For ledere: Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen

Som leder har du ansvar for å gjennomføre og følge opp medarbeiderundersøkelsen i fire faser: 

1. Motivere og forberede

   • Informer alle ansatte om undersøkelsen.

   • Sett undersøkelsen på agendaen i stabsmøter eller internt nyhetsbrev.

   • Involver verneombud og tillitsvalgte.

2. Kartlegge

   • Sørg for at alle ansatte mottar undersøkelsen.

   • Oppmuntre til høy svarprosent.

3. Resultat, utvikling og tiltak

   • Gå gjennom resultatrapportene sammen med ansatte.

   • Identifiser styrker og forbedringsområder.

   • Utvikle handlingsplaner for forbedringsområder.

4. Gjennomføring av tiltak og evaluering

   • Følg opp tiltakene over tid. 

   • Evaluer om dere når målene som er satt.

    

Alle punktene er utdypet med mer informasjon og støttemateriell i fanene under. 

Verneombudet skal involveres i alle faser i arbeidsmiljøarbeidet.

1. Forberedelse av arbeidsmiljøundersøkelsen
2. Motivering og kartlegging av nye mål
3. Oppsummering av behov og utvikling av nye tiltak
4. Evaluering av tiltak og prosess videre

Verneombudets rolle er å ivareta medarbeiderens interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Formålet med dette er å støtte medarbeidere og medvirke til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Derfor skal verneombudet inviteres til å gi råd angående kartlegging av endringer, planlegging av de neste steg og evaluering av oppnådde mål som har betydning for arbeidsmiljøet.

Tillitsvalgte er valgt for å være ansattgruppens talsperson på arbeidsplassen. De kan være en samlende person i arbeidsfellesskapet, og kan derfor ha verdifulle innspill til fasene i arbeidet med medarbeiderundersøkelsen.

Ditt ansvar i forkant av undersøkelsen: 

• Informer medarbeidere om undersøkelsen tidlig.

• Snakk om hvorfor den er viktig og hvordan resultatene vil bli brukt.

• Sørg for at kontaktinformasjon i ANSORG er oppdatert – særlig at ansatte er registrert med riktig nærmeste leder og har riktig e-postadresse

• Involver verneombud og tillitsvalgte fra starten av.

Praktisk tips:
Bruk stabsmøter og intern kommunikasjon (e-post, infobrett, intranett) til å skape forventning og trygghet før undersøkelsen starter.

Har dere AMU? 

I fase 1 må du som leder informere alle ansatte om den kommende medarbeiderundersøkelsen og hvordan prosessen vil foregå. Sett medarbeiderundersøkelsen på agendaen for ditt arbeidsfellesskap: som leder må du sikre at alle ansatte mottar informasjonen. Er det gjennom stabsmøte, lokalt nyhetsbrev eller noe annet?

Hvordan sikres samordningsavtale om HMS-arbeid mellom fellesråd og bispedømmeråd? Kirkeverger og proster må ta stilling til dette tidlig og opprette dialog om det. Prester, som er del av to arbeidsmiljø, bidrar der de er en del av stabsfellesskapet. Det betyr at prester er del av flere prosesser. 

Hva måtte kirkeverger gjøre før medarbeiderundersøkelsen sendes ut 9. november? 

Det er fire ting du må vite for at fellesrådet skal få deltatt i medarbeiderundersøkelsen på best mulig måte: 

1. Påmeldingsfristen er 30. september. Kontakt Sara Solberg om du ikke har mottatt e-post med påmelding eller om du har problemer med lenken. 
2. Rapportene i medarbeiderundersøkelsen er bygget etter hvem som er den ansattes nærmeste leder. Det er viktig for rapportene at denne informasjonen er korrekt. 
3. For å få sendt ut undersøkelsen til den enkelte medarbeider og få (lokale) rapporter i etterkant, må du kontrollere ansattopplysninger i ANSORG innen 19. oktober. 
4. For at prestene skal inngå i lokale rapporter, må kirkeverger ha gjort punkt tre og deretter logge inn i Rambølls portal (RambøllResults) for å fordele prestene. Dette blir sendt ut 26. oktober og vil være åpent frem til 6. november.*

* Punkt 4 må gjøres dersom man har arbeidsfellesskap under fellesrådsnivå og dermed flere daglige ledere under kirkevergen. Kirkeverger som er nærmeste leder for alle ansatte i fellesrådet (og oppført slik i ANSORG) behøver ikke å gjøre punkt 4 og mottar heller ikke e-posten fra Rambøll. Prestene er fordelt til sine respektive fellesråd etter informasjon fra bispedømmekontoret.

