Slik behandler du et varsel

I Den norske kirke ønsker vi å ha et godt arbeidsmiljø, der det legges til rette for varsling. Vi oppfordrer til å varsle dersom en oppdager kritikkverdige forhold i virksomheten.

Varsling er å videreformidle opplysninger om kritikkverdige forhold til noen som kan sørge for at forholdene rettes opp. For de tilfeller at ytringen ikke regnes som et varsel i arbeidsmiljølovens forstand, regnes det som en klage som arbeidsgiver må vurdere på en hensiktsmessig og forsvarlig måte.

Varsling bidrar til kvalitetssikring av virksomheten og oppmerksomhet omkring verdier og etisk atferd som vi ønsker i Den norske kirke.

Det er fastsatt i arbeidsmiljøloven §2 A-6 at arbeidsgivere i virksomheter med fem eller flere ansatte, plikter å tilrettelegge for at varsel kan skje gjennom verneombud, tillitsvalgte eller andre i bedriften. Innleide arbeidstakere har rett til å varsle på lik linje med fast ansatte. Gjennom den digitale portalen MittVarsel.no er det lagt til rette for både personlig og anonym varsling.

Arbeidsgiver har ansvar for:

• Bekreft at varselet er mottatt innen 8 dager, og undersøke varselet "innen rimelig tid"
• Å følge opp alle varsler, også anonyme varsler
• Å sørge for at identiteten til den som varsler ikke røpes i større grad enn nødvendig
• Å sørge for at både den som varsler og den det varsles om, har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø
• Å sørge for at alle arbeidstakere til enhver tid har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø
• At den som varsler, ikke blir utsatt for gjengjeldelse eller annen form for straff eller sanksjoner
• Ivareta omvarsledes rett på kontradiksjon
• At det kritikkverdige forholdet opphører

Les mer om hvordan håndtere et varsel i fanene under.

Varslingsportalen MittVarsel.no er en digital kanal for varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Varslingsportalen tilbyr en sikker løsning for å motta et varsel og for å kommunisere med personer involvert i saken underveis i håndteringen. Informasjon knyttet til varselet og kommunikasjonen lagres i løsningen. På den måten slipper man å lagre sensitiv informasjon knyttet til et varsel lokal, og er dermed i tråd med personvernlovgivningen. Kun de som behandler saken og deres administrator vil ha tilgang til informasjonen.

I varslingsportalen vil man under de ulike fanene finne gode verktøy som er med på å sikre en forsvarlig prosess.

Henvendelse

Under denne fanen finner du selve varselet. Her har du også anledning til å kommunisere med varsler via chat-funksjonen. Det som lastes opp av vedlegg på denne siden vil være tilgjengelig for varsler, saksbehandler og administrator.

Administrator

Denne fanen er kun tilgjengelig for administrator av varslingsportalen. Her vil man kunne  tildele rollen «Ansvarlig saksbehandler». Her vil man også kunne avslutte saken etter ferdig saksbehandling, eller avvise saken dersom man umiddelbart ser at det ikke dreier seg om et kritikkverdig forhold. Skal saken behandles i en annen varslingsportal, kan man også her flytte saken.

Saksbehandling

Under denne fanen vil man finne nyttige verktøy for behandlingen av selve varselet. Man har mulighet til å invitere inn medsaksbehandlere, sette kategori, samt sende forespørsel til administrator om å avslutte saken.

Ved å klikke på boksen under saksdokumenter finner man gode maler og sjekklister for behandling av varselet. Eksempler er mal for intervju med både varsler og omvarslede, mal for referat og konklusjon. Gjennom varslingsportalen har man mulighet til å dele disse dokumentene med de involverte partene. Slik ungår man å dele sensitiv informasjon via usikre metoder.

Logg

Det oppfordres til å benytte seg av fanen «logg» for å dokumentere tidslinjen eller kontakt med involverte parter som oppstår utenfor varslingsportalen. Eksempelvis telefonsamtaler.

