Ansatt- og organisasjonsregister (ANSORG)

Ansatt- og organisasjonsregisteret er bygget på hyllevare fra SAP, som er konfigurert for kirken. Det betyr at vi tilpasser et ferdig produkt til kirkens behov. 

Hvorfor et felles register?

ANSORG er en database med informasjon om kirkens ansatte, hvor de jobber og hvilke roller de har. Registeret skal speile den geografiske og juridiske strukturen i kirken, slik at det er mulig å se hvordan kirken henger sammen.

Et oppdatert register over alle ansatte som jobber i trossamfunnet Den norske kirke vil gjøre det enklere å lage gode digitale fellesløsninger. For kirken som helhet vil verdien av registeret øke etter hvert som løsningen videreutvikles: Ansatte skal få bedre arbeidsverktøy og en mer effektiv arbeidshverdag, mens medlemmer og innbyggere skal oppleve at det er enkelt å komme i kontakt med kirken.

Det å være en del av ansatt- og organisasjonsregisteret vil gi noen kortsiktige gevinster. I første omgang var det nødvendig å samle informasjon om ansatte ett sted for å muliggjøre gjennomføring av kirkevalget og medarbeiderundersøkelsen høsten 2023. På lengre sikt skal registeret blant annet brukes for å gi tilgang til kirkens felles læringsplattform og redusere antall pålogginger i hverdagen for ansatte.

Formålet med ANSORG er å redusere manuelt arbeid, øke effektiviteten og gi økonomiske besparelser. Opplysningene i ANSORG kan derfor ikke brukes til andre formål enn disse:

Hva kan ansatte selv, og deres personal- eller HR-ledere, se i registeret?

Du kan, når du får tilgang til registeret, se alle opplysninger som er lagt inn om deg. Din nærmeste leder, og eventuelt HR-medarbeidere hos din arbeidsgiver, vil kunne se de samme opplysningene om deg. Som regel vil det være kirkevergen i ditt fellesråd som har denne tilgangen.

Eksempel på det du som ansatt kan se om deg selv, og som også din leder/HR-leder kan se:

*Visningsnavn er det navnet som vises i e-post og Teams (og andre deler av Microsoft 365) og i ANSORG. Visningsnavnet er i utgangspunktet ditt fornavn, mellomnavn og etternavn, men visningsnavn kan endres, om du for eksempel har et mellomnavn du ikke ønsker å bruke. 

Merk at opplysninger som eksempelvis privat adresse, fødselsdato, stillingsprosent m.m. ikke er tilgjengelig for andre ansatte. Disse opplysningene vises kun for deg og dine personal- og HR-ledere, og for ANSORGs systemadministrator i Kirkerådet.  

Hvilke opplysninger kan andre ansatte i Den norske kirke se om deg i registeret?

Eksempel på hva andre ansatte i Den norske kirke vil kunne se om deg når de er logget inn i registeret: 

Ansattopplysninger etter avsluttet arbeidsforhold

Når ansatte slutter, vil de stå som inaktive brukere i registeret i fem år etter sluttdatoen. Opplysninger om inaktive brukere er ikke synlige eller søkbare for andre ansatte i registeret. 
 

Hvem kan se opplysninger om inaktive brukere?

I fem år etter avsluttet arbeidsforhold kan kirkeverger og HR-administratorer på tvers av juridiske enheter søke opp inaktive brukere og se: Dato for sist oppdatert informasjon, visningsnavn, telefon arbeid, e-postadresse, funksjonstittel, avdeling, enhet/seksjon, leder, brukernavn i kirkens fellesløsninger.
 
Hvis en kirkeverge eller HR-administrator (gjen-)ansetter en inaktiv bruker, vil de kunne se alle opplysninger, unntatt opplysninger om permisjon/fravær. Det samme gjelder dersom en kirkeverge/HR-administrator ansetter noen som allerede har en stilling i en annen enhet.  

Blir opplysningene om deg tilgjengeliggjort på nettsider?

Flere har spurt om opplysninger i ANSORG deles offentlig, for eksempel på soknets, fellesrådets eller Kirkerådets nettsider. 

ANSORG deler ikke opplysninger med offentlige nettsider. På sikt er det likevel et mål at nettsidene automatisk kan hente opplysninger fra ANSORG for å sikre oppdatert ansattinformasjon. Arbeidsgiver vurderer om den ansatte har en funksjon som tilsier at vedkommendes kontaktopplysninger skal være offentlig tilgjengelig, og fastsetter hva behandlingsgrunnlaget er etter personvernforordningen (se eksempel nedenfor). Det vil i tilfelle kun være aktuelt å legge ut følgende opplysninger: Bilde, stillingstittel og/eller funksjonstittel, visningsnavn, telefonnummer og e-postadresse.

