Kirken logo
Ansatt- og organisasjonsregister (ANSORG)

Ansatt- og organisasjonsregister (ANSORG)

Kirken jobber aktivt for å gjøre hverdagen enklere for alle ansatte. ANSORG er en bærebjelke i utviklingen av felles løsninger og styrker følelsen av å være ett lag. Registeret skal ivareta behovene til kirken lokalt.

  • Publisert
    21.06.2022
  • Beskrivelse

    ANSORG er en database med informasjon om kirkens ansatte, hvor de jobber og hvilke roller de har. 

    Hvorfor et felles register?

    Et oppdatert register over alle ansatte som jobber i trossamfunnet Den norske kirke vil gjøre det enklere å lage gode digitale fellesløsninger. For kirken som helhet vil verdien av registeret øke etter hvert som løsningen videreutvikles: Ansatte skal få bedre arbeidsverktøy og en mer effektiv arbeidshverdag, mens medlemmer og innbyggere skal oppleve at det er enkelt å komme i kontakt med kirken.

    Det å være en del av ansatt- og organisasjonsregisteret vil gi noen kortsiktige gevinster. I første omgang er det nødvendig å samle informasjon om ansatte ett sted for å muliggjøre gjennomføring av kirkevalget og medarbeiderundersøkelsen høsten 2023. På lengre sikt er det blant annet ønskelig å bruke registeret for å gi tilgang til kirkens felles læringsplattform og redusere antall pålogginger i hverdagen for ansatte.

    ANSORG skal speile den geografiske og juridiske strukturen i kirken slik at det er mulig å se hvordan kirken henger sammen.

  • Formål

    Formålet med behandlingen av personopplysninger 

    Formålet til ANSORG er å redusere manuelt arbeid, øke effektiviteten og gi økonomiske besparelser. Opplysningene i ANSORG kan derfor ikke brukes til andre formål enn disse:

    1 Enklere samhandling og informasjonsdeling med ansatte i andre enheter i kirken lokalt, regionalt og nasjonalt. Sammen utgjør vi et nasjonalt arbeidsfellesskap.
    2 Bidra til at ansatte og rådsmedlemmer får riktig tilgang til digitale verktøy, aller helst ved én pålogging.
    3 Bedre personvern og informasjonssikkerhet gjennom økt integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet av personopplysninger om ansatte og rådsmedlemmer.
    4 Kirkens brukere får enklere tilgang til informasjon om kirkens ansatte, rådsmedlemmer og organiseringen i kirken.
    5 Bidra til effektiv og riktig gjennomføring av valg.

     

    Personopplysninger som vil benyttes

    Flere av opplysningene vil kun være tilgjengelig for den ansatte og dens leder.

    Opplysninger om deg

    Fornavn

    Mellomnavn

    Etternavn

    Visningsnavn

    Kjønn

    Adresse

    Fødselsnummer

    Telefonnummer

    E-postadresser

    Opplysninger om din stilling

    BrukerID
     
    Ansattnummer
     
    Arbeidsgiverorgan
     
    Arbeidssted
     
    Organisatorisk enhet
     
    Stillingstittel
     
    Visningstittel
     
    Stillingskode
     
    Stillingsprosent
     
    Stillingstype
     
    Primært ansettelsesforhold
    Lengde på vikariat
     
    Permisjon/lengde på permisjon
     
    Status (aktiv/inaktiv)
     
    Nærmeste leder
     
    Bestiller av tilgang til IT-løsninger
     
    Ansettelsesdato
     
    Fratredelsesdato
     
    Dato for endring av ansettelsesforhold
     
    Andre roller
     
     

    Utfyllende informasjon om formål

    Her kan du lese utfyllende informasjon om formålet med ANSORG og signere for å godkjenne bruken av ANSORG.

    Her er et forslag til informasjon kirkevergen kan gi til ansatte i fellesrådet om ANSORG: Orientering til ansatte og rådsmedlemmer om ANSORG.pdf

  • Hvem kan se opplysningene?

