Personvern

Du som er ansatt eller frivillig i Den norske kirke kan ta kurs om hvordan kirkens personopplysninger skal behandles. Sju kursdeler er tilgjengelige. Hver kursdel tar ti minutter og de kan tas hver for seg.

Innhold i kursdelene

Den første kursdelen er en samtale mellom Christian Volden, tidligere ansatt i Kirkerådets digi-seksjon og personvernombudet i Den norske kirke, Nils G. Indahl. Deretter kan du teste dine kunnskaper. 

I kursdel 2 til 7 møter du figurene soknepresten Asbjørn, prestevikaren Sigrid, kirketjeneren Kim og menighetssekretæren Grete. Disse fire tegneseriefigurene går igjen i filmene. Vi møter dem i forskjellige situasjoner hvor de skal behandle personopplysninger i arbeidet, møter utfordringer i medlemsregisteret eller skal melde avvik.

– Situasjonen i filmene bygger på spørsmål som personvernombudet får fra ansatte hele tiden. Etter en kort animasjonsfilm, kontrollerer kursdeltakeren sin kunnskap ved å svare på noen spørsmål. Deltakeren får fasit direkte, sier Indahl.

Når du har fullført kursdelen - det vil si spilt videoene helt til sin ende og tatt alle testene - blir neste kursdel synlig.

Ta kursene her

Ansatte i Kirkeråd og bispedømme

Er du ansatt i Kirkerådet eller i bispedømmene kan du ta kurset ved å logge deg på læringsplattformen på nettstedet https://kurs.kirken.no.

Ansatte i fellesråd og menighet

Er du ansatt i fellesråd eller menighet, får du tilgang ved å trykke på hver av de sju lenkene og registrerer deg med navn og e-post. Har du en e-postadresse som slutter på @kirken.no/@kyrkja.no, bruker du denne e-postadressen.

• Personvern del 1: Personopplysninger og formålsbegrensning  
• Personvern del 2: Personopplysninger i arbeidet 
• Personvern del 3: Personopplysninger i medlemsregisteret 
• Personvern del 4: Avvikshåndtering 
• Personvern del 5: Rettighetshåndtering 
• Personvern del 6: Bruk av mobile enheter 
• Personvern del 7: Databehandleravtale

Her er svar på en del personvernproblemstillinger

Kan menighetsblad legges i alle postkasser?

En del har merket postkassen med «nei takk til uadressert reklame». Forbrukertilsynet (tidligere Forbrukerombudet) har lagt til grunn at menighetsblad er å regne som informasjon som ikke rammes av noe forbud mot reklame. Som utgangspunkt må derfor menighetsbladet kunne distribueres til alle postkasser selv om det ikke adresseres til enkeltpersoner.

Kan jeg sende invitasjon til Tårnagent uten konvolutt? Kan det stå Den norske kirke på konvolutten?

Ja, slike invitasjoner sendes til mange og det er en vanlig del av trosopplæringstilbudet. En postsending fra kirken er ikke i seg selv av en slik karakter at den bør sendes i lukket og eventuelt nøytral konvolutt.

Vi pleier å sende postkort til både medlemmer og tilhørende når vi inviterer til forskjellige trosopplæringstiltak, er det problematisk når det er opplyst om dette på kortet?

Opplysninger utenpå et postkort må selvsagt ikke røpe personlige forhold, og forutsetningen må være at den aktuelle opplysningen ikke har en slik karakter. En generell opplysning i postkortet om at det sendes til medlemmer og tilhørige i Den norske kirke vil av de fleste antagelig ikke oppfattes som særlig sensitivt eller personlig. Under denne forutsetningen er det da ikke et problem å sende postkort med slikt innhold.

Er det fortsatt mulig å lage liste med e-postadresse og telefonnummer til foreldre som har døpt barnet sitt, slik at vi kan sende ut informasjon om trosopplæringstiltak til barnet?

Vi kan i mange tilfeller benytte behandlingsgrunnlaget "berettiget interesse" når vi ønsker å bruke telefonnumre og e-post (vanlige brev finner sitt behandlingsgrunnlag i forskriften om medlemsregisteret). I tillegg må man ta hensyn til sikker oppbevaring og dataminimering. Telefonnumre og e-post kan ikke lagres i medlemsregisteret. Det er da hensiktsmessig å benytte et fagsystem (Kardinal eller Labora/Medarbeideren) til lagring over litt lengre tid. Må man lage lister i word/excel skal man være svært forsiktig med oppbevaring og spredning. Har man telefonnumre/e-post lagret i et fagsystem, bør man slette nedlastede filer med en gang man er ferdig med formålet (en utsending eller lignende).

I vår menighet er det slik at foreldre som døper barna sine, oppgir e-postadresse til kirkekontoret, og dette blir lagret i Kardinal. Kan jeg sende nyhetsbrev til foreldrene, selv om vi ikke har spurt om lov til dette? Vi opplyser selvfølgelig om hvordan de kan melde seg av nyhetsbrevet.

