Som leder har du ansvar for å gjennomføre og følge opp medarbeiderundersøkelsen i fem ulike faser: 

1. Forberedelse

   • Informer alle ansatte om undersøkelsen.

   • Sett undersøkelsen på agendaen i stabsmøter eller internt nyhetsbrev.

   • Involver verneombud og tillitsvalgte.

   • Lær mer om medarbeiderundersøkelsen og hva 10-faktor er:
     • Nye endringer: dette bør du vite om årets undersøkelse (lenke)
     • Hva er 10-faktor og hvordan følge opp? (lenke)

2. Gjennomføring

   • Sørg for at alle ansatte mottar undersøkelsen.

   • Oppmuntre alle til å svare - en høy svarprosent er viktig.

3. Analyse

   • Tolke resultatrapportene sammen med ansatte.

   • Bli enige om to faktorer til bevaring og to faktorer til forbedring.

   • Bli enige om kjennetegn på ønsket praksis. 

   • Utvikle en handlingsplan som fremmer ønsket praksis.
4. Oppfølging 

   • Følg opp tiltakene over tid. 

   • Evaluer om dere når målene som er satt.

5. Organisasjonsutvikling
   • Bruke 10-FAKTOR som et organisasjonsutviklingsverktøy.
   • Hente ut læringsverdi.
   • Forberede neste gjennomføring

Alle punktene er utdypet med mer informasjon og støttemateriell i fanene under. Denne ressurssiden oppdateres med ny informasjon fortløpende. 

Ny leverandør – Kommuneforlaget (KF) 

Fra og med 2025 er Kommuneforlaget (KF) ny leverandør av MU. 

KF tilbyr en todelt løsning som samlet utgjør medarbeiderundersøkelsen: 

• 10-FAKTOR – måler sentrale drivere for gode resultater, som indre motivasjon, rolleklarhet og mestringsklima. 

• Arbeidsmiljøundersøkelse – kartlegger både fysiske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer. 

For medarbeidere som svarer på medarbeiderundersøkelsen fremstår dette som én undersøkelse. 

Ledere mottar en rapport per undersøkelse. for å få 10-FAKTOR rapport trengs minst tre besvarelser. For å få arbeidsmiljøundersøkelsesrapport trengs minst fem besvarelser.

Alle ledere får tilgang til et interaktivt lederdashboard som gir god oversikt og letter oppfølgingen av undersøkelsen. 

Felles mål – lokalt samarbeid 

Selv om det er ulike arbeidsgivere i Den norske kirke, deler mange medarbeidere det samme lokale arbeidsmiljøet. MU skal være et redskap for utvikling av dette fellesskapet, og gir et solid grunnlag for samarbeid – særlig mellom ledere i samme prosti. 

Viktige nyheter i 2025 

• Enhetlig system og rapportering: KF sitt system gir et mer samlet oppsett for utsendelser og rapporter. Dette gjør det enklere å samarbeide om oppfølging. 

• Tilgang til rapporter: Proster får nå samme rapporter som kirkevergene, for å ivareta sitt arbeidsgiveransvar for prestenes arbeidsmiljø i lokal stab. 

• Ledelsesbesvarelser: Prestenes vurderinger av ledelse beholdes i fellesrådenes rapporter, og kan ikke tas ut slik som tidligere. 

• Støtte til oppfølging: Det blir enklere tilgang til bistand i det lokale oppfølgingsarbeidet. 

• Prester svarer to ganger: 

• • I prestefellesskapet er leder prosten 

• • I det daglige arbeidsfellesskapet kan leder være kirkeverge/daglig leder dersom dette er i tråd med lokale avtaler 

• • Prestene mottar to separate e-poster med lenke til å besvare undersøkelsen.

• • Konsekvenser for spørsmål om «min leder»: 

• • • I prestefellesskapet: prestene svarer med prosten i tankene. 

• • • I daglig arbeidsfellesskap: enten «Hverken enig eller uenig», eller i tråd med gjeldende avtaler om HMS-ansvar og samordningsavtaler.

• Rapportgrenser: 
  • Minst 3 besvarelser = 10-faktor-rapport
  • Minst 5 besvarelser = i tillegg arbeidsmiljørapport 
    Dette gir flere rapporter også for små fellesråd og enheter.
• Deltakelse: Alle faste ansatte, vikarer og pensjonister med ansettelse på over seks måneder inviteres – også de som er i permisjon/fravær. Dette er i tråd med NAVs anbefalinger for å styrke fellesskapet og forebygge sykefravær. 

Hva betyr dette for deg som leder? 

• Du får fortsatt rapporter for ditt område. 

• Flere ledere på regionalt og sentralt nivå vil kunne få innsyn i rapportene, for å kunne støtte lokalt arbeid med oppfølgingen etter undersøkelsen. Sentrale/regionale  administratorer skal ikke åpne rapporter uten godkjenning fra den virksomhet rapporten omfatter. 

