Lagre innhold fra planverktøy for trosopplæring

Når planverktøy for trosopplæring stenges vil dataene (tekst og tall) som ligger der ikke være tilgjengelig et annet sted i sin helhet. Noen data for 2022-2025 er kopiert over til Kirka vår, men ikke alt. Ønsker dere å spare på disse dataene kan dere laste ned PDF- og Excel-dokumenter av alt innhold. Fremgangsmåten blir beskreivet i denne ressursen. 

Dataene lastes ned fra:

• Plan (Mål/grunnlag/organisering, sentrale dimensjoner og tiltaksbeskrivelser) - PDF pg Excel.
• Årsrapport (for alle sokn i enheten) - PDF
• Rådata (all tekst og data som er skrevet inn) - Excel

Denne prosessen tar ikke mer enn noen få minutter.

Nå skal vi gå gjennom steg for steg:

Plan

Planen består av Mål/grunnlag/organisering, sentrale dimensjoner og tiltaksbeskrivelser. 

Gå inn i planen, og velg årstallet for den planene du ønsker å laste ned data for.

Klikk på "flere valg":

Velg "Eksporter plan til PDF".

Da åpnes en egen siden, og du klikker på "Skriv ut eller lagre planen (pdf)". 

Da vil en pdf-fil lagres i mappen "nedlastinger" på din datamaskin. 

Velg "Eksporter tiltak til Excel".

Da lastes en Excel-fil med  filen viser alle aktiviteter og all info uten rapporteringsdata.

Det er også mulig å laste ned eller skrive ut alle tiltak på linje.

Klikk på "velg visning", deretter "Alle tiltak på linje"

Følg instruksjonene bak spørsmålstegnet "Hjelp til utskrift".

Hvis du ønsker å ta vare på vedleggene for hver enkelt tiltak må disse lastes ned i tillegg.

Klikk på de tiltak som har en binders til høyre for timetallet.

Inne i tiltaksbeskrivelsen klikker du på vedlegget. Det blir da automatisk lastet ned til "nedlastinger" på din datamaskin.

Gjenta for alle de årene dere ønske å laste ned (inkludert godkjent plan) og gjenta deretter med andre sokn, dersom det er flere i samme enhet. 

Årsrapport

En årsrapport består av alle tiltak og rapporter for alle sokn i enheten i et gitt år,  i tillegg til noen spørsmål og tall for enheten samlet. Den kan bare lastes ned som pdf, og er svært lang. Det er derfor ikke lurt å skrive den ut i sin helthet, men heller lagre den på datamaskinen. 

1. Klikk på "Årsrapport" i menyen 
2. Velg det året du ønsker å laste en en pdf for. 
3. Klikk på "Last ned PDF" oppe til høyre, deretter "Skriv ut eller lagre årsrapporten (pdf)".

Gjenta for de år du ønsker å laste ned årsrapporten for.

Rådata

Under meypuktet Rådata finnes alle tall for plan, tiltak og rapporter, inkludert øvrige tiltak. Dette kan lastes ned i Excel-format.

Det første fanen "statistkk" er ikke mulig å laste ned. Men det er mulig å lage egne visualobjekter fra Excel-dokumentene dere laster ned. Det blir ikke omtalt i denne ressursen.

Under fanene "Planer", "Tiltak og rapport", "Årsrapport" og "Øvrige tiltak" kan du enten laste ned de data du selv velger, eller laste ned alle data som tilgjengelig. Du kan også velge om du vil laste ned alle år samlet, eller laste ned et og et år.

Alle eller utvalgte felter

Vil du laste ned alle felter velger du "Eksport alle felter til Excel". 

Ønsker du å laste ned kun et utvalg av de tilgjengelige feltene velger du først de ønskede feltene under "Legg til felt" 

Deretter velger "Eksporter valgte felter til Excel" under "Eksporter".

Du kan også fjerne felt ved å klikke på krysset ved siden av kolonnenavnene og flytte på felter  

Rådata fordelt på år

For å laste ned rådata fordelt på år, velger du først årsratallet i felteret lengst til venstre, deretter fortsetter som beskrevet over.

Når du har lastet ned alt du vil spare på bør du samle det i en egen mappe. Deretter lagrer dem på din onedrive eller på et felles område etter arkivansvarlig anbefalinger.