2. Hvilke rapporter kan hentes ut lokalt etter gjennomføring av medarbeiderundersøkelsen?

Medarbeiderundersøkelsen forholder seg til hvem som er den ansattes nærmeste leder. Ansatte med samme nærmeste leder tilhører samme arbeidsfellesskap. Hvert arbeidsfellesskap vil få en egen rapport fra medarbeiderundersøkelsen, så lenge minst fem personer har svart. Det er stor variasjon i hva disse arbeidsfellesskapene kalles lokalt. Noen eksempler på slike arbeidsfellesskap - altså grupper av ansatte med samme nærmeste leder - kan være:

•           sokn
•           avdelinger i et fellesråd
•           menighetsstaber

Hva må til for å få rapporter fra lokale arbeidsfellesskap etter årets medarbeiderundersøkelse? 

Da er det viktig at du som kirkeverge/leder kontrollerer og oppdaterer ansattopplysningene i ANSORG før 12. oktober. Du skal ha fått en egen e-post om dette. Det er spesielt viktig at alle ansatte står oppført med nærmeste leder og med riktig e-postadresse. Rapportene under fellesrådsnivå baseres på informasjon om nærmeste leder. Dersom du ikke legger inn nærmeste leder, vil alle ansatte stå oppført med kirkevergen som leder. Det vil føre til at fellesrådet kun får én rapport.

Hva må til for at prestene inkluderes i rapportene fra lokale arbeidsfellesskap? 

For å kunne gjøre dette, må du først sikre at alle ansatte står oppført med nærmeste leder i ANSORG før 19. oktober. Hvis nærmeste leder er oppgitt, vil Rambøll tilby en løsning der prestene kan legges til i sitt daglige arbeidsmiljø. Merk at dette vil kun være nødvendig der det finnes flere daglige ledere under kirkevergen. Dersom kirkevergen er nærmeste leder for alle i fellesrådet, så vil ikke denne operasjonen være nødvendig. 

Kirkeverger vil få tilgang til Rambølls portal (RambøllResults) 26. oktober. Invitasjonen sendes per e-post, og du vil måtte opprette et brukernavn og passord for å logge på portalen. Inne i portalen vil du finne brukerveiledning (både video og skriftlig veiledningsmateriell) for hvordan du kan flytte prestene inn i deres respektive arbeidsfellesskap. Det er kun flytting av prester som vil foregå i Rambølls portal.  

Hva gjør du dersom en prest i ditt fellesråd arbeider i flere menigheter, med ulike ledere?

En prest med flere arbeidssteder plasseres der han eller hun har høyest stillingsprosent. Om stillingsprosenten er lik, plasseres presten der han eller hun ble ansatt først. 

Alle som skal oppdatere ANSORG: prioriter ansattopplysningene som er relevant for medarbeiderundersøkelsen

I evauleringen av undersøkelsen i 2021 ble det klart kriteriene for deltakelse må revurderes, og dette gjør vi i  planleggingsprosessen som pågår. Det blir som følger: 

Disse inviteres til medarbeiderundersøkelsen 2023

• Alle faste ansatte, uavhengig av stillingsprosent*
• Ansatt før 1. august 2023. 
• Vikarer og pensjonister ansatt lengre enn 6 måneder

Disse vil ikke inviteres til medarbeiderundersøkelsen 2023

• Vikarer og pensjonister ansatt i mindre enn 6 måneder eller som jobber på timebasis/enkeltoppdrag
• Ansatte med mer enn 3 måneder sammenhengende permisjon/fravær
• Frivillige

* Medarbeidere som har flere arbeidstakerforhold svarer én gang: der de har størst stillingsprosent eller lengst ansiennitet der det er to like stillingsbrøker. 