    Hvem kan se opplysningene i ANSORG?

    Disse opplysningene om deg og ditt ansettelsesforhold legges inn i ansatt- og organisasjonsregisteret: 

    Fornavn, mellomnavn, etternavn, visningsnavn*, adresse, fødselsnummer / D-nummer, telefonnummer, e-postadresser, kjønn, bruker-ID, ansattnummer, arbeidsgiver, arbeidssted, stillingstittel, stillingskoder, funksjonstittel, stillingsprosent, stillingstype, primært ansettelsesforhold, status (aktiv/inaktiv), nærmeste leder, ansettelsesdato, fratredelsesdato, dato for endring av ansettelsesforhold, lengde på vikariat (dersom relevant), permisjon/lengde på permisjon (dersom relevant). 

    *Visningsnavn er det navnet som vises i e-post og Teams (og andre deler av Microsoft 365) og i ANSORG. Visningsnavnet er i utgangspunktet ditt fornavn, mellomnavn og etternavn, men visningsnavn kan endres, om du for eksempel har et mellomnavn du ikke ønsker å bruke. 

    Merk at opplysninger som eksempelvis privat adresse, fødselsdato, stillingsprosent m.m. ikke er tilgjengelig for andre ansatte. Disse opplysningene vises kun for deg og dine personal- og HR-ledere, og for ANSORGs systemadministrator i Kirkerådet. 

    Er det noen ansatte som IKKE skal stå oppført i registeret?

    Ja. De som står med beskyttelseskategori 6 og 7 i folkeregisteret skal ikke stå i ANSORG. Har du spørsmål knyttet til dette, kan du sende en e-post til personvernombudet@kirken.no. 

     

    Hva kan du som er ansatt se om deg selv i registeret?

    Du kan, når du får tilgang til registeret, se alle opplysninger som er lagt inn om deg. 

    Eksempel på det en ansatt kan se om seg selv:

    Sist oppdatert informasjon: 1/8-23

    Navn: Kato Flink Kateket

    Visningsnavn: Kato Kateket

    Kjønn: Mann

    Fødselsdato: 1/1/81

    Fødselsnummer: 01017100000

    E-post arbeid: kk000@kommune.kirken.no

    Telefon arbeid: 94949494

    Telefon privat: 49494949

    Privat adresse: Kirkeveien 1,0000 Kirkeby, Norge

    Ansettelsesdato: 1/1-21

    Oppsigelsesdato: 31/1-21

    Årsak til opphør: Kontrakt slutt

    Sist oppdatert jobbinformasjon: 1/8-23

    Funksjonstittel: Kateket

    Arbeidsgiver: Kirkelig fellesråd i Kristiania (KfiK)

    Avdeling: Kirkefag

    Enhet/seksjon: Søndre Kristiania menighet

    Leder: Kine Kirkeverge

    Stillingskode: Kateket (XXXX)

    Stillingsdelkode:

    Stillingstype: Midlertidig

    Stillingsprosent (desimal): 1

    Status: Inaktiv

    Tid i stilling: 12 måneder

    ID i kirkens fellesløsninger: kk000@kirken.no

     

    Hvilke opplysninger kan din nærmeste leder se i registeret?

    Din nærmeste leder vil kunne se alle opplysningene om deg i registeret og tekniske koder som identifiserer din unike bruker i systemet. Som regel vil det være kirkevergen i ditt fellesråd som har denne tilgangen.

    Er du prest, vil det være den som står oppført som din nærmeste leder i lønnssystemet som har denne tilgangen til dine opplysninger. 
     

    Hvilke opplysninger kan administratorer, som for eksempel HR-medarbeider hos din arbeidsgiver, se om deg?

    HR-medarbeider hos din arbeidsgiver vil kunne se alle opplysningene om deg i registeret, også tekniske koder som identifiserer din unike bruker i systemet. Vedkommende vil også ha tilgang til å redigere de opplysningene som er relevant for å kunne holde registeret oppdatert.

