For ledere: Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen

Som leder har du ansvar for å gjennomføre og følge opp medarbeiderundersøkelsen i fire ulike faser: 

1. Motivere og forberede

   • Informer alle ansatte om undersøkelsen.

   • Sett undersøkelsen på agendaen i stabsmøter eller internt nyhetsbrev.

   • Involver verneombud og tillitsvalgte.

2. Kartlegge

   • Sørg for at alle ansatte mottar undersøkelsen.

   • Oppmuntre alle til å svare - en høy svarprosent er viktig.

3. Resultat, utvikling og tiltak

   • Gå gjennom resultatrapportene sammen med ansatte.

   • Identifiser styrker og forbedringsområder.

   • Utvikle tiltak og handlingsplaner for forbedringsområder.

4. Gjennomføring av tiltak og evaluering

   • Følg opp tiltakene over tid. 

   • Evaluer om dere når målene som er satt.

Alle punktene er utdypet med mer informasjon og støttemateriell i fanene under. Denne ressurssiden oppdateres med ny informasjon fortløpende. 

Verneombudet skal involveres i alle faser i arbeidsmiljøarbeidet.

1. Forberedelse av arbeidsmiljøundersøkelsen
2. Motivering og kartlegging av nye mål
3. Oppsummering av behov og utvikling av nye tiltak
4. Evaluering av tiltak og prosess videre

Verneombudets rolle er å ivareta medarbeiderens interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Formålet med dette er å støtte medarbeidere og medvirke til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Derfor skal verneombudet inviteres til å gi råd angående kartlegging av endringer, planlegging av de neste steg og evaluering av oppnådde mål som har betydning for arbeidsmiljøet.

Tillitsvalgte er valgt for å være ansattgruppens talsperson på arbeidsplassen. De kan være en samlende person i arbeidsfellesskapet, og kan derfor ha verdifulle innspill til fasene i arbeidet med medarbeiderundersøkelsen.

Ditt ansvar i forkant av undersøkelsen: 

• Informer medarbeidere om undersøkelsen tidlig.

• Snakk om hvorfor den er viktig og hvordan resultatene vil bli brukt.

• Sørg for at kontaktinformasjon i ANSORG er oppdatert – særlig at ansatte er registrert med riktig nærmeste leder og har riktig e-postadresse

• Involver verneombud og tillitsvalgte fra starten av.

Praktisk tips:
Bruk stabsmøter og intern kommunikasjon (e-post, infobrett, intranett) til å skape forventning og trygghet før undersøkelsen starter.

Har dere AMU? 

I fase 1 må du som leder informere alle ansatte om den kommende medarbeiderundersøkelsen og hvordan prosessen vil foregå. Sett medarbeiderundersøkelsen på agendaen for ditt arbeidsfellesskap: som leder må du sikre at alle ansatte mottar informasjonen. Er det gjennom stabsmøte, lokalt nyhetsbrev eller noe annet?

Hvordan sikres samordningsavtale om HMS-arbeid mellom fellesråd og bispedømmeråd? Kirkeverger og proster må ta stilling til dette tidlig og opprette dialog om det. Prester, som er del av to arbeidsmiljø, bidrar der de er en del av stabsfellesskapet. Det betyr at prester er del av flere prosesser. 

Det er tre ting du må vite for at fellesrådet skal få deltatt i medarbeiderundersøkelsen på best mulig måte: 

1. Påmeldingsfristen er 1. september. Kontakt Sara Solberg for dette. 
2. Rapportene i medarbeiderundersøkelsen er bygget etter hvem som er den ansattes nærmeste leder. Det er viktig for rapportene at denne informasjonen er korrekt i Ansorg.
3. For å få sendt ut undersøkelsen til den enkelte medarbeider og få (lokale) rapporter i etterkant, må du kontrollere ansattopplysninger i ANSORG innen 19. oktober. 