Kommunikasjon

Under fanen «kommunikasjon» har man anledning til å opprette dialog med parter som er relevante for sakens gang.

Register varselet – Dersom varselet mottas på annen måte enn gjennom MittVarsel.no oppfordres det til at man likevel registrere det i varslingsportalen. Om varselet mottas muntlig er det viktig å få dokumentert varselet skriftlig. De viktigste punktene å få med er:

• Navn og kontaktinformasjon til den som varsler, med mindre den som varsler ønsker å være anonym
• En beskrivelse av hva det kritikkverdige forholdet omhandler
• Når skjedde forholdet
• Hvem var involvert
• Andre som ev. kan bekrefte forholdet
• Hvor oppstod forholdet
• Dersom dette er mulig å oppdrive: dokumentasjon eller bevis

Bekreft - Når arbeidsgiver mottar et varsel, bør det gis en rask tilbakemelding om at det er mottatt, senest innen 8 dager. Det bør også gis informasjon om hva varsler kan forvente av videre saksgang. Varsler har i utgangspunktet ikke krav på slik informasjon, men uvissheten om varselet blir håndtert eller ikke kan oppleves som en tilleggsbelastning.

Gjennom hele prosessen – Ivareta alle involverte. Kartlegg og vurder risiko.

Varsler har i arbeidsmiljøloven et vern mot gjengjeldelse. Det er arbeidsgiver som er ansvarlig for å forhindre gjengjeldelse. Enhver negativ reaksjon fra arbeidsgiver mot en arbeidstaker som har varslet om kritikkverdige forhold skal i utgangspunktet regnes som gjengjeldelse. Dette dreier seg om både formelle reaksjoner og uformelle reaksjoner.

Både varsler og omvarslede har alltid rett til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dette er spesielt viktig under håndtering av et varsel.

Er det man har mottatt et varsel?

Man kan varsle om kritikkverdige forhold. Med kritikkverdige forhold menes:

• Brudd på lover og regler
• Brudd på virksomheten sine etiske retningslinjer
• Brudd på etiske normer med bred tilslutning i samfunnet

Konkrete eksempler på dette kan være:

• Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
• Miljøkriminalitet
• Myndighetsmisbruk
• Uforsvarlig arbeidsmiljø
• Fare for liv og helse
• Diskriminering eller trakassering
• Brudd på personvernopplysningssikkerhet

Hva regnes vanligvis ikke som varsling?

Gjelder forholdet en ytring eller klage om eget arbeidsforhold, regnes forholdet etter arbeidsmiljøloven som hovedregel ikke som et varsel, med mindre det ikke i tillegg er i strid med det som er listet opp ovenfor. Eksempler på hva som normalt ikke regnes som kritikkverdig er: misnøye med lønn, arbeidsmengde, fordeling av arbeidsoppgaver, personalkonflikter, faglig uenighet og personlige avtaleforhold, samt generell misnøye med arbeidsplassen.

For de tilfeller at ytringen ikke regnes som et varsel i arbeidsmiljølovens forstand, regnes det som en klage som arbeidsgiver må vurdere på hensiktsmessig og forsvarlig måte.

Hvem skal håndtere varselet?

Prinsippene om konfidensialitet og habilitet er viktige i denne sammenhengen. Avklar hvilket ledernivå som bør håndtere varselet. Vær bevisst på å kun involvere personer som skal ha en rolle i saksbehandlingen av varselet. Det skal ikke skal være forhold eller omstendigheter som kan svekke tilliten til de som undersøker og håndterer varselet. Det er et ønske om å forsøke å behandle varselet på lavest mulig nivå, men det oppfordres til å søke kompetanse ved behov.

Må det iverksettes umiddelbare tiltak?

Kan omvarslede fortsette med sine arbeidsoppgaver mens varslingssaken behandles? Hvor stor er gjentagelsesfaren? Er det fare for at varsler blir utsatt for gjengjeldelse?