Det er lov å sende nyhetsbrev til de som har døpt barna sine. Etter GDPR-reglene (personvernforordningen) må bruk av for eksempel en e-postadresse ha et såkalt «behandlingsgrunnlag». Her er det flere alternativer hvor blant annet «samtykke» kan være et av behandlingsgrunnlagene. Bruk av e-post til oppfølging av medlemmer er nokså kurant og vil kunne komme inn under alternativet «berettiget interesse», slik det er vurdert i Kirkerådets rundskriv nr. 1 - 2018 (lenke under). Dette skulle tilsi at praksisen kan fortsette som før dersom de praktiske og datatekniske løsningene legger til rette for det.

Hvordan kan jeg bruke bilder fra Lys våken på våre internettsider, eller i Facebook-gruppa til menigheten?

Dersom det skal tas bilder i regi av et trosopplæringstiltak eller lignende arrangementer, må det på forhånd være innhentet samtykke fra de foresatte. Det må også avklares gjennom samtykket hvordan bildene kan brukes. Bildene kan bare publiseres så langt det er i tråd med samtykket enten det gjelder internt på lukket Facebook-gruppe eller på åpne internettsider. Det kan være hensiktsmessig å lage et skjema for samtykke som er tilpasset det aktuelle behovet.

Kan jeg spørre foreldre på babysang om deres epostadresse og sende invitasjoner til familiegudstjenester i noen år fremover?

Ja, men e-postadresse er en personopplysning når den kan knyttes til en enkeltperson, og den må derfor behandles deretter. Personopplysningsloven krever at lagring og bruk av denne typen opplysninger har et behandlingsgrunnlag etter loven. I dette tilfellet kreves samtykke fra den som da blir registrert. Godt personopplysningsvern handler om å skape tillit til måten personopplysninger blir behandlet på, og ved innhenting av e-postadressene må det da opplyses om at de også vil bli brukt til å sende invitasjoner til familiegudstjenester.

Kan konfirmanter intervjues og avbildes og brukes i markedsføring av konfirmasjon ett eller flere år etter intervjuet ble gjort?

Hovedregelen er at mindreårige som har fylt 15 år selv kan samtykke til innhenting og bruk av egne personopplysninger. Eksponering som ledd i markedsføring av konfirmasjon har nær tilknytning til den enkeltes tro og livssyn, og dette regnes som sensitive personopplysninger. Datatilsynet og Forbrukerombudet forutsetter at det i slike tilfeller innhentes samtykke fra foreldrene frem til fylte 18 år. Et gitt samtykke vil kunne trekkes tilbake både av den mindreårige og av foresatte.

Kan 50-årskonfirmanter trykkes med navn og bilde i menighetsblad?

Gjengivelse av fotografi som avbilder en person krever som hovedregel samtykke fra den avbildede. Når publiseringen har tilknytning til en aktuell hendelse, er det ikke nødvendig å innhente samtykke når hendelsen også har allmenn interesse. Det er ikke gitt noen definisjon på hva som skal til for at saken har allmenn interesse. Generelt sett må publisering av bilder baseres på samtykke fra den som er avbildet, og det gjelder også for gruppebilder.

Kan menighetsblad med navn og bilde på konfirmanter ligge som pdf på nett - og i så fall hvor lenge, når tillatelse ikke er innhentet?

Portrettbilde med navn og bilde på konfirmanter forutsetter samtykke fra alle på bildet før publiseringen. For konfirmanter under 15 år må også foresattes samtykke innhentes.  Når bildet er publisert er det i utgangspunktet ikke noen tidsbegrensning mht hvor lenge det kan ligge på Internett. Retten til «å bli glemt» etter en tid, vil blant annet kunne innebære at søkemotorselskapet kan få et ansvar for å avindeksere navnet til enkeltpersoner som krever det.

Er det ok å publisere navn på døpte, konfirmerte og de nygifte i menighetsblad på papir? På hjemmesiden til menigheten?

Opplysninger om at en person planlegger å delta i en kirkelig handling, som for eksempel innskriving til konfirmasjon, er taushetsbelagt etter forvaltningsloven jf. kirkeordningen § 42 og personopplysningsloven. For gjennomførte kirkelige handlinger i en offentlig gudstjeneste hvor handlingen dermed er offentlig kjent gjelder dette ikke. Det må likevel være anledning til å reservere seg mot at navnet på vedkommende publiseres. I forbindelse med rutiner for innhenting av samtykke må det også innarbeides en praksis med tydelig angivelse av hvor publiseringen skal skje.

Lister over konfirmerte sendes ofte til lokalavisene – må man innhente tillatelse fra konfirmant/forelder for dette?