Eksempel på vurdering av behov for å dele ansattes personopplysninger.pdf
 

Kan du reservere deg mot at andre ansatte i trossamfunnet kan se ditt jobb-telefonnummer i ANSORG?

Du kan i utgangspunktet ikke reservere deg mot at andre ansatte kan se opplysningene om deg, listet ovenfor, når de er innlogget i ANSORG. 

Den som administrerer dine opplysninger i ANSORG, avgjør om du kan reservere deg mot at andre ansatte i trossamfunnet kan se telefonnummeret ditt i registeret. 

Merk at opplysninger som eksempelvis privat adresse, fødselsdato, stillingsprosent m.m. ikke er tilgjengelig for andre ansatte. Disse opplysningene vises kun for deg og dine personal- og HR-ledere, og til ANSORGs systemadministrator i Kirkerådet.

Er det noen ansatte som IKKE skal stå oppført i registeret?

Ja. Dette er en oversikt over personer som IKKE skal registreres i ANSORG:

• Personer som står med beskyttelseskategori 6 og 7 i folkeregisteret. Har du spørsmål knyttet til dette, kan du sende en e-post til personvernombudet@kirken.no.
• Pensjonister - med unntak av pensjonistprester
• Personer som kun utfører enkeltoppdrag, sesong- eller vikartjenester
• Frivillige (med unntak av frivillige som fyller ansatt-funksjoner, og som derfor trenger lisenser og tilganger til digitale fellesløsninger som vanligvis brukes av fast ansatte)
• Folkevalgte og medlemmer i råd (foreløpig)

Når kan du oppdatere opplysningene om dine ansatte i ANSORG?

Kirkeverger og HR-ledere som kirkevergen har delegert ansvar til, har siden 2. oktober 2023 hatt mulighet til å logge seg inn i ANSORG for å kontrollere og oppdatere opplysninger om sine ansatte.  

Hvordan logger du deg inn?

I første omgang er det kun kirkeverger og/eller HR-ledere kirkevergen har delegert ansvar til, som skal logge seg inn.  Av sikkerhetshensyn må du bruke din @kirken.no-ID for å logge deg inn i registeret på ansorg.kirken.no. Påloggingsløsningen leveres av Kirkepartner. Dersom du ikke kjenner, eller har glemt, passordet til denne ID-en, kan du gå inn på https://passord.kirkepartner.no/. Se mer utfyllende informasjon og veiledning på ressurssiden ANSORG Brukerveiledning.

Er du ny kirkeverge og trenger tilgang til ANSORG?

Inntil videre kan du kontakte Solveig Meyer i teamet vårt for å få hjelp med tilgang til registeret (sm554@kirken.no). Vi jobber med å få på plass en oversiktlig veiledning for tilgang til registeret ved bytte av kirkeverge. 

Hva koster det å være med?

Det koster ingenting for fellesrådet å være en del av ANSORG.

Hvordan holdes ansattinformasjon i ANSORG oppdatert?

Det er fellesrådet som eier informasjonen om sine ansatte og er ansvarlig for å holde informasjonen oppdatert. 

Du som er kirkeverge må logge inn i ANSORG for å oppdatere opplysninger om dine ansatte. Informasjon og veiledning om hvordan du logger deg på, kontrollerer og oppdaterer ansattopplysninger, finner du på denne ressursbanksiden: ANSORG Brukerveiledning
Merk: Veiledningene oppdateres fortløpende i april og mai 2024 for å vise de nyeste endringene i registerets brukergrensesnitt.

Hvem skal med i registeret?

Vi prioriterer nå å få inn opplysninger om alle ansatte, også de som er ansatt i en lav stillingsprosent. Dette er viktig for å kunne gi alle tilgang til felles løsninger, slik som læringsplattformen. Etter hvert vil det være aktuelt å få inn flere i registeret, som rådsmedlemmer.

Skal ansatte med soknet som arbeidsgiver inn i ANSORG?

Ja. Det opprettes ingen egen administrator for soknet i registeret, men kirkevergen kan velge å delegere ansvar til en medarbeider i soknet ved å gi denne HR-Admin-rolle i registeret. Personer med denne rollen vil kunne se og endre opplysninger på vegne av hele fellesrådet. 

Er det noen ansatte som IKKE skal stå oppført i registeret?

Ja. Dette er en oversikt over personer som IKKE skal registreres i ANSORG:

• Personer som står med beskyttelseskategori 6 og 7 i folkeregisteret. Har du spørsmål knyttet til dette, kan du sende en e-post til personvernombudet@kirken.no.
• Pensjonister - med unntak av pensjonistprester
• Personer som kun utfører enkeltoppdrag, sesong- eller vikartjenester
• Frivillige (med unntak av frivillige som fyller ansatt-funksjoner, og som derfor trenger lisenser og tilganger til digitale fellesløsninger som vanligvis brukes av fast ansatte)
• Folkevalgte og medlemmer i råd (foreløpig)

Må man ha @kirken.no e-post for å være med?

