Avvikssystem

Alle virksomheter skal ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik fra helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS-lovgivningen). Kirkens digitale avvikssystem ivaretar dette kravet.

Avvikssystemet inneholder en funksjon for melding av avvik, og en funksjon for behandling av disse. Det er også en egen funksjon for statistikk over meldte og behandlede avvik. I tillegg til HMS-avvik benyttes systemet for å melde avvik innenfor personvern og informasjonssikkerhet.

Alle som er ansatt i Den norske kirke kan melde inn avvik, og ledere behandle avviksmeldingene i systemet.

Det er Mentor HMS som er valgt som leverandør av avvikssystemet.

Mentor HMS inneholder også mulighet for å etablere en HMS-håndbok med følgende moduler:

• Rutiner og beredskapskort
• Mål, organisering og opplæring
• Medvirkning og vernetjenesten

Tilknyttet HMS-håndboken ligger også sjekklister.

Det er laget en håndboksmal som vedlikeholdes av Kirkerådet. Den enkelte virksomhet kan selv velge hva de vil bruke av maler og hva de vil utvikle selv.  

Kostnadene for kirkens avvikssystem og tilgang og maler for HMS-håndbok dekkes av Kirkerådet og kan brukes kostnadsfritt av fellesrådene.

Avvikssystemet er tilgjengelig for Kirkerådet, bispedømmene og alle fellesråd. Fellesrådene velger selv om de vil ta i bruk systemet.

Ansatte og ledere registrert i Ansatt- og organisasjonsregisteret (ANSORG) er lagt inn i løsningen. Det er etablert direkte pålogging med KirkeID (ab123@kirken.no) for å registrere og behandle avvik.

Ansatte som ikke er registrert i ANSORG må registreres her: Ansatt og organisasjonsregisteret

For å logge på avvikssystemet hvis du ikke er på Kirkens lokale skrivebord, må du opprette KirkeID. Se hvordan du får tilgang her: Tilgang til fellesløsninger

Opplæringsvideo for ansatte og saksbehandlere er tilgjengelig på Brukerveiledninger DNK - Mentor avvik 

Veiledning for øvrige funksjoner i Mentor finnes på Hjelpesenter for Mentor HMS 

I introduksjonsfasen gjennomføres det opplæringswebinarer for administratorer/ saksbehandlere. 

For brukerstøtte, kontakt produkteier. 

For systemsupport, ta kontakt med Mentorpluss 

Her melder du avvik:

(For å melde avvik, må du være ansatt i trossamfunnet Den norske kirke og logge inn med din KirkeID. Du finner også lenke til avviksmeldinger på kirkens intranett)

• Personvern, informasjonssikkerhet, HMS eller sikkerhet
• Bygg, gravplass og andre uteområder (for fellesråd som benytter Ordna Eiendom)

En snarvei til å melde avvik, er å gå rett til ressursbanken.no/avvik

Forskjellen på avvik og varsel