2. Hvilke rapporter kan hentes ut lokalt etter gjennomføring av medarbeiderundersøkelsen?

Medarbeiderundersøkelsen forholder seg til hvem som er den ansattes nærmeste leder. Ansatte med samme nærmeste leder tilhører samme arbeidsfellesskap. Hvert arbeidsfellesskap vil få en egen rapport fra medarbeiderundersøkelsen, så lenge minst tre personer har svart. Det er stor variasjon i hva disse arbeidsfellesskapene kalles lokalt. Noen eksempler på slike arbeidsfellesskap - altså grupper av ansatte med samme nærmeste leder - kan være:

•           sokn
•           avdelinger i et fellesråd
•           menighetsstaber

Hvem inviteres til å svare på undersøkelsen?

Disse inviteres til medarbeiderundersøkelsen 2025

• Alle faste ansatte, uavhengig av stillingsprosent
• Ansatt før 1. august 2025. 
• Vikarer og pensjonister ansatt for lengre enn 6 måneder

Disse vil ikke inviteres til medarbeiderundersøkelsen 2025

• Vikarer og pensjonister ansatt i mindre enn 6 måneder eller som jobber på timebasis/enkeltoppdrag
• Ansatte med mer enn 3 måneder sammenhengende permisjon/fravær
• Frivillige

Alle som skal oppdatere ANSORG: prioriter ansattopplysningene som er relevant for medarbeiderundersøkelsen

Motiver medarbeidere til å delta i undersøkelsen

I fase 2 gjennomføres en kartlegging, og alle medarbeidere inviteres til å svare på en undersøkelse. For at dette skal bli vellykket, er det viktig at du som leder:

• aktivt motiverer dine medarbeidere til å svare

• tilrettelegger for at de kan svare innen tidsfristen

• er forberedt på å sette av tid til å følge opp for at prosessen skal bli smidig for alle

Derfor er høy deltakelse viktig

Et godt arbeidsfellesskap trenger et solid grunnlag når dere skal følge opp i fase 3. Det forutsetter at mange deltar i kartleggingen. Når medarbeidere svarer på undersøkelsen:

• får de større eierskap til prosessen

• blir resultatet i rapporten mer helhetlig og dekkende

• styrker det arbeidet som skal gjøres videre

Resultatrapportene blir tilgjengelig kort tid etter undersøkelsen lukkes. Når de blir tilgjengelig, så kan du logge inn i portalen og se rapportene. 

Med dette starter fase 3, som foregår etter at medarbeidere har svart på undersøkelsen, og resultatene foreligger. 

• Sett deg inn i resultatene
• Forbered arbeidsfellesskapet på prosessen, og del resultatene. 
• Ha fokus på at arbeidsfellesskapet skal snakke om resultatene og skape felles forståelse for hva rapporten forteller. Er det gjenkjennbart? Overraskende?
• Utarbeid tiltak sammen og jobb målrettet over tid med å utvikle arbeidsmiljøet. 

Når dere har brukt tid på å hente inn og bearbeide tilbakemeldinger, kommer ansatte til å ha forventninger til oppfølging og gjennomføring. Det er viktig for ledere å ta innover seg.

• Sørg for å planlegge godt
• Kommuniser fremgangen i arbeidet og gjennomføre lovnadene.
• Tomme løfter er ingen tjent med, og det er tiltakene dere bestemmer dere for, og etterarbeidet, som skaper endringer. 

Når kartleggingen er gjennomført og resultatene foreligger, er neste steg å følge opp prosessen på en god og systematisk måte. Din rolle som leder er avgjørende for at tiltak faktisk blir gjennomført – og for at dere som arbeidsfellesskap lærer og utvikler dere sammen.

Din viktigste rolle som leder i denne fasen er å:

• motivere til felles ansvar og deltakelse
• holde prosessen levende, fremdriftsorientert og fokusert på løsningene fremfor problemene
• være tydelig, tålmodig og anerkjennende

Ved å jobbe strukturert og inkluderende bidrar du til en robust og fremtidsrettet arbeidskultur – og du gir medarbeiderundersøkelsen faktisk verdi.

Hvorfor er denne fasen viktig?

Ansatte har forventninger til at undersøkelsen følges opp. Det oppleves negativt dersom det ikke lages en konkret oppfølgingsplan og følger opp denne på en synlig måte. 

