Ansatt- og organisasjonsregister (ANSORG)

Hvorfor et felles register?

I tillegg til at de ansatte nå får enklere tilgang til informasjon om sine kollegaer på tvers av de juridiske enhetene og organiseringen i kirken, er målet med ANSORG å gjøre det enklere å få tilgang til gode digitale fellesløsninger. For kirken som helhet, vil verdien av registeret øke etter hvert som antall integrasjoner øker: Ansatte skal få bedre arbeidsverktøy og en mer effektiv arbeidshverdag, mens medlemmer og innbyggere skal oppleve at det er enkelt å komme i kontakt med kirken. 

Lederen for den enkelte juridiske enhet, som regel en kirkeverge eller HR-leder, eier informasjonen om sine ansatte og er ansvarlig for å holde denne oppdatert i ANSORG.  

I dag tildeler ANSORG kirken/kyrkja-ID for alle ansatte for innlogging i fellesløsningene. ANSORG har blitt benyttet til gjennomføringen av kirkevalg og medarbeiderundersøkelsen. I løpet av oktober 2024 vil alle kirkens ansatte få tilgang til Læringsplattformen gjennom sin kirken/kyrkja-ID.  

Det jobbes også med at registeret i større grad skal speile den geografiske og juridiske strukturen i kirken, slik at det er mulig å se hvordan kirken henger sammen. 

Formålet med ANSORG er å redusere manuelt arbeid, øke effektiviteten og gi økonomiske besparelser. Opplysningene i ANSORG kan derfor ikke brukes til andre formål enn disse:

ANSORG skal fungere som en master som overfører informasjonen til andre viktige systemer og rapporteringer, og reduserer dermed mengden administrativt arbeid.

Når en ansatt er eller blir registrert ANSORG får den ansatte tildelt en kirken/kyrkja-ID. Ved registrering av en ny ansatt vil ANSORG sjekke om den ansatte har en ID fra et tidligere, eller nåværende arbeidsforhold. ID’en vil bli synlig i ANSORG og ID-web i løpet av 20 minutter.

Brukeren må legges inn med et unikt mobilnummer. Av sikkerhetsmessige årsaker kan ikke to brukere ha samme mobilnummer. 

Denne ID-en benyttes til innlogging i mange av kirkens fellesløsninger. Den ansattes kirke/kyrkje-ID, er ikke en e-postadresse, med mindre den ansatte også har Kirkens lokale skrivebord eller Kirkepartner Mini.  

Bestilling av lisenser for Kirkens lokale skrivebord og tilganger for brukeren gjør du i ID-web. Les mer om ID-web. For andre tilganger se informasjon om den enkelte fellesløsningen på Ressursbanken.

Det er viktig å etablere en rutine for å oppdatere ANSORG før ID-web og andre systemer. Overføring av data fra ANSORG fungerer ulikt for de ulike fellesløsningene, og en ansatt som bare er registrert i ID-web vil ikke få tilgang til Læringsplattformen.  

Logg inn i ANSORG (ansorg.kirken.no), og se dine egne ansattopplysninger.  Her finner du også kontakt- og stillingsinformasjon om dine kollegaer.

I tillegg kan man se organisasjonskartet til de ulike juridiske enhetene i Den norske kirke. 

Du logger inn med din kirken/kyrkja-ID og passord. Er du allerede logget inn på Kirkens lokale skrivebord har du automatisk tilgang. 

Hva kan ansatte selv, og deres personal- eller HR-ledere, se i registeret?

Du kan, når du får tilgang til registeret, se alle opplysninger som er lagt inn om deg. Din nærmeste leder, og eventuelt HR-medarbeidere hos din arbeidsgiver, vil kunne se de samme opplysningene om deg. Som regel vil det være kirkevergen i ditt fellesråd som har denne tilgangen.

Eksempel på det du som ansatt kan se om deg selv, og som også din leder/HR-leder kan se:

*Visningsnavn er det navnet som vises i e-post og Teams (og andre deler av Microsoft 365) og i ANSORG. Visningsnavnet er i utgangspunktet ditt fornavn, mellomnavn og etternavn, men visningsnavn kan endres, om du for eksempel har et mellomnavn du ikke ønsker å bruke. 

Merk at opplysninger som eksempelvis privat adresse, fødselsdato, stillingsprosent m.m. ikke er tilgjengelig for andre ansatte. Disse opplysningene vises kun for deg og dine personal- og HR-ledere, og for ANSORGs systemadministrator i Kirkerådet.  

Hvilke opplysninger kan andre ansatte i Den norske kirke se om deg i registeret?

