felles ansatt og organisasjonsregister:

    “Jeg synes dette er viktig. Jeg engasjerer meg mye innen digitalisering"

    “Mange fordeler ved å gå på en felles løsning

    ... det også følger med en del usikkerhet:

    “Det verste som kan skje er at ANSORG blir enda et register å dobbeltføre i

    “Jeg er redd for å miste storvirksomhetsfordelen av å dele ting med kommunen og 1700 ansatte


    Selv om ikke alle fellesråd ser verdien av et felles ansatt- og organisasjonsregister finner vi ut gjennom videre dialog / intervju at ANSORG kan bidra til å løse mange av utfordringene som fellesrådsansatte setter ord på.

     

    OVER HALVPARTEN AV FELLESRÅDENE FRA INTERVJU SYNES DET ER MANGE FAGSYSTEM Å REGISTRERE I.

    Eksempler på utfordringer:

    "Det å få fagsystemene til å snakke bedre sammen ville gitt stor verdi"

    "Jeg kan sitte en halv dag for å gi tilganger til én ny person i fagsystemet"

    "Det hadde vært fint å minimere manuell registrering av nye prester i soknet (som allerede er en del av rettssubjektet)"


    Med ANSORG vil registrering av ansattinformasjon automatisk oppdateres i flere av de kirkelige systemene. Dette vil minimere arbeidet og nyansatte får raskere tilgang til nødvendige systemer.

    Et fellesråd skal registrere en ny ansatt. Fellesrådet legger til informasjon om den ansatte direkte i ANSORG. Er det en ny prest i fellesrådet vil informasjon om presten allerede ligge tilgjengelig i ANSORG og eventuell ny informasjon kan legges til. De kirkelige løsningene snakker sammen og informasjon som legges til vil oppdateres i flere av løsningene.

    I fremtiden
    I fremtiden vil det bli enda enklere å styre tilganger. Ved å legge til stillingskode på nyansatt får den nyansatte automatisk tilgang til de løsningene som er ment for stillingen.

    Ansatte i kirken bruker idag flere forskjellige e-post adresser for å logge på forskjellige løsninger. Selv om ANSORG ikke i selv løser problemet vil registeret bli en viktig brikke for å forenkle pålogging.

    FLERE KIRKEVERGER ER MISFORNØYD MED DELER AV DAGENS KIRKELIGE IT-LØSNINGER.

    Eksempler på utfordringer:

    "Får ofte mer for pengene hos kommunen"

    "Kommunen har løst oppgaver/utfordringer bedre enn Agrando"

    "Kirkepartner er dyrt og tunggrodd"

    "Misfornøyd med Kirkedata, vanskelig å bruke"

    "Hvem sitt behov er ANSORG, har Kirkerådet samme behov som fellesrådene?"

    IT-landskapet til kirken er svært fragmentert og har vært preget av lite samarbeid. Vi ser at dette har vært med på å skape utfordringer. Verdiene i digitaliseringsstrategien er derfor viktig for å etablere gode felles løsninger for kirken.

    Det samarbeides godt, men vi er ikke i mål med gode felles løsninger på alle områder der vi trenger dette. Gjennom standardiserte felles løsninger, god informasjonsflyt og automatisering kan både effektivitet, kost og kvalitet forbedres. ANSORG er nødvendig for å lykkes med felles løsninger.

    MANUELL AVREGISTRERING I HVERT SYSTEM GJØR DET LETT Å GLEMME.

    Eksempler på utfordringer:

    "Kan fort glemme det, spesielt nettbanken. Tidligere ansatte får da post hen ikke skal ha"

    "Fant en person som hadde sluttet i februar som fortsatt lå inne (2-3 mnd senere). Men ellers bra"

    "Savner en prosess hvor aktuelle personer blir minnet om aktiviteter og hvor en krysser av underveis i prosessen"

    I ANSORG vil en kunne kontrollere tilganger en ansatt har i ulike systemer. Det vil gjøre at avregistrering går raskere og det blir enklere å ha kontroll på at tidligere ansatte ikke sitter med tilganger de ikke skal ha.

    En ansatt skal slutte i et fellesråd. I ANSORG kan fellesrådet få en checkliste med påminnelser om hvor den ansatte må avregistreres. Det har gjort det enklere for fellesrådet å ha kontroll på at de ikke fortsetter å betale for tilganger som tidligere ansatte ikke skal ha. Det har også ført til at tidligere ansatte ikke får post de ikke skal ha på grunn av avregistrering har blitt glemt.