    I mindre fellesråd vil det som regel være kirkevergen som har denne tilgangen. 
     

    Hvilke opplysninger kan andre ansatte i Den norske kirke se om deg i registeret?

    Eksempel på hva andre ansatte i Den norske kirke vil kunne se om deg når de er logget inn i registeret: 

    Sist oppdatert informasjon: 1/8-23

    Visningsnavn: Kato Kateket

    E-post arbeid: kk000@kommune.kirken.no

    Telefon arbeid: 94949494

     

    Sist oppdatert jobbinformasjon: 1/8-23

    Funksjonstittel: Kateket

    Arbeidsgiver: Kirkelig fellesråd i Kristiania (KfiK)

    Avdeling: Kirkefag

    Enhet/seksjon: Søndre Kristiania menighet

    Leder: Kine Kirkeverge

    ID i kirkens fellesløsninger: kk000@kirken.no

     


    Blir opplysningene om deg tilgjengeliggjort på nettsider?

    Flere har spurt om opplysninger i ANSORG deles offentlig, for eksempel på soknets, fellesrådets eller Kirkerådets nettsider. 

    ANSORG deler ikke opplysninger med offentlige nettsider. På sikt er det likevel et mål at nettsidene automatisk kan hente opplysninger fra ANSORG for å sikre oppdatert ansattinformasjon. Arbeidsgiver vurderer om den ansatte har en funksjon som tilsier at vedkommendes kontaktopplysninger skal være offentlig tilgjengelig, og fastsetter hva behandlingsgrunnlaget er etter personvernforordningen (se eksempel nedenfor). Det vil i tilfelle kun være aktuelt å legge ut følgende opplysninger: Bilde, stillingstittel og/eller funksjonstittel, visningsnavn, telefonnummer og e-postadresse.

    Eksempel på vurdering av behov for å dele ansattes personopplysninger.pdf
     

    Kan du reservere deg mot at andre ansatte i trossamfunnet kan se ditt jobb-telefonnummer i ANSORG?

    Du kan i utgangspunktet ikke reservere deg mot at andre ansatte kan se opplysningene om deg, listet ovenfor, når de er innlogget i ANSORG. 

    Den som administrerer dine opplysninger i ANSORG, avgjør om du kan reservere deg mot at andre ansatte i trossamfunnet kan se telefonnummeret ditt i registeret. 

    Merk at opplysninger som eksempelvis privat adresse, fødselsdato, stillingsprosent m.m. ikke er tilgjengelig for andre ansatte. Disse opplysningene vises kun for deg og dine personal- og HR-ledere, og til ANSORGs systemadministrator i Kirkerådet.

     

    Når vil du som ansatt få tilgang til registeret?

    Denne høsten prioriterer ANSORG-teamet å gi ledere tilgang til registeret for å se og redigere opplysninger. I neste fase, når opplysningene er kvalitetssikret, vil vi jobbe for å gi ansatte tilgang til registeret. 

     

  • Spørsmål og svar

    Spørsmål og svar

    Når kan jeg oppdatere opplysningene om mine ansatte i ANSORG?

    Vi jobber nå med å gjøre registeret tilgjengelig for kirkeverger. Kirkevergen vil motta informasjon og veiledning fra oss når løsningen er klar til pålogging. Påloggingen vil være tilgjengelig i begynnelsen av oktober 2023, slik at kirkeverger kan kontrollere opplysninger om sine ansatte før medarbeiderundersøkelsen sendes ut. Merk: Kirkevergen må melde seg på medarbeiderundersøkelsen for at ansattopplysningene fra registeret skal kunne brukes til dette.  

    Hvordan logger man seg inn?