Planlegg undesøkelsen

• Hva er målet med undersøkelsen?
• Formålet med undersøkelsen er å avklare om påstanden(e) fra varselet er riktig.
• Hvem skal involveres?
  Identiteten til den som varsler og opplysninger i saken skal ikke være kjent for flere enn strengt nødvendig. Vær varsom med hvem du involverer i saksbehandlingen. Omvarslede har rett til innsyn i personopplysningene sine og til å gi sin versjon av saken (kontradiksjon).
• Hvilke spørsmål skal stilles i samtalene med de aktuelle partene? Hva trenger man å avklare? Det kan være lurt å lage et samtaleskjema i forkant av samtalene. (Du vil finne ferdige maler i MittVarsel.no)
• Hvordan er tidsplanen? Hvem trenger du å snakke med?
• Gå gjennom aktuelle dokumenter i saken

Undersøkende samtaler

Det vil være lurt å ha så god oversikt som mulig over hva varsler mener er kritikkverdig før samtalen med omvarslede. Derfor bør man først ha samtale med varsler. Om det er andre enn varsler som er utsatt for det kritikkverdige forholdet bør også denne/disse snakkes med før samtalen med omvarslede. Dette for å sikre at omvarslede kan svare ut det varsler mener er kritikkverdig.

Samtale med varsler

Kontakt varsler og avtal tid og sted for samtalen. Finn et rolig, skjermet sted for samtalene hvor ingen kan overhøre eller forstyrre samtalen.

Send innkalling til samtalen. Innkallingen bør sendes skriftlig, men møtet kan avtales i forkant av utsending av innkalling slik at innkallingen ikke kommer som en overraskelse. Du finner mal for innkalling under fanen «saksbehandling». Innkallingen bør inneholde tid og sted for samtalen, overordnet informasjon om innholdet i varselet, møtedeltagere og roller, og informasjon om mulighet for å ha med seg en støtteperson i samtalen. Dette gir mulighet til å forberede seg.

Lag et samtaleskjema før gjennomføringen av samtalen. Det finnes tilgjengelige maler under fanen «saksbehandling».

Vær oppmerksom på at det å varsle kan oppleves sårbart. Informer varsler om vern mot gjengjeldelse. Vær åpen og lytt til det varsler har å si, og ta det varsleren forteller om på alvor. La varsler fortelle sin versjon før du stiller spørsmål. Still åpne spørsmål.

Trygg varsler på at varselet blir håndtert videre i henhold til rutiner. Varsler har ikke rett på informasjon om hvilke undersøkelser som blir gjort. Varsler blir informert om konklusjonen om hvorvidt dette er kritikkverdig eller ikke når den er klar. Informasjon om eventuelle tiltak har varsler ikke rett på. Gi gjerne et estimat for når konklusjonen kan være klar.

Skriv referat. Referatet bør bli gjennomlest av deltakerne i møtet. Dersom det er uenighet om innholdet, bør det gis en mulighet til å kommentere dette skriftlig. Det finnes maler for dette under fanen «saksbehandling». Herifra har man også anledning til å dele det aktuelle dokumentet, for å unngå å sende dokumentasjon i usikre kanaler.

Samtale med omvarslede

Kontakt omvarslede og avtal tid og sted for samtalen. Finn et rolig, skjermet sted for samtalene hvor ingen kan overhøre eller forstyrre samtalen.

Send innkalling til samtalen. Innkallingen bør sendes skriftlig, men samtalen kan avtales i forkant av utsending av innkalling slik at innkallingen ikke kommer som en overraskelse. Du finner mal for innkalling under fanen «saksbehandling». Innkallingen bør inneholde tid og sted for samtalen, overordnet informasjon om innholdet i varselet, møtedeltagere og roller, og informasjon om mulighet for å ha med seg en støtteperson i samtalen. Dette gir mulighet til å forberede seg.