    Hvis det er behov for tilganger etter avsluttet arbeidsforhold kan fellesrådet få påminnelse om avregistrering på valgt dato slik at det ikke blir glemt.

    I fremtiden
    ANSORG kan sende automatisk avregistrering til andre systemer når noen meldes ut.

    LITE OVERSIKT PÅVIRKER ARBEIDSPROSESSER RUNDT RAPPORTERING.

    Eksempler på utfordringer:

    "Utfordrende at vi ikke er superbrukere i kommunens systemer, og er avhengig av andre for å få oversikt/tilgang"

    "Har lite oversikt over hvor ansatte jobber i hvilken stilling og sokn, det gjør det vanskelig å organisere f.eks. bemanning ved sykdom"


    "Det hadde vært fint om ANSORG kunne hjulpet med rapportering"

    Når ansattopplysningene holdes oppdatert i ANSORG kan dette benyttes til rapportering og for å ha oversikt.

    Med ANSORG slipper fellesrådene å sende rapporter før kirkevalget da dette vil være tilgjengelig i ANSORG.

    Hvis det for eksempel skal inviteres til storstab-tur vil ANSORG gi oversikt over hvem som jobber sammen - både de som er ansatt i fellesrådet og rettssubjektet. Fellesrådet kan enkelt invitere alle og unngår at noen blir glemt.

    I fremtiden
    På sikt kan ANSORG også kunne hjelpe med flere rapporter, for eksempel årlig rapportering til KA.

    SAMARBEID MELLOM FELLESRÅDENE KAN FORENKLE KUNNSKAPSOVERFØRING.

    Eksempler på utfordringer:

    "Nyansatte har mer nytte av et felles register"

    "Lavere kunnskapsnivå ute hos små fellesråd som ikke har nok ressurser til å drive god opplæring"

    "Tidligere ansatt kan ha tilganger i 3-6 mnd. Etter endt arbeidsforhold for å hjelpe nyansatt"

    Tilgjengelig kontaktinfo til andre ansatte kan gjøre kunnskapsdeling enklere, og vi kan enklere lære av hverandre.

    Lisa er diakon i et fellesråd. Hun har jevnlig kontakt med andre diakoner i prostiet. Hun setter pris på at ANSORG legger til rette for samhandling.

    Lisa får også tilgang til varierte kurs gjennom læringsplattformen til Den norske kirke. Hun føler seg trygg på at hun kan tilegne seg ny kunnskap ved hjelp av kirkens løsninger.

    Lisa får en følelse av at det gjennom delingskultur skapes trygghet og motivasjon for å komme med forslag og høste av andres erfaringer.

    VI SER AT FLERE ER POSITIVE TIL FELLES LØNNSKJØRING I DEN NORSKE KIRKE.

    NOEN SYNES AT NÆRHET MELLOM DE SOM DRIFTER SYSTEMENE ER VIKTIGERE ENN NÆRHET TIL KOMMUNEN. ANDRE ØNSKER FELLES LØNNSKJØRING, MEN VIL BEHOLDE REGNSKAP HOS KOMMUNEN.

  • Fremdriftsplan

    Fremdriftsplan

    Det å være en del av ANSORG vil gi noen kortsiktige verdier. Flere av de større målene vil nås etter hvert som ANSORG blir videreutviklet. I første omgang er det nødvendig å samle informasjon om ansatte ett sted for å muliggjøre felles læringsplattform og gjennomføring av kirkevalget 2023. På lengre sikt er det blant annet ønskelig å bruke ANSORG for å redusere antall pålogginger i hverdagen for ansatte.

    Per juni 2022 jobber ANSORG-teamet med implementering av en nylig innkjøpt programvare. Vi regner med å være ferdig med implementering i september 2022, og kunne rulle ut løsningen til flere fellesråd etter dette.

  • Hvordan bli med / Kontakt

    Hvordan bli med

    Når ANSORG er klar for utrulling vil kirkevergene få informasjon om dette. Flere fellesråd er pr juni 2022 i gang med testing som er nødvendig før løsningen rulles ut i større skala.

    For at fellesrådet skal kunne ta i bruk løsningen, må kirkevergen godkjenne dette ved å signere et dokument. Ta kontakt med produkteier for mer informasjon.

