Slik jobber vi med arkiv i Den norske kirke

Arkivene i Den norske kirke er viktige kilder for å kunne se oss tilbake, og Den norske kirkes strategi 2022-2029 fremhever kirken som «kulturarena og forvalter av kulturarv for alle generasjoner».

Arkivet kan enkelt beskrives som Den norske kirkes hukommelse.

Kirken er en viktig kultur- og historiebærer med stor allmenn interesse både blant medlemmer, ikke-medlemmer, media, forskere, etc. Hva Den norske kirke står for, jobber med og utvikler seg mot skal bevares for ettertiden; strategiene, organiseringen, nye liturgier, personalpolitikken, ny salmebok, tiltak i kirkebyggene, vedtakene, økonomien, kirkelige handlinger og mange andre områder som betegner og beskriver oss som kirke.

På denne siden finner du informasjon om generell arkivdanning, hvem i Den norske kirke som har et eget arkivansvar og hvilke styringsdokumenter som gjelder for arkiv. Hva skal vi egentlig ta vare på og når og hvor skal vi til slutt levere det?

En "arkivskaper" er en enhet som eier og har ansvar for et arkiv. I Den norske kirke har vi mange ulike arkivskapere med ansvar for eget arkiv:

• kirkelig fellesråd
• menighetsråd
• sokneprest
• prost
• Kirkerådet og bispedømmerådene (rettssubjektet Den norske kirke)

Hva betyr dette?
Jo - hvert kirkelige fellesråd, hvert menighetsråd, hver sokneprest og hver prost har sitt eget arkiv. Disse arkivene skal holdes adskilt, de skal ikke blandes sammen; i et arkivskap skal hvert arkiv ha sin egen skuff og i en elektronisk arkivbase, skal hvert arkiv ha sin egen arkivdel.

Kirkevergen har ansvaret for fellesrådets arkiv, men skal også legge til rette slik at menighetsrådene, sokneprestene og prosten kan ivareta sitt arkiv. For arkiv på papir skal man sørge for tilgang til et låsbart vann- og brannsikkert arkivskap, arkivmapper, arkivbokser etc. I et elektronisk arkiv, skal man sørge for bestilling av brukere og riktige tilganger i arkivsystemet og opplæring i dette.

Noen kirkelige fellesråd er av an slik størrelse at de har ressurser på kirkekontoret som kan ivareta arkivoppgavene for menighetsråd og sokneprester, og prostene har en prostesaksbehandler de kan delegere til. Mer utfordrende er det for små fellesråd med få ressurser, eller menighetsråd som består av folkevalgte. Uansett organisering av arkivarbeidet, er det arkivskaper selv som sitter med det overordnede ansvaret for at arkivet er i orden.

Det skal utarbeides en egen plan for hvert arkiv; en arkivplan. I tillegg bruker man en arkivnøkkel som klassifiserer arkivet, og en bevarings- og kassasjonsplan som bestemmer hva som skal arkiveres, og om det vi arkiverer skal bevares for ettertiden eller om det kan kastes. Hvam som hslet kan også be om innsyn i arkivet.

Les mer om dette under Arkivplan, Arkivnøkkel, Bevaring og kassasjon og Innsyn.

Arkivplan er et dokument som beskriver arkivet:

• hvilket arkiv er dette?
• hvem eier/har asvar for dette arkivet?
  • fellesrådet?
  • menighetsrådet?
  • soknepresten?
  • prosten?
• hvor finner vi dette arkivet?
  • på kirkekontoret?
  • elektronisk i Labora?
  • elektronisk i Dnk360?
  • i kjelleren i prestegården?
• hva slags materiale består arkivet av?
  • møtebøker?
  • kart og tegninger?
  • brev og eposter?
• hvilken periode er dette arkivet?
• er dette arkivet fortsatt i bruk?
• etc.

Arkivplanen kan være veldig kort eller den kan være lang og omfattende - det kommer helt an på hvor mye arbeid man legger i den. Arkivplanens viktigste funksjon er å fortelle om arkivet slik at ny kirkeverge, nytt menighetsråd, ny sokneprest eller ny prost vet hvor arkivet er og hva det inneholder.