Offentlighetsloven jf. kirkeordningen § 42 innebærer at lokalavisene kan be om innsyn i for eksempel liste over konfirmanter. Før konfirmasjonen er slike lister taushetsbelagt informasjon med mindre det foreligger samtykke fra den enkelte til offentliggjøring. Dersom lokalavisen får tilgang til konfirmantlisten, må den forholde seg til personopplysningsloven på samme måte som ved publisering i menighetsbladet. Det kan være en fordel dersom det er vanlig å sende konfirmantlisten til lokalavisen at dette innarbeides i samtykkeskjemaet som brukes overfor konfirmantene.

Kan jeg sende invitasjon i posten til tiltak direkte til barn, eller må det adresseres til foreldrene? Har det noe å si om barnet er døpt eller om det bare er tilhørig?

Forskriften om Den norske kirkes medlemsregister slår fast at opplysningene i registeret kan brukes til nærmere bestemte tiltak i menigheten, slik som for eksempel tilbud om kirkelig opplæring. Hvorvidt invitasjonen bør adresseres til foresatte eller direkte til barnet, vil kunne være forskjellig avhengig av hvor gammelt barnet er. Invitasjon til å motta fireårsbok bør adresseres til foresatte, og en bør særlig være oppmerksom på dette når man ønsker å invitere barn som ikke er døpt. Ordningen med at barn var registrert som tilhørige i medlemsregisteret opphørte 1.januar 2021.

Opp til hvilken alder bør jeg sende trosopplærings-invitasjoner til foreldre/foresatte? Bør jeg sende til foresatte/foreldre når det er tilhørige som blir invitert, uansett alder? Eller frem til religiøs myndighetsalder?

Spørsmål om å få delta i trosopplæringstiltak hører under foreldreansvaret å avgjøre. Etter alder og utvikling får barnet økt medbestemmelse og selvbestemmelsesrett, og har rett til medvirke i forhold som gjelder egen utøvelse av tro og livvsyn. For 14-årige konfirmanter bør det derfor være uproblematisk å adressere invitasjon direkte til dem, i alle fall de er medlemmer. Hvor grensen ellers bør gå, er det ikke gitt nærmere retningslinjer om. Ved inn- og utmelding setter trossamfunnsloven 15-årsgrense for når et barn kan samtykke alene. Det kan kanskje være en rettesnor for når man bør sende invitasjoner til foreldre/foresatte eller direkte til barnet.

Kan jeg be om og lagre mobilnummer til foreldre og barn og sende informasjon om hva som skjer i menigheten?

Lagring av mobilnummer innebærer behandling av personopplysninger. Dette innebærer at mobilnumre som samles inn bare skal lagres og brukes for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål. Dersom man vil bruke mobilnummeret til nye formål må man hente inn samtykke før denne bruken.

Hva med gamle bilder som er tatt og brukt før de nye reglene kom i 2018 – må disse slettes?

Bilder regnes også som personopplysninger, og behandling av personopplysninger (også lagring) må ha et rettslig grunnlag. Prinsippet om lagringsbegrensning tilsier at gamle bilder ikke lagres i lenger tid enn det formålet tilsier. Dersom bildene inngår i arkivet, vil dette fortsatt være et berettiget formål. Dette innebærer at de gamle bildene ikke nødvendigvis må slettes nå, men det bør være gode rutiner for hva som lagres, hvor de lagres og hvorfor de lagres.

Kan man ta bilde av menigheten i en gudstjeneste og dele på sosiale medier?

Situasjonsbilder kan i utgangspunktet deles på sosiale medier uten samtykke fra de avbildede så lenge bildene er harmløse og ikke på noen måte er krenkende for de som er avbildet. En gudstjeneste kan oppleves som en spesiell anledning for de involverte, og dette er det viktig å ta hensyn til. En god hovedregel er at bilder ikke deles uten samtykke.

Hva med for eksempel utdeling av fireårsbok – kan jeg ta bilde av fireåringene og publisere i menighetsblad og nett?

Det må i disse tilfellene innhentes samtykke fra de foresatte før bildene tas. Det er også viktig å ta barna på alvor og spørre dem om det er greit å ta bilder. På Datatilsynets nettsider finnes veiledning for hvordan samtykkeerklæring kan utformes.

Når du skal ta eller bruke bilder i kirkelig sammenheng er det viktig å tenke på både personvern (når du skal bruke bilder av personer) og opphavsrett (når du bruker bilder du ikke har tatt selv).

Trykk her for å finne ressurser knyttet til bilder og personvern her.

I ressursen finner du:

• bilder til fri bruk
• mer om bilder og bruksrett
• om bilder av barn
• om sletting av bilder som allerede er på nett
• samtykkeskjema og rutiner for lagring av disse
• mer om opphavsrett
• ofte stilte spørsmål om bildebruk og opphavsrett i Den norske kirke