Spørsmål og svar om rapportering

Trosopplæringstiltak for 2024 skal rapporteres i Planverktøy for trosopplæring trosopplaring.kirken.no. Rapporteringen skjer på samme måten som tidligere og rapporteringsfeltene er uendret. Fristen er 15. januar 2025.

Det vil ikke være mulig å redigere undervisningsaktiviteter i Kirka vår før det gamle verktøyet er stengt for redigering. Dette kan skje kun etter at alle menigheter i Den norske kirke har rapportert ferdig, det vil si så fort som mulig etter 15. januar. 

Hva skjer med Planverktøy for trosopplæring?

Når menighetene har rapportert ferdig og dataene er behandlet, vil verktøyet stenges for redigering og Kirka vår åpnes for redigering. Tekst og data vil være tilgjengelig for lesing og nedlasting i gammelt verktøy frem til ca. juli 2025. Informasjon og nærmere dato om dette kommer senere.

Kan jeg laste ned en årsrapport for 2024 i Kirka vår?

Alle data vil være tilgjengelig frem til ca. 1. juli i Planverktøy for trosopplæring. Noen data (for eksempel deltagere og antall timer) vil etter hvert overføres og være tilgengelige i Kirka vår. Du kan også selv laste ned alle data fra Planverktøy for trosopplæring for egen arkivering.

Hva gjør vi hvis vi ikke rekker fristen?

Har dere problemer med å rekke fristen 15. januar, ta kontakt med bispedømmekontoret så fort som mulig.

Hva skjer med planer og rapporter som er lagt inn i Planverktøy for trosopplæring?

Tiltaksbeskrivelser og rapporter fra Planverktøy for trosopplæring er allerede tilgjengelig for menighetene i Kirka vår. Aktivitetsbeskrivelsene blir redigerbare etter Kirka vår blir tatt i bruk som rapporteringsverktøy.

NB! Det er kun siste versjon av tiltaks-/aktivitetsbeskrivelser som blir overført til Kirka vår. Det vil si at hvis beskrivelse av for eksempel Lys våken blir endret i 2025, tas ikke beskrivelsen fra 2024 eller tidligere med.

Tekstene fra Mål, grunnlag og organisering og Sentrale dimensjoner vil bli gjort tilgjengelig i Kirka vår i løpet av første kvartal av 2025. Man kan da bruke denne teksten videre i planarbeidet i Kirka vår. Tekstene er også tilgjengelige i gammelt verktøy noen måneder inn i 2025.

Aktivitetsbeskrivelser og -rapporter for 2015-2021 forblir tilgjengelig i gammelt verktøy noen måneder inn i 2025 (dato er ikke avklart), og det jobbes for at denne informasjonen vil bli tilgjengelig et annet sted etter dette. Er menigheten opptatt av å bevare gamle tall (for 2015-2021), kan det være lurt å hente de ut. Dette må skje før 1. juli 2025. Det kommer en oppskrift på hvordan dette kan gjøres på en enkel måte.

Fra 2025 skal rapportering for undervisningsfeltet skje i Kirka vår. I tillegg til at «trosopplæring» nå heter «kirkelig undervisning» og «tiltak» heter «aktiviteter», er det lagt opp til færre krav til obligatorisk rapportering.

Rapportering for 2025 og fremover vil være obligatorisk for et utvalg av aktiviteter som knyttes til tilskudd. Det vil gis veiledning i Kirka vår hvilke felt som er obligatoriske. Undervisningsaktiviteter for målgruppe til og med 19 år skal fortsatt rapporteres, men det blir færre felt som MÅ fylles ut.

Evalueringen er frivillig og kan skrives i fritekst. I i tillegg til de tallene som er obligatoriske, vil menigheten kunne legge inn en del andre tall på gjennomførte aktiviteter .

Er det en egen plan og egne felt for aktiviteter for undervisning og læring i Kirka vår? 

Alle undervisningsaktivitetene legges inn i felles aktivitetsoversikt som ligger under fanen Aktiviteter. Aktivitetene kan videre sorteres på kategorier, slik som for eksempel undervisning, diakoni, kirkemusikk osv. 

Hvem har tilgang til å se og redigere aktiviteter og evalueringer i Kirka vår?

For å lese eller redigere i Kirka vår må man ha et brukernavn og være logget inn. Hvem som faktisk har tilgang til hvert sokn varierer, men alle i stab og råd i soknet og fellesrådet kan få tilgang. I tillegg har prost og biskop, noen ansatte på bispekontoret og medlemmer av det valgte kirkerådet lesetilgang til alle planer. Det er derfor viktig at det ikke skrives sensitive opplysninger i aktivitetsbeskrivelsene eller i evalueringene.

Når kan jeg begynne å rapportere undervisningsaktiviteter gjennomført i 2025?

Rapporteringsrutinene for aktiviteter som blir gjennomført i 2025 er under arbeid og legges ut så fort de er ferdig.