• Ansvaret for arbeidsmiljøet og oppfølgingen av utfordringer som blir avdekket, ligger uavhengig av den felles MU hos den enkelte arbeidsgiver (fellesrådet når det gjelder ansatte i soknene eller i rettssubjektet Den norske kirke når det gjelder prestene samt ansatte på regionalt og nasjonalt nivå). De to arbeidsgiverne plikter samtidig  å samarbeide for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø jf aml § 2-2 og i tråd med evt lokalt inngåtte avtaler.   

• Du kan be om bistand fra HR i bispedømmet, KA eller Kirkerådet. 

Verneombudet skal involveres i alle faser i arbeidsmiljøarbeidet.

1. Forberedelse av arbeidsmiljøundersøkelsen
2. Gjennomføring
3. Analyse
4. Oppfølging
5. Organisasjonsutvikling

Verneombudets rolle er å ivareta medarbeiderens interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Formålet med dette er å støtte medarbeidere og medvirke til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Derfor skal verneombudet inviteres til å gi råd angående kartlegging av endringer, planlegging av de neste steg og evaluering av oppnådde mål som har betydning for arbeidsmiljøet.

Tillitsvalgte er valgt for å være ansattgruppens talsperson på arbeidsplassen. De kan være en samlende person i arbeidsfellesskapet, og kan derfor ha verdifulle innspill til fasene i arbeidet med medarbeiderundersøkelsen.

Ditt ansvar i forkant av undersøkelsen: 

• Informer medarbeidere om undersøkelsen tidlig.

• Snakk om hvorfor den er viktig og hvordan resultatene vil bli brukt.

• Sørg for at kontaktinformasjon i ANSORG er oppdatert – særlig at medarbeidere er registrert med riktig nærmeste leder og har riktig e-postadresse

• Involver verneombud og tillitsvalgte fra starten av.

Praktisk tips:
Bruk stabsmøter og intern kommunikasjon (e-post, intranett, fysisk oppslagstavle) til å skape forventning og trygghet før undersøkelsen starter.

Har dere AMU? Hvordan kan AMU være med å støtte opp prosessen?

Hvordan sikres samordningsavtale om HMS-arbeid mellom fellesråd og bispedømmeråd? Kirkeverger og proster må ta stilling til dette tidlig og opprette dialog om det. Prester, som er del av to arbeidsmiljø, bidrar der de er en del av stabsfellesskapet. Det betyr at prester er del av flere prosesser. 

Sett deg inn i hva medarbeiderundersøkelsen er: Hva er 10-faktor? (lenke)

Det er tre ting du må vite for at fellesrådet skal få deltatt i medarbeiderundersøkelsen på best mulig måte: 

1. Påmeldingsfristen er 26. september. Dersom ditt fellesråd var med i 2023, er dere allerede påmeldt. Dersom dere ikke var med i 2023 må dere meldes på. Kontakt Sara Solberg for dette. 
2. Oppdater ansattdata i ANSORG: e-post, nærmeste leder, stillingskode, start/sluttdato, permisjon/fravær.
   • Det er spesielt viktig at alle ansatte står oppført med nærmeste leder og med riktig e-postadresse. Rapportene under fellesrådsnivå baseres på informasjon om nærmeste leder. Dersom du ikke legger inn nærmeste leder, vil alle ansatte stå oppført med kirkevergen som leder. Det vil føre til at fellesrådet kun får én rapport. 

2. Hvilke rapporter kan hentes ut lokalt etter gjennomføring av medarbeiderundersøkelsen?

Medarbeiderundersøkelsen forholder seg til hvem som er nærmeste leder. Medarbeidere med samme nærmeste leder tilhører samme arbeidsfellesskap. Hvert arbeidsfellesskap vil få en egen rapport fra medarbeiderundersøkelsen, så lenge minst tre personer har svart. Det er stor variasjon i hva disse arbeidsfellesskapene kalles lokalt. Noen eksempler på slike arbeidsfellesskap - altså grupper av ansatte med samme nærmeste leder - kan være:

•           sokn
•           avdelinger i et fellesråd
•           menighetsstaber

Hvem inviteres til å svare på undersøkelsen?

Disse inviteres til medarbeiderundersøkelsen 2025

• Alle faste ansatte, uavhengig av stillingsprosent
• Ansatt før 1. august 2025. 
• Vikarer og pensjonister ansatt for lengre enn 6 månede

Nytt: Alle faste ansatte, vikarer og pensjonister med ansettelse på over seks måneder inviteres – også de som er i permisjon/fravær. Dette er i tråd med NAVs anbefalinger for å styrke fellesskapet og forebygge sykefravær. 

Disse vil ikke inviteres til medarbeiderundersøkelsen 2025

• Vikarer og pensjonister ansatt i mindre enn 6 måneder eller som jobber på timebasis/enkeltoppdrag
• Frivillige

Alle som skal oppdatere ANSORG: prioriter ansattopplysningene som er relevant for medarbeiderundersøkelsen

Skal kirkeverger svare på undersøkelsen?

Kirkeverger svarer ikke på undersøkelsen, men eier undersøkelsen, og skal lede og bidra i analysen og oppfølgingen av sine ansatte. 