I evauleringen av undersøkelsen i 2021 ble det klart kriteriene for deltakelse må revurderes, og dette gjør vi i  planleggingsprosessen som pågår. Det blir som følger: 

Disse inviteres til medarbeiderundersøkelsen 2023

• Alle faste ansatte, uavhengig av stillingsprosent*
• Ansatt før 1. august 2023. 
• Vikarer og pensjonister ansatt lengre enn 6 måneder

Disse vil ikke inviteres til medarbeiderundersøkelsen 2023

• Vikarer og pensjonister ansatt i mindre enn 6 måneder eller som jobber på timebasis/enkeltoppdrag
• Ansatte med mer enn 3 måneder sammenhengende permisjon/fravær
• Frivillige

* Medarbeidere som har flere arbeidstakerforhold svarer én gang: der de har størst stillingsprosent eller lengst ansiennitet der det er to like stillingsbrøker. 

På spørsmål om ledelse skal medarbeidere tenke på lederen som har personalansvar for seg. 

I undersøkelsen inngår prestene i fellesrådsrapporter, men ikke i spørsmålene om ledelse og medarbeidersamtale. Disse svarene inngår i rapporten i prostiet for rettssubjektet, fordi prester skal svare på lederen som har personalansvar for seg (prosten). Dette er en naturlig konsekvens av at prester inngår i det daglige arbeidsmiljøet, og skal ha mulighet til å bidra i prosessen.

I fase 2 står kartlegging på agendaen og medarbeidere svarer på undersøkelsen. Her er det viktig at du som leder aktivt motiverer dine medarbeidere til å svare på undersøkelsen. Tilrettelegg for at medarbeidere får mulighet til å besvare innenfor tidsrammen. Forbered deg på at du som leder må strekke deg litt ekstra for å skape en smidig prosess for alle medarbeidere. 

For at arbeidsfellesskapet skal få et godt grunnlag for den viktige jobben i oppfølging i fase 3, er høy deltakelse fra medarbeidere nødvendig. Å bidra til undersøkelsen gir et større eierskap til prosessen for medarbeidere og kan bidra til å et helhetlig og riktigere inntrykk i rapporten. 

Resultatrapportene ble tilgjengelige 18. desember. Ledere som skal motta rapporter får en e-post fra Rambøll med pålogging og tilgang til å laste ned rapportene. Les informasjonen i denne fasen nøye og se hva som finnes av hjelpemidler til oppfølgingen i verktøykassen under. 

Med dette starter fase 3, som foregår etter at medarbeidere har svart på undersøkelsen, og resultatene foreligger. Nå blir det viktig for ledere å sette seg inn i resultatene og dele resultatene med medarbeidere. Arbeidsfellesskapet utarbeider tiltak sammen og jobber målrettet over tid med å utvikle arbeidsmiljøet. 

Når arbeidsplassen har brukt tid på å hente inn og bearbeide tilbakemeldinger, kommer medarbeiderne til å ha forventninger til oppfølging og gjennomføring. Det er viktig for ledere å ta innover seg. Sørg for å planlegge godt, kommunisere fremgangen i arbeidet og gjennomføre lovnadene. Tomme løfter er ingen tjent med, og det er tiltakene dere bestemmer dere for og etterarbeidet som skaper endringer. 

Vi ser tre overordnede oppgaver for oppfølgingsfasen:  

• Utforske og forstå resultatene i fellesskap
• Lage handlingsplan med tiltak
• Tiltakene skal iverksettes

Resultatene gir kun et utgangspunkt, og det er den videre dialogen i arbeidsfellesskapet som sikrer felles forståelse. Det kan være fristende å hoppe rett fra årsaker til løsninger og tiltak, men det er en viktig forutsetning at både alle faktisk forstår rapportene for å få til en god oppfølgingsprosess. Det er altså arbeidet dere legger i denne prosessen som skaper resultater, ikke selve målingen i seg selv.