    I første omgang er det kun kirkeverger og/eller HR-ledere som skal logge seg inn. Personer med tilgang til ANSORG får e-post fra teamet om når de kan logge seg inn i registeret. Av sikkerhetshensyn må alle bruke sin @kirken.no-ID for å logge seg inn i registeret. Du får tilsendt denne ID-en på e-post fra ANSORG-teamet før du skal logge deg inn. Påloggingsløsningen leveres av Kirkepartner, og dersom du ikke kjenner, eller har glemt, passordet til denne ID-en, kan du gå inn på https://passord.kirkepartner.no/.

     

    Fellesråd med kirkens felles LPR oppdaterer i SDWorx/Xledger
    Dersom fellesrådet har Lønn- personal- og regnskapssystem (LPR) levert som kirkens fellesløsning, må opplysningene oppdateres i LPR-systemet så fort som mulig

    Følgende opplysninger må være oppdaterte og korrekte for at medarbeidere skal kunne delta i medarbeiderundersøkelsen:  

    • Nærmeste leder (dette er tidligere ikke utfylt hos alle, og derfor viktig å påse at det fylles ut nå)
    •  Jobb-epost
    • Opplysninger om 100% permisjon/fravær
    • Stillingstype: fast/midlertidig
    • Stillingskode
    • Ansettelse: dato start/slutt

    Hva koster det å være med?

    Det koster ingenting for fellesrådet å være en del av ANSORG.

    Hvem skal med i registeret?

    Frem til kirkevalget prioriterer vi å få inn opplysninger om alle ansatte, også de som er ansatt i en lav stillingsprosent. Dette er viktig for å kunne gi alle tilgang til felles løsninger, slik som læringsplattformen. Etter hvert vil det være aktuelt å få inn flere i registeret, som rådsmedlemmer.

    Er det noen ansatte som IKKE skal stå oppført i registeret?

    Ja. De som står med beskyttelseskategori 6 og 7 i folkeregisteret skal ikke stå i ANSORG. Har du spørsmål knyttet til dette, kan du sende en e-post til personvernombudet@kirken.no. 

    Må man ha @kirken.no e-post for å være med?

    Man må ikke ha kirken.no e-post for å være oppført i registeret, men man vil få en @kirken.no/@kyrkja.no-brukerID som skal brukes til pålogging til ANSORG. Du trenger ikke å ha Kirkepartner som leverandør av skrivebordtjenester for å få @kirken.no-bruker. Målet er en helhetlig påloggingspolitikk slik at du kun trenger ett brukernavn og passord for å logge på kirkens fellesløsninger.

    Hvem er det som eier ansattopplysningene i ANSORG?

    Det vil være den med personalansvar som eier og har tilgang til opplysningene. I de fleste tilfeller vil dette være kirkevergen. 
     

    Hvorfor bør ansattinformasjon holdes oppdatert i ANSORG?

    Det vil være nødvendig å bruke ansattinformasjon til ulike formål. Et eksempel er ved kirkevalget. Målet er at ANSORG skal fungere som en master som overfører informasjonen til andre viktige systemer og rapporteringer og dermed reduserer mengden administrativt arbeid. Det gjør det nødvendig å holde ansattinformasjonen oppdatert.

    Hvordan holdes ansattinformasjon i ANSORG oppdatert?

    Det er fellesrådet som eier informasjonen om sine ansatte og er ansvarlig for å holde informasjonen oppdatert. De fleste fellesråd kan oppdatere opplysningene direkte i registeret: Kirkeverger kan logge seg inn i fra oktober 2023. Fellesråd som bruker Xledger eller SDWorx levert som kirkens fellesløsning, oppdaterer opplysningene om sine ansatte i lønnssystemet, slik at disse oppdateres automatisk i registeret. 
     

    Når får ansatte i fellesrådet tilgang til læringsplattformen?

    Før informasjon i registeret kan overføres til andre systemer, må ansattopplysningene være fullstendige og oppdaterte. Derfor prioriterer teamet denne høsten å gi ledere tilgang til registeret for å se og redigere opplysninger. Tilgang til læringsplattformen prioriteres etter nyttår. 
     

    Hvorfor er ikke lønnssystem/-opplysninger en del av ANSORG-prosjektet?

