Rettelse: Tilgang til delte dokumenter fungerer som før
I juni informerte vi om en endring fra Microsoft knyttet til hvordan eksterne brukere får tilgang til delte filer i SharePoint og OneDrive. Endringen gjelder kun organisasjoner som har aktivert en bestemt teknisk funksjon – og det gjelder ikke oss. Vi forstår at dette kan skape forvirring, og vi beklager det.
Fordelen er at deling med eksterne brukere fortsetter å fungere som før hos oss, med bruk av kode på e-post. For mer langvarig samarbeid anbefales det å invitere eksterne som gjester i et Teams-rom.
For å beholde kirkens filer og data trygge, bør ikke dokumenter deles utenfor kirkens Microsoft 365-plattform gjennom løsninger som Dropbox eller Google Docs.
Det betyr at ansatte, frivillige, rådsmedlemmer og andre samarbeidspartnere må få tilgang til kirkens Microsoft 365-plattform for å samarbeide om og dele informasjon. Det gjøres gjennom å invitere alle som ikke er på Kirkens lokale skrivebord inn som gjester i et Teams-rom, eller ved å dele dokumenter med dem gjennom delingsfunksjonen til Microsoft.
Hva er forskjellen på KirkeID og gjestekonto?
For ansatte som er på Kirkens lokale skrivebord, er pålogging enkelt: Du kan logge på kirkens digitale fellesløsninger (f.eks. kirkens Teams) med din KirkeID.
Ansatte uten KLS, rådsmedlemmer og andre som trenger tilgang til kirkens fellesløsninger og skal samarbeide på kirkens Microsoft 365-område vil med dette måtte benytte to Microsoft-kontoer:
- KirkeID (ab123@kirken.no) er en Microsoft-konto som benyttes til å logge på flere av kirkens digitale fellesløsninger som for eksempel Kirkens intranett, Læringsplattformen og Ordna eiendom. Ansatte uten KLS, rådsmedlemmer og frivillige som trenger tilgang til Kirkens fellesløsninger får tildelt en KirkeID.
- En gjestekonto opprettes av automatisk av Microsoft når du blir invitert til å delta i et Teamsrom, eller skal ha tilgang til et dokument. Gjestekonto settes opp med din vanlige jobb-epost (for eksempel kommune-epost).
Gjestekonto opprettes for alle som skal samarbeide med noen på kirkens Microsoft 365-plattform.
Ved bruk av både KirkeID og gjestekonto er det krav om to-faktorpålogging med appen Microsoft Authenticator.
Flere ressurser
Mange trenger hjelp til pålogging. Kirkepartner Servicedesk er tilgjengelig for supporthenvendelser. Del gjerne veiledningen under med de du skal samarbeide med.
- Veiledninger for samarbeid: Samarbeid med gjester på Kirkens lokale skrivebord - Ressursbanken, Den norske kirke