Last ned malen for de tre møtene her: 

Leders mal for oppfølging av resultater i arbeidsfellesskap (powerpoint-mal) 

Resultater av dette arbeidet dokumenteres med referater fra arbeidsmøter/workshop. I rettssubjektet skal handlingsplanene rapporteres til RAMU. 

Hovedmål med møtene

Involvering blant medarbeidere. En leder alene kan enten legge for lite eller for mye betydning i deler av resultatene, som medarbeiderne ikke nødvendigvis kjenner seg igjen i. Det er medarbeiderne som har gitt sin tilbakemelding i undersøkelsen, så det er også de selv som vet best hva de har lagt i sine svar. Det er viktig at hver enkelt leder bruker tid på å forstå hva som kan være årsaken til at man får de resultatene man gjør. Den tolkningen må også deles med medarbeiderne. 

Strukturert og konstruktiv dialog rundt sammenhengen mellom resultatene fra medarbeiderundersøkelsen (det vi målte) og den konkrete arbeidshverdagen (slik vi har det). Tilbakemeldingsmøtet foregår på avdelings-/seksjonsnivå, ikke på hele organisasjonssnivå.

Møtene skal være:

• Strukturert refleksjon og dialog i trygge rammer (diskusjonen holdes internt).
• Fokus/kritikk på funksjoner, ikke på personer.
• Framoverskuende refleksjon: Hvordan kan vi jobbe bedre i vår avdeling? Hvilke tiltak bør vi implementere?

Møtene skal ikke være:

• Et foredrag, "presentasjon" eller monolog
• Et oppvaskmøte
• En arena for å finne ut hvem som er "lojale", eller ikke
• En arena for å diskutere metode og statistikk

Dersom lederen/ledelse kommer dårlig ut av undersøkelsen, bør man i hovedsak ikke være prosessleder i møtet, men heller fokusere på å delta i diskusjonen. HR, verneombud eller bedriftshelsetjenesten kan bistå som prosessleder (må være godt forberedt, og trent på å gå igjennom en medarbeiderundersøkelse).

Gode oppfølgingsmøter kan faktisk være et tiltak i seg selv. Forsking viser at møtene kan skape endringer i opplevelsen av arbeidsmiljøet (økt autonomi og bedring av sosialt klima) og bidra til å forbedre virksomheten (for eksempel økt trivsel og tilstedeværelse på jobb/reduksjon av sykefravær).

Maler for handlingsplan

I møte 3 skal dere fylle ut handlingsplan med områder dere vil bevare og forbedre. Dere skal fylle ut minst tre tiltak på hvert område. Skjema for handlingsplan er et eget dokument.

• Last ned handlingsplan som Word-mal her.
• Last ned handlingsplan som PDF-fil her.

Her er et eksempel på hvordan et tiltak kan se ut.

• Tiltak
  • Bevaringsområde: Bevare det gode samarbeidet i enheten
  • Tiltak: faste statusmøter
  • Beskrivelse av tiltaket: Fortsette med faste morgenmøter for alle i enheten
  • Mål (så konkret som mulig): Samkjørte kollegaer som er oppdatert på hva som skjer
  • Ansvarlig: Navn Navnesen
  • Frist (gjennomført/evaluert): Oppstart umiddelbart. Evaluering etter ½ år 

Hvordan leses en rapport?

Last ned denne opplæringen i tolkning av medarbeiderundersøkelsen. 

I dette webinaret kan du få dypdykke i denne powerpointen med Rambøll: Se  webinaret om tolkning av medarbeiderundersøkelsen her

Disse ressursene er fra 2021, men den overordnede informasjonen er fremdeles riktig.

Oppfølgingsplan for trossamfunnet (2023): Oppfølgingsplan for trossamfunnet (PDF)

Oppfølgingsplanen inneholder en tidslinje for hvordan prosessen er designet. 

