Strengere krav for tilgang til delte dokumenter

For å beholde kirkens filer og data trygge, bør ikke dokumenter deles utenfor kirkens Microsoft 365-plattform gjennom løsninger som Dropbox eller Google Docs.

Det betyr at ansatte, frivillige, rådsmedlemmer og andre samarbeidspartnere må få tilgang til kirkens Microsoft 365-plattform for å samarbeide om og dele informasjon. Det gjøres gjennom å invitere alle som ikke er på Kirkens lokale skrivebord inn som gjester i et Teams-rom, eller ved å dele dokumenter med dem gjennom delingsfunksjonen til Microsoft. 

Dokumenter må deles på nytt

Frem til 1. juli har alle som ikke er på Kirkens lokale skrivebord (KLS) kunnet åpne delte dokumenter gjennom å oppgi en kode de har fått tilsendt på e-post. Dette har vært en enkel måte å dele enkeltdokumenter på. Fra 1. juli kommer det krav om to-faktorpålogging med Microsoft Authenticator og automatisk opprettelse av gjestekonto for å åpne dokumenter.  

Har du delt dokumenter før 1. juli gjennom kode på e-post, må du dele dokumentet på nytt etter 1. juli. De gamle lenkene som kun krevde kode på e-post vil slutte å fungere.  

Hvorfor skjer dette? 

Microsoft innfører økt sikkerhet som får konsekvenser for hvordan vi deler filer. Dette gir bedre beskyttelse, men krever litt mer av både deg og mottakeren. Endringen innføres av Microsoft på kort varsel, og er ikke mulig å velge bort for Den norske kirke. 

Hva er forskjellen på KirkeID og gjestekonto?  

For ansatte som er på Kirkens lokale skrivebord, er pålogging enkelt: Du kan logge på både kirkens digitale fellesløsninger og kirkens Teams med din KirkeID. 

Ansatte uten KLS, rådsmedlemmer og andre som trenger tilgang til kirkens fellesløsninger og skal samarbeide på kirkens Microsoft 365-område vil med dette måtte benytte to Microsoft-kontoer: 

• KirkeID (ab123@kirken.no) er en Microsoft-konto som benyttes til å logge på flere av kirkens digitale fellesløsninger som for eksempel Kirkens intranett, Læringsplattformen og Ordna eiendom. Ansatte uten KLS, rådsmedlemmer og frivillige som trenger tilgang til Kirkens fellesløsninger får tildelt en KirkeID.  
• En gjestekonto opprettes av automatisk av Microsoft når du blir invitert til å delta i et Teamsrom, eller skal ha tilgang til et dokument. Gjestekonto settes opp med din vanlige jobb-epost (for eksempel kommune-epost).  

Gjestekonto opprettes for alle som skal samarbeide med noen på kirkens Microsoft 365-plattform. 

Ved bruk av både KirkeID og gjestekonto er det krav om to-faktorpålogging med appen Microsoft Authenticator.  

Flere ressurser 

Mange trenger hjelp til pålogging. Kirkepartner Servicedesk er tilgjengelig for supporthenvendelser. Del gjerne veiledningen under med de du skal samarbeide med.  

• Veiledninger for samarbeid: Samarbeid med gjester på Kirkens lokale skrivebord - Ressursbanken, Den norske kirke 
• Informasjon fra Kirkepartner: Delte filer med eksterne slutter å virke fra 1. juli 2025 - Kirkepartner