Rapporteringen i Kirka vår åpnes etter at alle menigheter har rapportert ferdig for 2024 i gammelt verktøy og dataene er bearbeidet ferdig. Dette skjer i løpet av februar.

Derfor anbefaler vi å notere informasjon om gjennomførte aktiviteter i januar i et eget dokument eller på et ark, og legge tallene inn i verktøyet så fort det er åpent for rapportering.

Hva blir obligatorisk å rapportere?

Noen aktiviteter skal det fortsatt rapporteres på. Både lokalt, regionalt og nasjonalt er det behov for gode tall når det gjelder gjennomførte aktiviteter og arrangementer, og deltakelser på disse. Denne informasjonen er sentral for å synliggjøre Den norske kirke. Det kan også være nyttig å ha oversikt over deltagere når menigheter skal søke støtte for aktiviteter hos blant annet K-stud.

Derfor skal det på undervisningsfeltet fortsatt rapporteres:

• antall aktiviteter planlagt (det vil si oppdatert aktivitetsliste i Kirka vår)
• gjennomførte aktiviteter for målgruppe under 19 år
• antall deltakere 

Særskilt rapportering på fire aktiviteter

Menighetene rapporterte tidligere særskilt på syv utvalgte tiltak for å se utvikling over tid. Disse er nå redusert til fire:

• fireårsbok eller annet aktivitet for 4-åringer
• aktivitet for seksåringer
• tårnagenthelg eller tilsvarende
• lys våken eller tilsvarende

Det åpnes for større fleksibilitet på utforming av aktiviteten, slik at det kan gjøres tilpasninger ut fra lokal egenart. Veiledning til dette er under utarbeidelse.

At gjennomføring av disse fire aktivitetene rapporteres, innebærer ikke at det er obligatorisk for hver menighet å gjennomføre alle disse. Kirkerådet ønsker likevel en fortsatt registrering når disse fire gjennomføres, for å ha nasjonale tall å vise til.

Flere felter

I tillegg til et fritekstfelt vil det være mulig å legge inn informasjon om antall tilbudte timer og antall samlinger i Kirka vår.  Det utredes også hvilken annen informasjon som er relevant for menighetene å registrere i tilknytting til aktiviteter.

Ønsker du et sted å notere rapportering av undervisningsaktiviteter i perioden jan-mars 2025 (frem til det åpnes for rapportering av undervisningsaktiviteter i Kirka vår)? Da kan du bruke dette skjemaet.

Rapportering for undervisning i 2025 skal gjøres i Kirka vår, men verktøyet er ikke klart til å tas i bruk før det forrige verktøyet (trosopplaring.kirken.no) stenges og data overføres for siste gang til Kirka vår (i løpet av februar/mars). 

Inntil det kan menighetene benytte seg av dette skjemaet. Skriv det gjerne ut og ta med på aktiviteten. Tallene og tekstene fra dette arket skal føres inn i Kirka vår straks det åpnes for rapportering for undervisningsaktiviteter.

Rapportering på alt annet enn kirkelig undervisning kan gjøres i Kirka vår allerede.

Kommentar til skjema: Feltene Beskrivelse, aldersgruppe, ansvarlig, antall samlinger og totalt antall timer per aktivitet blir overført fra trosopplæringsverktøyet og ligger allerede i Kirka vår. Det er allikevel lurt å notere dette ned i tilfelle noe av dette for 2025 skal redigeres.

Kirkemøtet har vedtatt at tilskuddsforvaltningen i Den norske kirke skal endres. Den nye tilskuddsforvaltningen vil ta utgangspunkt i hvordan lokalkirken skaper aktivitet for de tildelte midlene. Slik forslaget foreligger vil økonomirapporteringen, slik fellesrådene kjenner det til nå, falle bort.

Dette har også innvirkning på rapporteringen. Det vil være behov for å synligjøre aktivitetens omfang og innhold. Fra og med 1.1.2026 vil derfor rapportering på diakonifeltet også skje i Kirka vår. Det vil jobbes med hvordan rapportering på diakonifeltet skal skje, og det vil komme nærmere informasjon om dette i 2025.

Rapporteringen i Kirka vår for både undervisning og diakoni vil være noe annerledes enn i Planverktøyet for trosopplæring, men mye vil være gjenkjennelig.

Informasjon om til enhver tid gjeldende rutiner vil gjøres tilgjengelig i ressursbanken. Er du usikker – ta kontakt med ditt bispedømmekontor for veiledning.

Du finner mye informasjon om hvordan du kan planlegge, evaluere og rapportere i verktøyet Kirka vår.

Følg gjerne med på Ressursbanken for nyheter og veiledninger.

Har du spørsmål og innspill om lokalt planarbeid, kan du ta kontakt med ditt lokale bispedømmekontor.

Har du spørsmål til denne veiledningen eller har tekniske spørsmål? Send e-post til  kirkavar@kirken.no. 

For andre spørsmål om Kirka vår, klikk her: Kirka vår - samlet plan for arbeidet i soknet