Viktige milepæler for prosessen

Se oppfølgingsplan for trossamfunnet (PDF) for utfyllende informasjon

• Allmøte 17. januar: resultatene for trossamfunnet gjennomgås
• Holde oppfølgingsmøte 1 og 2 med samtaler rundt resultatene
• Holde oppfølgingsmøte 3 med samtale rundt konkret handlingsplan på tvers. Ønskelig at samordningsgruppa utarbeider handlingsplan med tiltak sammen med ansatte
  • For rettssubjektet: Dette rapporteres til RAMU
• Avklare handlingsplan
• Integrere arbeidet i ordinær HMS-plan

Se oversikt over roller i arbeidet her.

Stavanger bispedømme hadde møte med personalarbeidere om oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 2021. Det var en god måte å gjøre det på, og kan brukes som inspirasjon. 

Du kan se opptak av møtet her, for å se hvordan de jobber med oppfølging av undersøkelsen. 

Se også powerpointpresentasjonen som ble brukt i møtet. 

Fasen begynner når dere nærmer dere slutten av fase 3 og varer til neste medarbeiderundersøkelse gjennomføres.

I den siste fasen av prosessen bør dere drive systematisk oppfølging og evaluere hele prosessen.

Evaluering og diskusjon blant ledere om prosessen og fremdrift er viktig for å få til gjennomføring av tiltak og god evaluering. 

I denne fasen kreves det at alle jobber godt sammen og tar et felles ansvar for å utforme, realisere og evaluere en god oppfølgingsplan.

• Hvilke områder er vi mest fornøyd med og ønsker å bevare/forsterke?
• Hvilke områder er vi minst fornøyd med og ønsker å forbedre/utvikle?

Når man har bestemt seg for tiltak, hvem som har ansvar for hva, og hva man ønsker å oppnå så er det viktig å også sette en takt på oppfølgingen av resultatene. Et tiltak vil ikke følges opp hvis det ikke "skrives ned" og får en tidsfrist, og man vil ikke føle suksessen av å ha oppnådd noe hvis man ikke setter av tid til å se hva man har gjort. Ha undersøkelsen og oppfølgingen som et fast punkt på avdelingsmøter, teamsamlinger, kickoff og lignende. Når man er fornøyd med det man har oppnådd så må man anerkjenne det som har skjedd, feire suksessen før man går videre til andre ting som er viktig. Det er viktig å være bevisst på hva man gjør i oppfølgingen og arbeidet med medarbeiderundersøkelsen, men også hvordan man gjør det. Et helhetlig arbeid skaper en robust kultur og struktur som er skikket for endring og stadig vekst.

Formålet med evaluering er å sjekke ut hva som ble effekten av iverksatte tiltak. Evaluering kan skje både løpende og på bestemte tidspunkt, i mer eller mindre formaliserte former.

Det er flere former for evaluering

Prosessevaluering – hvordan har oppfølgingsprosessen vært, hva fungerte godt og mindre godt, og hva kan vi lære av dette til neste omgang?

Effektevaluering – hva har vi faktisk oppnådd, og hvilken effekt har oppfølgingen etter medarbeiderundersøkelsen hatt?

Evaluering skal skje både på trossamfunnsnivå og på enhetsnivå. Det anbefales at vi gjennom hele prosessen er bevisste på sammenhengen mellom fokusområder, mål og tiltak, slik at innsatsen lar seg evaluere.

I enhver medarbeiderundersøkelse står man overfor mange små og store valg. Tilbakemeldingsmøtene er en god anledning til å reflektere over valgene og få innspill fra medarbeiderne, og er kanskje vel så effektivt som å gjennomføre en egen, selvstendig evaluering.

Mulige diskusjonspunkter kan være:

• Var svaralternativene fornuftige?
• Har vi målt de temaene som faktisk er viktige i bedriften?
• Målte vi på riktig organisatorisk nivå?
• Fungerte formatet på tilbakemeldingsmøtene?
• Fikk medarbeiderne den informasjonen de trengte før undersøkelsen og før tilbakemeldingsmøtet?
• Ble resultatene fulgt opp på en hensiktsmessig måte?
• Fikk lederne noe ut av undersøkelsen?