Lag et samtaleskjema før gjennomføringen av samtalen. Mal finnes under fanen «Saksbehandling». Hensikten med samtalen er å la omvarslede komme med sin versjon av påstandene fra varselet (kontradiksjon). Konklusjonen skal gjøres etter at hele prosessen med å undersøke påstandene er avsluttet.

Innledning

Her går man gjennom bakgrunnen for møtet, formålet med møtet og hvordan møtet er tenkt lagt opp. Omvarslede har som hovedregel ikke rett til å få vite hvem som har varslet.

Hoveddel

Saksbehandler redegjør for innholdet i varselet og det man har fått vite om saken. Det er viktig å tydeliggjøre hva omvarslede er anklaget for å ha brutt. Deretter bør omvarslede få fortelle fritt om hva den mener har skjedd. Be gjerne omvarslede fortelle kronologisk og stegvis sin side av saken. Vær åpen og lyttende. Vent med å stille oppfølgingsspørsmål til omvarslede har fått snakket ferdig om sin side av saken. Still åpne spørsmål.

Avslutning

Gå gjennom videre saksgang og beregnet tidsramme for konklusjon.

Skriv referat

Referatet bør bli gjennomlest av deltakerne i møtet. Dersom det er uenighet om innholdet, bør det gis en mulighet til å kommentere dette skriftlig. Det finnes maler for dette under fanen «saksbehandling». Herifra har man også anledning til å dele det aktuelle dokumentet, for å unngå å sende dokumentasjon i usikre kanaler.

Arbeidsgiver tar en beslutning på bakgrunn av informasjon som er hentet inn under undersøkelsesprosessen. Dersom arbeidsgiver avdekker ett eller flere kritikkverdige forhold, er det normalt å iverksette tiltak mot den eller de som har forårsaket dette. Dersom undersøkelsene ikke finner forholdet kritikkverdig, bør arbeidsgiver begrunne hvorfor forholdet ikke følges opp videre.

Både varsler og omvarslede har rett på å bli informert om konklusjon. Dette bør gjøre skriftlig, og man finner maler for dette under fanen «saksbehandling». Herifra vil man ha anledning til dele det aktuelle dokumentet. Informasjon om eventuelle tiltak må vurderes opp mot omvarsledes rett på vern, behandling av personopplysninger og forsvarlig arbeidsmiljø. Eksempelvis skal man ikke informere om tiltak som er spesifikt rettet mot omvarslede og/eller er utleverende i form. Ved tiltak som er av strukturell karakter i virksomheten kan man opplyse om disse.

Det er viktig å sikre god avslutning og oppfølging i varslingssaker for å unngå at lignende hendelser oppstår igjen.

Følg opp konklusjonen. Er eventuelle reaksjoner og/eller tiltak iverksatt, og oppnår man ønsket effekt? Kan man sikre et fult forsvarlig arbeidsmiljø for både varsler og omvarslede?

Evaluer saksbehandlingen. Hva kan virksomheten lære av varslingssaken? Fungerer varslingsrutinen? Er det rom for forbedringer? Utvikling og forbedring skal alltid gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.

En varslingssak kan oppleves som krevende for arbeidsmiljøet. Vi kan ikke snakke om saken eller dens innhold, men man kan snakke om hva saken gjør med oss eller hvordan det påvirker samarbeidet vårt. Et tydelig fokus på arbeidsmiljø vil derfor være viktig for etterarbeidet.

Her finner du tilgjenglige ressurser eller kurs for å lære mer:

Kurs for deg som er administrator i MittVarsel.no

Kurs for deg som er saksbehandler i MittVarsel.no

Rutiner for varsling for rettssubjektet Den norske kirke

Kommende Webinarer:

I dette webinaret vil vi se nærmere på de ulike funksjonene tilgjengelig for administrator og saksbehandler i varslingsportalen. Du vil få muligheten til å teste løsningen ved å sende inn et varsel og deretter saksbehandle det, før du avslutter og lukker saken. Vi har en gjennomgang av hvordan portalen fungerer.

21.08.2024 kl14.00-15.00 Trykk her for påmelding