Man må ikke ha kirken.no e-post for å være oppført i registeret, men man vil få et @kirken.no/@kyrkja.no-brukernavn som skal brukes til pålogging til ANSORG. Du trenger ikke å ha Kirkepartner som leverandør av skrivebordtjenester for å få @kirken.no-bruker. Målet er en helhetlig påloggingspolitikk, slik at du kun trenger ett brukernavn og passord for å logge på kirkens fellesløsninger.

Hvem er det som eier ansattopplysningene i ANSORG?

Den som har personalansvar eier og har tilgang til opplysningene. I de fleste fellesråd vil dette være kirkevergen. 
 

Ansatte med flere arbeidsgivere

For ansatte med flere arbeidsgivere, vil alle arbeidsgiverne ha tilgang til å vedlikeholde opplysninger på den ansattes profil i registeret. Arbeidsgivere kan kun redigere jobbinformasjon knyttet til stillingen den ansatte har hos dem, men alle arbeidsgiverne vil ha tilgang til å redigere den ansattes personinformasjon i registeret. Vi anbefaler at kun den ansattes primærarbeidsgiver vedlikeholder personinformasjonen. 

Hvem er primærarbeidsgiver

Den stillingen som først ble opprettet i ANSORG, står som primærstilling. Dette kan enkelt endres i ANSORG, hvis en annen stilling er den primære. Primærstilling er merket med stjerne i ansattes personprofil.
Vi anbefaler at primærstilling er enten stillingen med høyest stillingsprosent, eller stillingen med tidligste startdato, hvis prosenten er lik. 

Eksempel: Dersom Ane Ansatt har en 20% stilling i A fellesråd, og en 50% stilling i B fellesråd, bør stillingen i B fellesråd markeres som primærstilling. Kirkeverge i B fellesråd blir da primærarbeidsgiver, og den som bør vedlikeholde Ane Ansatts personinformasjon. 

Hvorfor bør ansattinformasjon holdes oppdatert i ANSORG?

Målet er at ANSORG skal fungere som en master som overfører informasjonen til andre viktige systemer og rapporteringer, og dermed reduserer mengden administrativt arbeid. Det gjør det nødvendig å holde ansattinformasjonen oppdatert.

Når vil du som ansatt få tilgang til registeret?

ANSORG-teamet har foreløpig kun gitt ledere tilgang til registeret for å se og redigere opplysninger. Vi jobber nå med å forbedre brukergrensesnittet i løsningen. I neste fase vil vi jobbe for å gi ansatte tilgang til registeret. 

Når får ansatte i fellesrådet tilgang til læringsplattformen?

Før informasjon i registeret kan overføres til andre systemer, må ansattopplysningene være fullstendige og oppdaterte. Derfor prioriterer teamet å gi ledere tilgang til registeret for å se og redigere opplysninger. Ansattes tilgang til læringsplattformen prioriteres våren 2024. 
 

Hvorfor er ikke lønnssystem/-opplysninger en del av ANSORG-prosjektet?

Lønnsopplysninger (samt sykefravær) er vurdert som sensitive opplysninger som ikke er nødvendige i et register over ansatte i Den norske kirke. For at registeret skal være i henhold til Personvernforordningen, tilsier prinsippet om dataminimering at det ikke skal samles inn mer informasjon enn det som er nødvendig for å dekke formålet. Formålet som er satt for ANSORG gjør at det ikke er behandlingsgrunnlag for å håndtere informasjon om lønn.

Ina A. Toverud
Produkteier ANSORG
e-post

Malene Berg Sundsøy
Interaksjonsdesigner ANSORG
e-post

Solveig Meyer
Koordinator ANSORG
e-post

Tushar Thakkar
Tech. lead ANSORG
e-post

Walid Haidari
Utvikler ANSORG
e-post

Dragos Ismana
Utvikler ANSORG
e-post

Lars Hafsahl Johansen
Utvikler ANSORG
e-post

Anna Kaasen
Kommunikasjon og opplæring ANSORG
e-post

Vi jobber med å lage oppdaterte veiledninger om hvordan du kan søke og endre opplysninger i registeret. Oppdaterte veiledninger blir fortøpende publisert på denne siden i løpet av april og mai 2024: ANSORG Brukerveiledning.

Informasjon om pålogging og brukerstøtte er flyttet til en egen ressursside: ANSORG Brukerveiledning
Veiledningene på denne siden oppdateres fortløpende i løpet av april og mai 2024. 

Tilgang

Det koster ingenting å være med i Ansatt- og organisasjonsregisteret. 

Foreløpig er det kun kirkeverger og enkelte HR-rådgivere som kan logge inn i registeret. Er du ny kirkeverge? Kontakt koordinator i ANSORG, Solveig Meyer (sm554@kirken.no) for å få tilgang.  

Hvordan bli med