Råd om digitale løsninger til fellesråd og bispedømmeråd som vil samarbeide med andre

1. Utgangspunkt

Spørsmål om utvikling av kirkens organisering har vært oppe til behandling i Kirkemøtet flere ganger. Kirkemøtet har vedtatt at kirkens organisasjon skal videreutvikles blant annet gjennom konkret samarbeid mellom de kirkelige arbeidsgiverne, ved å utvikle fellestjenester og gjennom kulturbygging. 

Digitalisering og digitale fellesløsninger er en forutsetning for å få effekt av et samarbeid på tvers av fellesråd og bispedømmeråd. Dessuten er digitale fellesløsninger i seg selv noe det er aktuelt for de ulike enhetene å samarbeide om. 

Samarbeid om digitalisering mellom fellesråd, KA og Kirkerådet har pågått i flere år. Den norske kirke har en felles samstyringsmodell, det satses på digitale fellesløsninger og alle fellesråd har inngått en forpliktende avtale (tilslutningsavtalen) om en felles ordning for personvern og informasjonssikkerhet. Det er også etablert en digitaliseringsstrategi som fremhever deling, samarbeid og kompetanseløft.

2. Muligheter ved samarbeid 

Samarbeidsprosjekter gir muligheter for mange ulike varianter av samarbeid og samledelse. Prosjekter kan blant annet gjelde HR/personal, lønn- og regnskap, HMS, kirkebygg, gravplass, trosopplæring eller konfirmantarbeid. 

For å få god effekt av et samarbeid må partene ha et minimum av felles digital infrastruktur. I praksis betyr det å jobbe på samme plattform. De som samarbeider, kan med fordel også benytte de samme fagsystemene, slik at man lett kan jobbe for hverandre uten å bytte system. 

2.1 Felles plattform for samhandling 

Effektiv samhandling fordrer en felles plattform for e-post, kalender, samhandling og deling av dokumenter (Teams og Office 365-produkter som Word, Excel og Outlook). Alle fellesråd og bispedømmer har en slik plattform: enten Kirkens lokale skrivebord (kirkens egen plattform) eller en tilsvarende plattform levert fra en tredjepartsleverandør – for eksempel fra kommunen. 

Eksempel: Tre fellesråd skal samarbeide. To er på hver sin kommunes plattform, og ett fellesråd er på Kirkens lokale skrivebord (KLS). 

Scenario 1: De tre fellesrådene fortsetter å benytte ulike plattformer 

Når alle de tre fellesrådene er på hver sin plattform, vil gjerne kommunikasjon mellom partene foregå på e-post. Det er lite effektivt og skaper krevende arbeidssituasjoner. Teams er et bedre egnet verktøy for avklaringer, felles fillagring, felles grupperom og samarbeid om dokumenter. Teams gjør det også enklere å etterleve krav til informasjonssikkerhet og personvern. Kommunikasjon internt i ett eller flere av fellesrådene vil fortsatt kunne foregå i Teams. 

Å bruke Teams på ulike plattformer vil medføre at to av fellesrådene må ha gjestebrukere på den tredjes plattform. Dette er mer teknisk krevende enn ved bruk av felles plattform og vil gi begrensninger på rettigheter for gjestebrukere. Uten felles plattform kan man heller ikke dele kalender slik at man kan se tilgjengelige personer eller møterom hos de andre fellesrådene. Det vil også være mer krevende å etterleve felles krav til informasjonssikkerhet og personvern fordi dette håndteres av flere leverandører. Det vil ikke være mulig å få oversikt og påvirke sikringstiltak hos alle kirkens plattformleverandører. 