    Lønnsopplysninger (samt sykefravær) er vurdert som sensitive opplysninger som ikke er nødvendige i et register over ansatte i Den norske kirke. For at registeret skal være i henhold til Personvernforordningen, tilsier prinsippet om dataminimering at det ikke skal samles inn mer informasjon enn det som er nødvendig for å dekke formålet. Formålet som er satt for ANSORG gjør at det ikke er behandlingsgrunnlag for å håndtere informasjon om lønn.

     

  • Hvordan bli med

    Hvordan bli med

    Hvis kirkevergen ikke har godkjent at ANSORG lagrer opplysninger om sine ansatte, må dette gjøres først. Lenken nedenfor inneholder også utfyllende informasjon om formål og behandlingsgrunnlag for ANSORG. 

    Godkjenn bruken av ANSORG her

     

    Hvordan registreres ansattopplysningene i ANSORG? 

    Fellesråd som har lønn- personal- og regnskapssystem (LPR) levert som kirkens felles løsning trenger ikke å fylle ut Excel-skjemaet, fordi ansattopplysningene da hentes direkte fra LPR-systemet. Gå inn i LPR-systemet ditt for å sikre at du har alle opplysningene som skal inn i ANSORG. Det vil gjøre at prosessen går raskere.

    Merk at ANSORG ikke vil hente ut opplysninger knyttet til lønn. Under menypunktet «Hvem kan se opplysningene» kan du se oversikten over hvilke opplysninger som skal inn i ANSORG og hvem som kan se dem.

    Du trenger ikke gjøre noe for at opplysningene skal bli overført, men det er en fordel om du ser etter at organisasjonsnummer, stillingskoder (i henhold til KAs mal) og ansattes telefonnummer ligger inne i lønnssystemet før vi kjører integrasjonen.

    Etter at opplysningene er overført vil ANSORG-teamet fortløpende kontakte hvert fellesråd for å kvalitetssikre og eventuelt utbedre opplysningene i samråd med dere. Dersom vi oppdager feil eller mangler i dataene som har kommet inn i ANSORG fra ditt fellesråd, vil vi kunne be deg oppdatere dette i lønnssystemet. Når nødvendige oppdateringer er utført, vil du få tilgang til å se opplysningene om dine ansatte i ANSORG.

    Fellesråd som ikke har lønn- personal- og regnskapssystem (LPR) levert som kirkens felles løsning, må registrere opplysningene i Excel-skjemaet, som beskrevet nedenfor.

    Innsending til ANSORG med Excel-skjema 

    Steg 1. Fyll ut Excel-skjemaet 

    For at ansattopplysningene skal registreres i ANSORG må ansvarlig i fellesrådet fylle ut et Excel-skjema.

    Velg “Enable Macros/Aktivere Makroer” når du åpner Excel-filen for å forenkle utfylling. 
    Laste ned og fylle ut Excel-skjema registrering av ansattopplysninger til ANSORG.xlsm

    I Excel-arket står det forklaringer og beskrivelser til hvert felt du skal fylle ut, men det kan likevel være nyttig å se gjennom denne veiledningsvideoen

    Steg 2. Trygg innsending av Excel-skjemaet 

    Det er svært viktig at du ikke sender det ferdig utfylte Excel-arket på e-post, men benytter et av disse alternativene for trygg innsending: 

    1. Dersom du benytter en @kirken.no-/@kyrkja.no-bruker til daglig innlogging, sendes filen enkelt og trygt gjennom kirkens Microsoft Forms:  

    Eller  

    1. Dersom du ikke benytter en @kirken.no-/@kyrkja.no-bruker til daglig innlogging, kan du sende via eDialog.

      • eDialog-skjemaet huker du av for “virksomhet”.
      • I tittelfeltet skriver du “Til Kirkerådet: ANSORG”
      • I kommentarfeltet skriver du “Ansattopplysninger til ANSORG”:  

    Trenger du hjelp?  