Her er en enkel mal for arkivplan og et eksempel på en arkivplan som er ferdig utfylt for en sokneprest:

Mal for arkivplan
Eksempel på arkivplan - sokneprest

En arkivnøkkel er et sett med tallkoder som klassifiserer sakene vi har i arkivet. En slik tallkode blir også kalt "arkivkode" eller "klasse". I et papirarkiv bruker vi arkivnøkkelen som et slags kart – saker innefor samme kategori plasseres samlet, slik at vi finner alle saker innenfor en klassifisering på samme sted. Hver enkelt tallkode er laget for å klassifisere de oppgavene og funksjonene de kirkelige enhetene har ansvar for og utfører.

I et elektronisk arkiv i Dnk360, har vi eget felt for arkivkode, og dette feltet kan brukes til å søke frem saker innenfor et kategori eller en spesifikk klassering.

Fordi vi i Den norske kirke har noen arkiver på papir og andre elektronisk, har vi en arkivnøkkel for hver – en arkivnøkkel for papirarkiver og en arkivnøkkel for elektroniske arkiver. På denne siden fokuserer vi på arkivnøkkelen for elektronisk arkiv.

Arkivnøkkelen for elektronisk arkiv er inndelt i 8 hovedkategorier:

0 - Organisering og administrasjon

1 - Økonomi
2 – Stillinger og personell
3 – Gudstjeneste og kirkelige handlinger
4 - Kirkelig organisasjon
5 – Undervisning og opplæring
6 – Diakoni, samfunn og kultur
7 – Forvaltning av bygg og eiendom
8 - Gravferdsvirksomhet

De 3-sifrede kodene under hver av disse hovedkategoriene er mer spisset og konkrete. Her er noen eksempler:

Hvis du skal arbeide med andakter hos et sykehjem; da hører saken til i kategori 3.
I denne kategorien finner du bla. klasse 360 - Forvaltning av Ord og sakrament – overordnet.
Denne klassen har en hjelpetekst som sier at den gjelder «Soknebud, Andakter, Institusjonsbesøk».

Skal du søke biskopen eller Riksantikvaren om godkjenning av et tiltak i en kirke? Da hører saken til i kategori 7.
I denne klassen finner du klasse 710 - Forvaltning av kirker og andre bygninger til kirkelig bruk - overordnet.
Denne klassen har en hjelpetekst som sier at den gjelder «Kirker. Kapell. Menighetshus. Bedehus. Reguleringsplaner. Vedlikeholdsplaner. Tegninger. Byggesaksmapper. Endring av interiør som skal godkjennes av biskopen».

Det er lurt å gjøre seg kjent med arkivnøkkelen, for den forteller oss også hva som skal i arkivet - er det nevnt i arkivnøkkelen, ja så skal det i arkivet.

Hver tallkode i arkivnøkkelen har en regel knytte til seg som sier om dokumentasjon kassert med denne koden skal bevares for ettertiden eller om dokumentasjonen kan kastes.

For mer informasjon om dette – se også Bevaring og kassasjon

Hver eneste av de 3-sifrede tallkodene i arkivnøkkelen har en bevarings- eller kassasjonsregel knyttet til seg. Denne regelen bestemmer om en sak i arkivet skal bevares for ettertiden eller om den kan kastes (eks. etter 5 eller 10 år). Disse reglene samlet utgjør en Bevarings- og kassasjonsplan, og denne planen er et av arkivets styringsdokumenter.

Bevarings- og kassasjonsplanen skal være godkjent av Arkivverket. Arkivverket kjenner Den norske kirke godt og vet hva slags dokumentasjon samfunnet etterspør fra kirkens arkiver.

I arkivnøkkelen står bevarings- og kassasjonsregelen spesifisert på hver 3-sifret tallkode, som eks. «Bevares og avleveres Arkivverket" eller «Kan kasseres når arkivperioden er avlevert. Virksomheten tar vare på dokumentene så lenge det er behov f.eks. 10 år»​​

Elektronisk arkiv
Det ble utarbeidet bevarings- og kassasjonsplan for elektroniske arkiver i 2015, og denne er integrert i arkivnøkkelen. Kassasjonsregelen fremgår under hver 3-sifrede arkivkode i arkivnøkkelen.

Arkiv på papir
Det er utarbeidet en ny bk-plan for lokale enheters papirarkiv. Denne erstatter bk-planen utarbeidet av Hovedorganisasjonen KA (2004).

