Sikringstiltak for kirkens felles Microsoft 365-område

Ikke gøy, men nødvendig

Mange har i dag tilgang til kirkens felles Microsoft 365-område fra kommunal eller privat pc med sin @kirken.no-ID eller som gjest. I dag fører dette til at kirken ikke har god nok kontroll på informasjonen som ligger bl.a. i kirkens Teams. Derfor er det nødvendig å innføre tiltak for å beskytte kirkens informasjon bedre. 

Målet med sikringstiltakene som innføres er å gi ansatte brukervennlige rammer å jobbe innenfor, og samtidig styrke informasjonssikkerheten. Dette forventes av kirken.

Kirkerådet har, med støtte fra Sikkerhetsutvalget, vedtatt følgende tiltak: 

• Jobber du fra pc uten Kirkens lokale skrivebord vil du kun ha tilgang til innhold på kirkens Microsoft 365-område i nettleser. Det betyr at du ikke kan bruke skrivebordsapplikasjoner som Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Teams, men må gå inn på nettsiden office.com.

• Har du Kirkepartner Skrivebord (plattformen med bruk av VMware) må du jobbe innenfor plattformen for å ha tilgang til skrivebordsapplikasjoner som Word, PowerPoint, Excel og Teams. 
• Nedlasting er tillatt for å muliggjøre utskrift, men logges for å ivareta sikkerheten. 

For ansatte som er vant til å laste ned filer og jobbe med dem i lokalt installerte programmer som Word, Excel og Teams, vil det være en overgang å bare kunne jobbe med disse i nettleser. Programmene har noen færre funksjoner i nettleser enn i den lokalt installerte skrivebordsversjonen, men de er i stadig utvikling. De fleste vil merke liten forskjell.  

Kirkens sikkerhet er vårt felles ansvar

Bruk av skygge-IT, altså privat e-post, Dropbox og lignende i stedet for arbeidsgivers løsninger, gjør kirken sårbar for angrep. Vi har et felles ansvar for å unngå dette, og for å arbeide innenfor rammene av disse nye sikringstiltakene.  

— Vi ønsker å ivareta vårt gode omdømme ved å sikre opplysningene til våre medlemmer, slik de forventer av oss som et ansvarlig trossamfunn, sier informasjonssikkerhetsansvarlig Elsa Aaquist Storeng. 

Er du leder og skal informere dine medarbeidere?

Denne presentasjonen kan du bruke for å forklare sikringstiltakene: Nye sikringstiltak rundt kirkens felles Microsoft 365-område (Ressursbank).pptx

Eksempler på brukeropplevelser med med sikringstiltaket MCAS* aktivert

*MCAS står for Microsoft Cloud App Security, og utgjør en viktig del av sikringstiltaket som nå innføres.

Pålogging til Word, PowerPoint m.m

• Hvis du forsøker å åpne lokalt installerte programmer som Word, Excel eller Teams på pc-en din, vil du få beskjed om å logge deg på.
• Når du forsøker å logge deg på med din @kirken.no-bruker, vil du få beskjed om at du ikke har tilgang.
• Du vil dermed måtte bruke nettsiden office.com (eller logge deg inn i VMware) for å jobbe med innhold i kirkens Microsoft 365-område.

Bildet nedenfor viser et eksempel på en feilmelding du kan få: 

En litt annerledes nettleser: 

Med MCAS aktivert vil påloggingen i nettleser ta noe mer tid enn tidligere, og du vil også kunne se «MCAS» i nettleseradressen på alle sider, slik bildet nedenfor illustrerer: 

Intranett

Kirkens felles intranett er en del av kirkens Microsoft 365-område. Brukere vil fortsatt ha tilgang til filer i kirkens felles intranett via nettleser, men dersom de jobber fra en pc uten Kirkens lokale skrivebord vil må de jobbe med filene i nettleser. De kan ikke jobbe med filene i lokalt installerte programmer som Word og Excel. Nedlasting logges for å ivareta sikkerheten, men det vil være mulig for brukere å laste ned filer for å ta utskrift. 

Er du innholdsprodusent på Intranett? 

Da er det viktig at du tenker over dette: Brukere som jobber på pc-er uten Kirkens lokale skrivebord vil ikke kunne jobbe med filene i sine lokalt installerte programmer, som Word og Excel. 

Kirkens lokale skrivebord er den tryggeste og enkleste inngangen

Med Kirkens lokale skrivebord kan du jobbe direkte på din lokale maskin, og få tilgang til de ulike verktøyene og programmene med bare én pålogging. Det gjør at du enklere får tilgang til sider og løsninger som er felles for hele kirken, inkludert kirkens felles Microsoft 365-område. Programmene i Microsoft 365, slik som Word, Excel, Teams, Outlook og PowerPoint, er også en del av Kirkens lokale skrivebord, og du kan jobbe med disse lokalt installert direkte på din pc. Når du får programmene i MS 365 levert som en del av kirkens fellesløsning Kirkens lokale skrivebord, gjør det at samarbeidet med andre i kirken blir både enklere og tryggere.

Med Kirkens lokale skrivebord blir både pc-en du bruker, og innholdet du jobber med, kryptert. Det hindrer uvedkommende i å få tilgang til ditt og kirkens innhold. Blir pc-en din stjålet, kan innholdet «fjernslettes» av Kirkepartner. 

Kirkens lokale skrivebord leveres av Kirkepartner, som er kirkens internleverandør og bistår Kirkerådet som systemeier med drift, support og utrulling av løsningen. Ta kontakt på post@kirkepartner.no for å bestille Kirkens lokale skrivebord. Da får du mer informasjon om produktet og hjelp til å kartlegge hvilke behov ditt fellesråd har.