    Om det oppstår tekniske problemer eller veiledningsvideoen ikke gir deg svar på det du lurer på, hjelper Solveig Meyer deg gjerne. Kontakt henne på e-post sm544@kirken.no eller mobil 980 94 776. 

     

    Ofte stilte spørsmål om Excel-skjemaet: 

    Hva er forskjellen mellom "Mobilnummer" og "Mobilnummer (SSO)"?

    I mange tilfeller vil det stå det samme mobilnummeret i begge kolonnene. Ettersom "Mobilnummer (SSO)" brukes til pålogging med tofaktorautentisering, anbefales det å bruke et privatnummer fordi man da kan logge seg på hjemme. Det er ingenting i veien for at privatnummeret står i "Mobilnummer"-kolonnen, men dersom en ansatt ikke ønsker å bruke privatnummeret for jobbrelatert kontakt er det derfor mulig å legge inn et jobb-mobilnummer knyttet til den ansatte.

    Hvor kan jeg finne mine ansattes @kirken.no/@kyrkja.no-bruker ("Påloggings E-post")?

    For å finne ut om den ansatte har en slik bruker (såkalt AA-reg-bruker) kan du enten gå inn i ID-web, eller kontakte Kirkepartner Servicedesk.

    Hvordan registrerer jeg en ansatt som kun har én stilling/ett ansettelsesforhold, men har flere funksjonsområder?

    Da lar du funksjonsområde-feltet stå tomt. Funksjonsområdet er tenkt brukt til Den norske kirkes organisasjonsstruktur ettersom funksjonsområdet sammenfaller på tvers av fellesråd. Ved å la funksjonsområde-feltet stå tomt i denne omgang, vil du kunne redigere dette direkte i ANSORG når du får tilgang.

    Hvor kan jeg finne mine ansattes "Funksjonsområde"?

    Funksjonsområde er noe alle fellesråd benytter til SSB-rapportering (lovkrav). Dette burde da allerede finnes i regnskapet til det enkelte fellesråd, fordi lønnen til den ansatte skal kostnadsføres på det gjeldende funksjonsområdet. Ettersom funksjonsområde er en felles betegnelse på tvers av fellesråd, ønsker ANSORG å bruke dette til å få frem kirkens organisasjonsstruktur.

    Hvor kan jeg finne mine ansattes stillings(del)koder?

    Ettersom medlemmene i KA er forpliktet til å levere inn data til et sentralt lønns- og personalregister (LPR) om arbeidstakerne, skal man ved å logge inn på KAs LPR-portal få en oversikt over hvilke stillings(del)koder man har brukt tidligere.

    Hva gjør jeg hvis jeg får "Ugyldig fødselsnummer"?

    • Sjekk at du ikke har inkludert spesialtegn og mellomrom. Valideringen godtar kun 11 siffer.
    • Hvis fødselsnummeret begynner på null, kan Excel ha slettet dette første sifferet hvis du limte inn nummeret inn i skjemaet. Den enkleste løsningen er da å la denne raden stå tom og skrive fødselsnummeret inn manuelt i raden nedenfor.

    Hva gjør jeg hvis jeg har ansatte med stillingsprosent lik 0, for eksempel tilkallingsvikarer?

    I disse tilfellene anbefaler vi å skrive 1% i feltet "Stillingsprosent". Det vil gjøre at du slipper feilmeldinger, og Excel-arket kan sendes inn. 

  • Muligheter

    Muligheter

    Gjennom dialog med flere ansatte i fellesrådslinjen har vi lært at...

    ... mange ser positivt på et felles ansatt og organisasjonsregister:

    “Jeg synes dette er viktig. Jeg engasjerer meg mye innen digitalisering"

    “Mange fordeler ved å gå på en felles løsning

    ... det også følger med en del usikkerhet:

    “Det verste som kan skje er at ANSORG blir enda et register å dobbeltføre i

    “Jeg er redd for å miste storvirksomhetsfordelen av å dele ting med kommunen og 1700 ansatte


    Selv om ikke alle fellesråd ser verdien av et felles ansatt- og organisasjonsregister finner vi ut gjennom videre dialog / intervju at ANSORG kan bidra til å løse mange av utfordringene som fellesrådsansatte setter ord på.