     

    Kontakt

    Produkteier
    Daniel Svensson, ds752@kirken.no

    Produkteier har daglig, operativt oppfølgingsansvar og skal følge opp og lede arbeidet med forvaltning, forbedring og utvikling. Produkteier har ansvar for kontinuerlige feilrettinger og forbedringer innenfor budsjettramme fastsatt av systemeier.

     

    Systemeier
    Magnus Hvalvik, mh322@kirken.no

    Systemeier har ansvar for at produktene oppfyller formålet og gir gevinst. Systemeier har det overordnede ansvaret for at produktene blir tatt i bruk og at opplæring blir gjennomført. Systemeier har en produkteier som sørger for daglig oppfølging. 

  • Spørsmål og svar

    Spørsmål og svar

    Hva skjer med samarbeid med kommunen?

    ANSORG gir mulighet til å styrke samarbeidet med andre i hele trossamfunnet og tar ikke bort muligheten for samarbeid med kommunen.

     

    Jeg er redd for at det blir dårlig support når vi ikke har fysisk nærhet slik vi får support hos kommunen

    ANSORG erstatter ikke kommunale systemer, men kan redusere overflødig registrering av ansattinformasjon. Vi vil sørge for god opplæring selv om det i de fleste tilfeller ikke vil gjennomføres opplæring med fysisk tilstedeværelse. Det settes fokus på gode brukermanualer, læringsvideoer og tilgjengelighet.

     

    Hvem er det som eier og har tilgang til ansattopplysningene i ANSORG?

    Det vil være den med personalansvar som eier og har tilgang til opplysningene. I de fleste tilfeller vil dette være kirkevergen. Noe av opplysningene vil være synlig for alle i registeret og noe vil kun være synlig for en selv og sin nærmeste leder.

     

    Hvordan holdes ansattinformasjon i ANSORG oppdatert?

    Det er fellesrådet som eier informasjonen om sine ansatte og er ansvarlig for å holde informasjonen oppdatert. Det vil gjøres i brukergrensesnittet. For noen få fellesråd vil det være aktuelt å integrere ANSORG med lønnssystemet slik at informasjonen automatisk blir oppdatert.

     

    Hvorfor bør ansattinformasjon holdes oppdatert i ANSORG?

    På ulike tidspunkt vil det være nødvendig å rapportere ansattinformasjon til ulike formål. Et eksempel er ved kirkevalget. Etter hvert vil ansattinformasjonen fungere som master for andre viktige system og rapporteringer. Det gjør det nødvendig å holde ansattinformasjonen oppdatert.

     

    Må man ha kirken.no e-post for å være med?

    Man må ikke ha kirken.no e-post fra før av for å bli med, men vil få utdelt en kirken.no e-post som skal brukes til pålogging. Du trenger ikke å ha Kirkepartner som leverandør for å få kirken.no e-post. Målet er en helhetlig påloggingspolitikk slik at du kun trenger ett brukernavn og passord for å logge på kirkens felles løsninger.

     

    Hva koster det å være med?

    Det koster ingenting for fellesrådet å være en del av ANSORG.

     

    Må vi bruke felles løsning for lønnskjøring for å være med i ANSORG?

    Nei, du trenger ikke å benytte felles løsning for lønnskjøring for å være en del av ANSORG, men det kan minimere dobbeltføring og gjøre prosessen enklere fordi det er enkelt å overføre informasjon fra vårt felles lønnssystem til ANSORG. En integrasjon med andre lønnssystemer kan være mulig, men det er ikke et krav med integrasjon.

     

    Hvem skal med i registeret? Hva med sesongarbeidere, vikarer, osv?

    I første omgang vil registeret være for ansatte og rådsmedlemmer. Etter hvert kan det være aktuelt å inn flere i registeret.

     

    Hvorfor er ikke lønnssystem/opplysninger en del av ANSORG-prosjektet?

    Lønnsopplysninger (samt sykefravær) er vurdert som sensitive opplysninger som ikke er nødvendige i et register over ansatte i Den norske kirke. For at registeret skal være i henhold til Personvernloven, tilsier prinsippet om dataminimering at det ikke skal samles inn mer informasjon enn det som er nødvendig for å dekke formålet. Formålet som er satt for ANSORG gjør at det ikke er behandlingsgrunnlag for å håndtere informasjon om lønn.

  • Relaterte ressurser