Her finner du opptak og powerpont fra opplæringssamling 1:

• PowerPoint: 20250918 Den norske kirke, 10-F opplæringssamling sendt.pptx (lenke)
• Opptak: Her kan du se video av opplæringssamlingen (lenke)
• 10-faktorplakat: Bilder og plakater | 10FAKTOR (lenke)
• Kort video om 10-faktor i praksis: 10-FAKTOR i praksis (lenke)

Vil du delta på neste opplæringssamling, trykk her: Opplæringsseminar 2: Analyse 6. november (lenke)

Motiver medarbeidere til å delta i undersøkelsen

I fase 2 gjennomføres en undersøkesle som alle medarbeidere inviteres til å svare på. For at dette skal bli vellykket, er det viktig at du som leder:

• aktivt motiverer dine medarbeidere til å svare

• tilrettelegger for at de kan svare innen tidsfristen

• er forberedt på å sette av tid til å følge opp for at prosessen skal bli smidig for alle

Derfor er høy deltakelse viktig

Et godt arbeidsfellesskap trenger et solid grunnlag når dere skal følge opp i fase 3, 4 og 5. Det forutsetter at mange deltar i undersøkelsen. Når medarbeidere svarer:

• får de større eierskap til prosessen

• blir resultatet i rapporten mer helhetlig og dekkende

• styrker det arbeidet som skal gjøres videre

Resultatrapportene blir tilgjengelig etter opplæringsssamling 2: Analyse (møtelenke her) 6. november.

Etter dette kan du logge inn i portalen å se resultat og hente rapporter. Dette gjenneomgås i opplæringssamlingen. 

Viktige oppgaver for deg som leder i fase 3

• Sett deg inn i resultatene uten å konkludere.
• Forbered arbeidsfellesskapet på prosessen, og del resultatene. 
• Legg til rette for at arbeidsfellesskapet snakker om resultatene sammen og skape felles forståelse for hva rapporten forteller. Er det gjenkjennbart? Overraskende?
• Bli enige om to faktorer til bevaring og to faktorer til forbedring. Bli enige om kjennetegn på ønsket praksis. 
• Utvikle en handlingsplan sammen som fremmer ønsket praksis, og jobb målrettet over tid med å utvikle arbeidsmiljøet. 

Etter at dere har investert tid i dette arbeidet, vil medarbeiderne med rette ha forventninger om videre oppfølging og konkret gjennomføring. Det er viktig at ledere tar dette på alvor. 

• Sørg for grundig planlegging
• Kommuniser fremdriften tydelig og jevnlig
• Iverksett tiltakene dere har besluttet

Uforpliktende utsagn skaper ikke tillit. Det er de faktiske tiltakene – og den systematiske oppfølgingen – som bidrar til varige endringer i organisasjonen.

Se oversikt over roller i arbeidet her.

Stavanger bispedømme hadde møte med personalarbeidere om oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 2021. Det var en god måte å gjøre det på, og kan brukes som inspirasjon. 

Se powerpointpresentasjonen som ble brukt i møtet. 

Viktige lederoppgaver i oppfølgingen av arbeidsmiljøarbeidet:

• Sikre at tiltak faktisk iverksettes – ikke bare ved å delegere, men ved å følge opp fremdrift og ansvar.
• Opprettholde kontinuerlig fokus på praktisering av 10-FAKTOR, med særlig vekt på de faktorene dere har valgt å forbedre.
• Legge til rette for felles refleksjon rundt opplevd effekt, og bruke innsikten til å justere tiltakene der det er nødvendig.
• Skape læring og eierskap gjennom involvering, dialog og tydelig kommunikasjon.
• Bidra aktivt til å bygge en kultur for kontinuerlig forbedring, der arbeidsmiljøet utvikles gjennom konkrete handlinger og systematisk oppfølging.

Når ledere tar ansvar for både gjennomføring og læring, blir arbeidsmiljøarbeidet en strategisk kraft for utvikling – ikke bare et tiltak på papiret.

Formålet med evaluering er å tenke sammen: hva som ble effekten av iverksatte tiltak?

Evaluering kan skje både løpende og på bestemte tidspunkt, i mer eller mindre formaliserte former. Men det er viktig at vi evaluerer for å sikre at vi lærer av undersøkelsen. 

To god måter å evaluere

Prosessevaluering – hvordan har oppfølgingsprosessen vært, hva fungerte godt og mindre godt, og hva kan vi lære av dette til neste undersøkelse?

Effektevaluering – hva har vi faktisk oppnådd, og hvilken effekt har oppfølgingen etter medarbeiderundersøkelsen hatt?

Mulige diskusjonspunkter kan være:

• Var svaralternativene fornuftige?
• Har vi målt de temaene som er viktige for oss?
• Målte vi på riktig organisatorisk nivå?
• Fungerte formatet på oppfølgingsmøtene?
• Fikk medarbeiderne den informasjonen de trengte før undersøkelsen og før oppfølgingsmøtene?
• Ble resultatene fulgt opp på en hensiktsmessig måte?
• Fikk ledere noe ut av undersøkelsen?