     

    OVER HALVPARTEN AV FELLESRÅDENE FRA INTERVJU SYNES DET ER MANGE FAGSYSTEM Å REGISTRERE I.

    Eksempler på utfordringer:

    "Det å få fagsystemene til å snakke bedre sammen ville gitt stor verdi"

    "Jeg kan sitte en halv dag for å gi tilganger til én ny person i fagsystemet"

    "Det hadde vært fint å minimere manuell registrering av nye prester i soknet (som allerede er en del av rettssubjektet)"


    Med ANSORG vil registrering av ansattinformasjon automatisk oppdateres i flere av de kirkelige systemene. Dette vil minimere arbeidet og nyansatte får raskere tilgang til nødvendige systemer.

    Et fellesråd skal registrere en ny ansatt. Fellesrådet legger til informasjon om den ansatte direkte i ANSORG. Er det en ny prest i fellesrådet vil informasjon om presten allerede ligge tilgjengelig i ANSORG og eventuell ny informasjon kan legges til. De kirkelige løsningene snakker sammen og informasjon som legges til vil oppdateres i flere av løsningene.

    I fremtiden
    I fremtiden vil det bli enda enklere å styre tilganger. Ved å legge til stillingskode på nyansatt får den nyansatte automatisk tilgang til de løsningene som er ment for stillingen.

    Ansatte i kirken bruker idag flere forskjellige e-post adresser for å logge på forskjellige løsninger. Selv om ANSORG ikke i selv løser problemet vil registeret bli en viktig brikke for å forenkle pålogging.

    FLERE KIRKEVERGER ER MISFORNØYD MED DELER AV DAGENS KIRKELIGE IT-LØSNINGER.

    Eksempler på utfordringer:

    “Kommunen har løst oppgaver/utfordringer bedre enn enkelte av kirkens IT-leverandører”

    "Enkelte av kirkens IT-leverandører oppfattes som dyre og tunggrodde"

    "Misfornøyd med vår kirkelige IT-leverandør, opplever systemene som vanskelig å bruke"

    “Hvem sitt behov er ANSORG, har kirkerådet samme behov som fellerådene?”

    IT-landskapet til kirken er svært fragmentert og har vært preget av lite samarbeid. Vi ser at dette har vært med på å skape utfordringer. Verdiene i digitaliseringsstrategien er derfor viktig for å etablere gode felles løsninger for kirken.

    Det samarbeides godt, men vi er ikke i mål med gode felles løsninger på alle områder der vi trenger dette. Gjennom standardiserte felles løsninger, god informasjonsflyt og automatisering kan både effektivitet, kost og kvalitet forbedres. ANSORG er nødvendig for å lykkes med felles løsninger.

    MANUELL AVREGISTRERING I HVERT SYSTEM GJØR DET LETT Å GLEMME.

    Eksempler på utfordringer:

    "Kan fort glemme det, spesielt nettbanken. Tidligere ansatte får da post hen ikke skal ha"

    "Fant en person som hadde sluttet i februar som fortsatt lå inne (2-3 mnd senere). Men ellers bra"

    "Savner en prosess hvor aktuelle personer blir minnet om aktiviteter og hvor en krysser av underveis i prosessen"

    I ANSORG vil en kunne kontrollere tilganger en ansatt har i ulike systemer. Det vil gjøre at avregistrering går raskere og det blir enklere å ha kontroll på at tidligere ansatte ikke sitter med tilganger de ikke skal ha.

    En ansatt skal slutte i et fellesråd. I ANSORG kan fellesrådet få en checkliste med påminnelser om hvor den ansatte må avregistreres. Det har gjort det enklere for fellesrådet å ha kontroll på at de ikke fortsetter å betale for tilganger som tidligere ansatte ikke skal ha. Det har også ført til at tidligere ansatte ikke får post de ikke skal ha på grunn av avregistrering har blitt glemt.