Slik jobber du godt med oppfølging 

1. Forbered deg selv

• Les igjennom rapporten, men uten å konkludere med noen tiltak enda. Dette skal dere som arbeidsfellesskap gjøre sammen. 
• Forbered deg på å presentere rapporten for de ansatte. Du kan laste ned powerpointer fra portalen du får tilgang til, og bruke powerpoint-malen som grunnlag.
• Det er ikke alltid lett for en leder å motta en medarbeiderundersøkelse. Det kan være spenning og nervøsitet knyttet til det - av mange forskjellige årsaker. Søk gjerne støtte hos noen du stoler på: din nærmeste leder, HR, en god lederkollega, fellesrådsleder osv. 

2. Samle og involver medarbeiderne
Sett opp møter (eller bruk stabsmøter) for å diskutere resultatene. Det er lurt å sette av to møter: et møte for å diskutere rapporten og skape felles forståelse, og et møte for å sette opp tiltak og lage handlingsplan.

Still åpne spørsmål som:

Første møte: 

• Hva leser vi i denne rapporten? 
• Er det noe som (ikke) overrasker?
• Hva kjenner vi oss (ikke) igjen i?

Andre møte:

• Hva er vi mest fornøyd med og ønsker å bevare eller forsterke?
• Hva er vi mindre fornøyd med og ønsker å forbedre eller utvikle?

3. Lag en konkret oppfølgingsplan
En god plan har:

• tydelige tiltak
• avklart hvem som har ansvar for hva
• mål for hva dere ønsker å oppnå
• frister og milepæler

Bruk gjerne denne malen: 

4. Sett en fast takt for oppfølging
Innfør regelmessige stoppunkter for å se hvordan det går. For eksempel:

• ta opp oppfølgingen som fast punkt på avdelingsmøter eller teamsamlinger
• bruk kickoff eller medarbeidersamtaler til å hente opp tråden
• juster planen etter behov

5. Anerkjenn og feire fremgang
Når dere har gjennomført tiltak eller ser forbedringer – ta det på alvor. Marker milepæler og skap en kultur for å verdsette utvikling.

Se oversikt over roller i arbeidet her.

Stavanger bispedømme hadde møte med personalarbeidere om oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 2021. Det var en god måte å gjøre det på, og kan brukes som inspirasjon. 

Du kan se opptak av møtet her, for å se hvordan de jobber med oppfølging av undersøkelsen. 

Se også powerpointpresentasjonen som ble brukt i møtet. 

I den siste fasen av prosessen følger du opp tiltakene i handlingsplanen og evaluerer prosessen.

Å evaluere er mer enn å “lukke” prosessen – det er starten på videre utvikling. Det gir mulighet til:

• • å sikre at tiltak faktisk iverksettes

  • å skape læring og eierskap i arbeidsmiljøet

  • å bygge en kultur for kontinuerlig forbedring

Formålet med evaluering er å tenke sammen: hva som ble effekten av iverksatte tiltak?

Evaluering kan skje både løpende og på bestemte tidspunkt, i mer eller mindre formaliserte former. Men det er viktig at vi evaluerer for å sikre at vi lærer av undersøkelsen. 

To god måter å evaluere

Prosessevaluering – hvordan har oppfølgingsprosessen vært, hva fungerte godt og mindre godt, og hva kan vi lære av dette til neste undersøkelse?

Effektevaluering – hva har vi faktisk oppnådd, og hvilken effekt har oppfølgingen etter medarbeiderundersøkelsen hatt?

Mulige diskusjonspunkter kan være:

• Var svaralternativene fornuftige?
• Har vi målt de temaene som er viktige for oss?
• Målte vi på riktig organisatorisk nivå?
• Fungerte formatet på oppfølgingsmøtene?
• Fikk medarbeiderne den informasjonen de trengte før undersøkelsen og før oppfølgingsmøtene?
• Ble resultatene fulgt opp på en hensiktsmessig måte?
• Fikk ledere noe ut av undersøkelsen?