Fysisk samarbeid blir også utfordrende med ulike plattformer. Hvis en ansatt jobber i kontorlokalene til et annet fellesråd, vil det kunne bli vanskeligere å skrive ut dokumenter. Man vil betraktes som gjest på deres nettverk. Dette kan gi ulike begrensninger avhengig av lokal nettverkskonfigurasjon. Hvis vedkommende skal ha gode tilganger i alle fellesråd, må vedkommende ha flere PCer, der hver av dem er rullet inn på hver sin plattform. Dette er upraktisk og dyrt. Det frarådes bruk av leverandører som ikke ruller inn PCer i en sikkerhetsordning som gjør at PCen sikres, administreres og kan fjernslettes av leverandøren. 

Scenario 2: De tre fellesrådene benytter samme (inter-)kommunale plattform 

Hvis alle de tre fellesrådene er på samme plattform, forenkler dette samhandlingen mellom fellesrådene. Dersom det ikke allerede finnes en interkommunal leverandør, oppstår spørsmålet om fellesrådene kan få en av kommunene til å bli «vertskap» og levere plattform også til ansatte i samarbeidende fellesråd. Det kan være en ressurskrevende prosess å etablere dette. Uten å vite konkret hva den enkelte kommune ønsker eller har mulighet til, er det noen utfordringer ved å la en kommune være vertskap: Blant annet vil trolig alle brukere få en e-postadresse som inneholder vertskommunens navn – også de som jobber i en annen kommune – fordi navnestandard for kommunale e-postadresser er navn@[kommunenavn].kommune.no. I tillegg vil vertskommunen trolig ikke påta seg eller ha mulighet til å koble til skrivere og møterom hos fellesrådene utenfor vertskommunen. 

Dersom alle de tre fellesrådene benytter samme interkommunale plattformleverandør, vil samhandling mellom fellesrådene være enklere. Ulempen er at det forenklede samarbeidet vil være avgrenset til fellesrådene som er tilknyttet denne leverandøren, og ikke alle andre enheter i Den norske kirke som bruker Kirkens lokale skrivebord. For eksempel vil ansatte på bispedømmekontoret ikke kunne benytte en interkommunal plattform. 

Scenario 3: De tre fellesrådene benytter Kirkens lokale skrivebord som plattform 

Når alle de tre fellesrådene benytter Kirkens lokale skrivebord, vil det forenkle samhandling mellom ansatte i disse tre fellesrådene, men også samhandling med alle andre enheter som benytter denne plattformen. De tre fellesrådene vil få tilgang til felles e-post, kalender, møterom, skrivere og Teams. Det er også mulig å tilpasse et lokalt intranett for de samarbeidende enhetene, slik de får tilgang til felles informasjon. Man kan samarbeide om innføring, opplæring av ansatte og kommunikasjon via lokalt intranett eller Teams, med utgangspunkt i kirkens felles veiledningsmateriale og støtte. Dette gir en effektiv innføring av nye digitale løsninger. Krav til informasjonssikkerhet og personvern håndteres gjennom samme plattform og kan justeres raskt hvis risikobildet endrer seg. Leverandørstyringen vil her håndteres på nasjonalt plan. En slik løsning vil derfor bidra til god kontroll på sikringstiltak og sikringsnivå. 

Bestilling av lisenser til plattformen og opprettelse og avslutning av brukerkonto må skje gjennom leder eller bemyndiget i hvert fellesråd og kan i dag ikke delegeres til ansatt i en annen enhet. 

Kommunale tjenesteytingsavtaler som omfatter plattform, er uansett et hinder for samhandling, samt styring og håndtering av informasjonssikkerhet og personvern innad i kirken. Den norske kirke kan fortsatt ha stor nytte av tjenesteytingsavtaler på andre områder, men for at kirken enklere skal kunne samhandle og dele informasjon internt er det nødvendig at hele kirken jobber mest mulig i de samme løsningene. 

Når fellesråd benytter samme plattform, kan de også lettere samarbeide på ulike fagområder. Med Kirkens lokale skrivebord vil pålogging til flere av fagsystemene kunne skje automatisk og brukeradministrasjon forenkles. 