    Hvis det er behov for tilganger etter avsluttet arbeidsforhold kan fellesrådet få påminnelse om avregistrering på valgt dato slik at det ikke blir glemt.

    I fremtiden
    ANSORG kan sende automatisk avregistrering til andre systemer når noen meldes ut.

    LITE OVERSIKT PÅVIRKER ARBEIDSPROSESSER RUNDT RAPPORTERING.

    Eksempler på utfordringer:

    "Utfordrende at vi ikke er superbrukere i kommunens systemer, og er avhengig av andre for å få oversikt/tilgang"

    "Har lite oversikt over hvor ansatte jobber i hvilken stilling og sokn, det gjør det vanskelig å organisere f.eks. bemanning ved sykdom"


    "Det hadde vært fint om ANSORG kunne hjulpet med rapportering"

    Når ansattopplysningene holdes oppdatert i ANSORG kan dette benyttes til rapportering og for å ha oversikt.

    Med ANSORG slipper fellesrådene å sende rapporter før kirkevalget da dette vil være tilgjengelig i ANSORG.

    Hvis det for eksempel skal inviteres til storstab-tur vil ANSORG gi oversikt over hvem som jobber sammen - både de som er ansatt i fellesrådet og rettssubjektet. Fellesrådet kan enkelt invitere alle og unngår at noen blir glemt.

    I fremtiden
    På sikt kan ANSORG også kunne hjelpe med flere rapporter, for eksempel årlig rapportering til KA.

    SAMARBEID MELLOM FELLESRÅDENE KAN FORENKLE KUNNSKAPSOVERFØRING.

    Eksempler på utfordringer:

    "Nyansatte har mer nytte av et felles register"

    "Lavere kunnskapsnivå ute hos små fellesråd som ikke har nok ressurser til å drive god opplæring"

    "Tidligere ansatt kan ha tilganger i 3-6 mnd. Etter endt arbeidsforhold for å hjelpe nyansatt"

    Tilgjengelig kontaktinfo til andre ansatte kan gjøre kunnskapsdeling enklere, og vi kan enklere lære av hverandre.

    Lisa er diakon i et fellesråd. Hun har jevnlig kontakt med andre diakoner i prostiet. Hun setter pris på at ANSORG legger til rette for samhandling.

    Lisa får også tilgang til varierte kurs gjennom læringsplattformen til Den norske kirke. Hun føler seg trygg på at hun kan tilegne seg ny kunnskap ved hjelp av kirkens løsninger.

    Lisa får en følelse av at det gjennom delingskultur skapes trygghet og motivasjon for å komme med forslag og høste av andres erfaringer.

    VI SER AT FLERE ER POSITIVE TIL FELLES LØNNSKJØRING I DEN NORSKE KIRKE.

    NOEN SYNES AT NÆRHET MELLOM DE SOM DRIFTER SYSTEMENE ER VIKTIGERE ENN NÆRHET TIL KOMMUNEN. ANDRE ØNSKER FELLES LØNNSKJØRING, MEN VIL BEHOLDE REGNSKAP HOS KOMMUNEN.

  • Hvem er ANSORG-teamet?


    Ina A. Toverud

    Produkteier ANSORG
    e-post

     


    Malene Berg Sundsøy

    Interaksjonsdesigner ANSORG
    e-post

     


    Solveig Meyer

    Koordinator ANSORG
    e-post

     


    Tushar Thakkar

    Tech. lead ANSORG
    e-post

     


    Walid Haidari

    Utvikler ANSORG
    e-post

     

    Arne Handegard
    Utvikler ANSORG
    e-post

     

    Lars Hafsahl Johansen
    Utvikler ANSORG
    e-post

     


    Anna Kaasen

    Kommunikasjon og opplæring  ANSORG
    e-post

Kontaktpersoner