Den nye bk-planen gjelder for følgende enheter:

• kirkelig fellesråd
• menighetsråd
• sokneprest
• prost
• prestegårdstilsyn
• synsbestyrer

Bk-planen ble godkjent av Arkivverket 19.10.2023:
Bevarings- og kassasjonsplan for lokale enheter i Den norske kirke - papirarkiv
Bevarings- og kassasjonsplan for lokale einingar i Den norske kyrkja - papirarkiv

De enhetene som allerede har ryddet og ordnet sitt papirarkiv utfra KAs bk-plan av 2004, trenger ikke å gjøre ordningen om igjen med ny bk-plan.

I forbindelse med at ny bevarings- og kassasjonsplan er godkjent, sette det i gang et nasjonalt prosjekt for avlevering av papirarkiver. Se også Prosjekt - Nasjonal avleveringsplan

Kort om prosjektet
I samarbeid med Arkivverket starter Kirkerådet opp et prosjekt for kartlegging og avlevering av Den norske kirkes papirarkiver. En avlevering innebærer at arkivskaper rydder og ordner arkivmaterialet ut fra gjeldende bevarings- og kassasjonsplan, for deretter å avlevere materialet til Arkivverket, som bevarer det for ettertiden.

Kirkerådet leder prosjektet og er hovedkontaktpunkt for arbeidet - i tett dialogog samarbeid med Arkivverket.

Kartlegging
Prosjektet starter med en kartlegging. Dette innebærer en grovsortering av papirarkivene, hvor de ulike arkivskaperne tar med seg penn, papir og målebånd for rapportere tilbake til Kirkerådet hvor mye arkiv de har. Se veileder og kartleggingsskjema lenger ned på siden.

Grovsorteringen skal gi en oversikt over hvor mye arkivmateriale på papir som finnes omkring i landet hos de ulike fellesråd, menighetsråd, sokneprester og proster. Det er også noen bispedømmekontor som fortsatt oppbevarer eldre papirarkiver. Dette vil danne grunnlaget for det videre arbeidet med den nasjonale avleveringsplanen.

Kartleggingen vil ta tid, da inntrykket per nå er at arkivene noen steder er spredt på flere lokasjoner, mens andre arkiver allerede er ryddet og ordnet - man har ulike utgangspunkt. Enkelte steder mangler alt eller deler av arkivmaterialet, og selv om det er svært uheldig at arkiver er tapt, er det likevel et resultat av kartleggingen - da vet vi det og kan dokumentere at det er tapt. Vi har likevel tro på at det vil dukke opp mer og mer etterhvert som det letes i kjeller og loft, skuffer og skap.

Rydding og ordning
Det er arkivskaperne selv som skal rydde, ordne og klargjøre papirarkivet for avlevering, men Kirkerådet vil gi råd og veiledning undervegs. Det er opprettet en egen e-postboks for spørsmål og henvendelser i prosjektet:
avlevering@kirken.no
Kirkerådet innhenter bistand fra Arkivverket ved behov.

Under ordningen skal man bruke bevarings- og kassasjonsplanen av 2023, som beskriver hva som skal tas vare på og hva som kan kastes.

Veileder til bruk ved kartlegging av arkivene
Rettleiing til bruk ved kartlegging av arkiva
Kartleggingsskjema - til bruk og som eksempel

Avlevering
Det vil bli utarbeidet en plan for hvilket arkiv som skal avleveres når - og hvor det skal avleveres. Avleveringen skjer bispedømmevis; eks. at fellesråd, menighetsråd, sokneprester og proster i Nidaros bispedømme avleverer først, deretter neste bispedømme. Slik blir avleveringen forutsigbar og kontrollert både for Den norske kirke som skal avlevere og for Arkivverket som skal ta i mot arkivene.

Den som skal avlevere må sende en søknad til Arkivverket om dette, og vedlagt søknaden skal det være en spesifisert liste over hva slags dokumentasjon som ønskes avlevert, i tillegg til arkivplan, arkivnøkkel og bk-plan som er benyttet for ordningen. Prosjektet vil utarbeide veiledningsmateriell/maler for søknadsprosessen.

Siden er under utarbeidelse - mer info kommer

For spørmål om bevarings- og kassasjon eller prosjekt for nasjonal avleveringsplan, send e-post direkte til prosjektet:

avlevering@kirken.no

For øvrige arkivspørsmål, send e-post til Kirkerådets postmottak:

post.kirkeradet@kirken.no