2.2. Felles fagsystemer for arbeidsdeling 

For å samarbeide om et fagområde er det mest effektivt å bruke samme fagsystem. 

Mange løsninger gir mulighet for at en administrator eller en fagperson kan løse oppgaver på vegne av en annen enhet. Det vil være nødvendig å gå nærmere inn på det enkelte systemet for å se hvordan tilgang og administrasjon kan løses i praksis. I løsninger som forholder seg til juridiske enheter, slik som f.eks. regnskapssystemer eller arkiv, er det vanlig at andre eksterne kan ha tilgang til flere enheters data og forvalte disse på vegne av andre. Hvert av fellesrådene kan allikevel ha merkantile avtaler med den aktuelle leverandøren for sine brukere. De fleste systemer har betaling per bruker. 

Arkivering er et godt eksempel på et fagsystem som krever spisskompetanse, der det kan lønne seg å samarbeide. Arkivering blir ikke alltid prioritert. Det er mange som ikke har en fullverdig løsning, og arkivering krever kompetanse. Det er mye å hente på å samarbeide om en ressurs som ivaretar arkivering for flere fellesråd. Vedkommende må ha tilgang til det enkelte fellesråds arkiv. Hvis alle bruker fellesløsningen Dnk360, kan det settes opp slik at den eller de har tilgang til det enkelte fellesråds arkiv. De har da også tilgang til postboks og kan lage postlister. Selv om man fører arkiv i flere arkivdeler, er det mye å hente på å samle denne tjenesten. Det sikrer kompetanse og god forvaltning for de samarbeidende fellesrådene. 

3. Personvern, avtaler og tilganger

Den norske kirke behandler mange personopplysninger både som trossamfunn, arbeidsgivere og gravplassmyndigheter.

Den norske kirke har en felles ordning for personvern og informasjonssikkerhet, der alle fellesråd og Kirkerådet har avtalt felles behandlingsansvar for personopplysninger vi behandler som trossamfunn (medlems- og publikumskontakt). Som trossamfunn regnes hele Den norske kirke som «ett organ» på grunn av organisasjonens oppbygning og medlemsstruktur. Avtalen om felles behandlingsansvar omfatter ikke fellesrådenes behandling av personopplysninger som arbeidsgivere eller gravplassmyndigheter, men det er ikke til hinder for at fellesråd kan avtale felles behandlingsansvar.

Ansatte med tjenstlig behov kan forvalte informasjon, også personopplysninger, på vegne av en annen juridisk enhet enn vedkommendes arbeidsgiver i samme trossamfunn. Det er viktig at enheter som skal samarbeide, inngår en enkel samarbeidsavtale som beskriver formålet med og omfanget av samarbeidet. Avtalen bør beskrive ansvarsfordeling mellom enhetene, blant annet ansvar for rolle- og tilgangsstyring til digitale verktøy. En slik avtale rokker ikke ved hver enkelt kirkeverges behandlingsansvar for informasjon knyttet til sin virksomhet. 

4. Gevinster 

Det kan være vanskelig å få ut gevinster av samarbeidet uten at man også deler og har tilgang til informasjon på tvers av de samarbeidende enheter. Informasjonsdeling er en forutsetning for å kunne utnytte ansattes kompetanse på tvers av ulike enheter, og på denne måten øke kvaliteten på arbeidet og få en mer stabil tjeneste ved sykdom og ferier. Gevinsten av å bruke felles løsninger er blant annet at man faktisk får til den samhandling og tilgang til informasjon som er nødvendig for å gjøre jobben på en effektiv måte. 

Mer informasjon og råd 

Kirkerådet gir gjerne råd til fellesråd og bispedømmeråd som skal etablere samarbeid om digitale løsninger. Se kontaktpersoner. 

Mer informasjon om digitaliseringsarbeidet i kirken og digitale fellesløsninger finnes på ressursbanken.no/digi