Eksempel på hva andre ansatte i Den norske kirke vil kunne se om deg når de er logget inn i registeret: 

Ansattopplysninger etter avsluttet arbeidsforhold

Når ansatte slutter, vil de stå som inaktive brukere i registeret i fem år etter sluttdatoen. Opplysninger om inaktive brukere er ikke synlige eller søkbare for andre med ansattilgang i registeret. 
 

Hvem kan se opplysninger om inaktive brukere?

I fem år etter avsluttet arbeidsforhold kan kirkeverger og HR-administratorer på tvers av juridiske enheter søke opp inaktive brukere og se: Dato for sist oppdatert informasjon, visningsnavn, telefon arbeid, e-postadresse, funksjonstittel, avdeling, enhet/seksjon, leder, brukernavn i kirkens fellesløsninger.
 
Hvis en kirkeverge eller HR-administrator (gjen-)ansetter en inaktiv bruker, vil de kunne se alle opplysninger, unntatt opplysninger om permisjon/fravær. Det samme gjelder dersom en kirkeverge/HR-administrator ansetter noen som allerede har en stilling i en annen enhet.  

Blir opplysningene om deg tilgjengeliggjort på nettsider?

Flere har spurt om opplysninger i ANSORG deles offentlig, for eksempel på soknets, fellesrådets eller Kirkerådets nettsider. 

ANSORG deler ikke opplysninger med offentlige nettsider. På sikt er det likevel et mål at nettsidene automatisk kan hente opplysninger fra ANSORG for å sikre oppdatert ansattinformasjon. Arbeidsgiver vurderer om den ansatte har en funksjon som tilsier at vedkommendes kontaktopplysninger skal være offentlig tilgjengelig, og fastsetter hva behandlingsgrunnlaget er etter personvernforordningen (se eksempel nedenfor). Det vil i tilfelle kun være aktuelt å legge ut følgende opplysninger: Bilde, stillingstittel og/eller funksjonstittel, visningsnavn, telefonnummer og e-postadresse.

Eksempel på vurdering av behov for å dele ansattes personopplysninger.pdf
 

Kan du reservere deg mot at andre ansatte i trossamfunnet kan se ditt jobb-telefonnummer i ANSORG?

Du kan i utgangspunktet ikke reservere deg mot at andre ansatte kan se opplysningene om deg, listet ovenfor, når de er innlogget i ANSORG. 

Den som administrerer dine opplysninger i ANSORG, avgjør om du kan reservere deg mot at andre ansatte i trossamfunnet kan se telefonnummeret ditt i registeret. 

Merk at opplysninger som eksempelvis privat adresse, fødselsdato, stillingsprosent m.m. ikke er tilgjengelig for andre ansatte. Disse opplysningene vises kun for deg og dine personal- og HR-ledere, og til ANSORGs systemadministrator i Kirkerådet.

Er det noen ansatte som IKKE skal stå oppført i registeret?

Ja. Dette er en oversikt over personer som IKKE skal registreres i ANSORG:

• Personer som står med beskyttelseskategori 6 og 7 i folkeregisteret. Har du spørsmål knyttet til dette, kan du sende en e-post til personvernombudet@kirken.no.
• Personer som verken har D-nummer eller norsk fødselsnummer. 
• Pensjonister - med unntak av pensjonistprester
• Personer som kun utfører enkeltoppdrag, sesong- eller vikartjenester
• Frivillige (med unntak av frivillige som fyller ansatt-funksjoner, og som derfor trenger lisenser og tilganger til digitale fellesløsninger som vanligvis brukes av fast ansatte)
• Folkevalgte og medlemmer i råd (foreløpig)

Hvordan logger du deg inn?

Logg på med din kirke/kyrkja-Id. Veiledning for innlogging finner du på ressurssiden ANSORG Brukerveiledning.

Er du ny kirkeverge og trenger tilgang til ANSORG?

Vi jobber med å få på plass en oversiktlig veiledning for tilgang til registeret ved bytte av kirkeverge. Kontakt Kirkepartner Servicedesk (servicedesk@kirkepartner.no) for å få tilgang

Hvordan holdes ansattinformasjon i ANSORG oppdatert?

Lederen for den enkelte juridiske enhet, som regel en kirkeverge eller HR-leder, eier informasjonen om sine ansatte og er ansvarlig for å holde denne oppdatert i ANSORG. 

Kan man delegere ansvaret for vedlikehold av ansatte i ANSORG?

I ANSORG brukerveiledning under “Legg til administrator i ANSORG” får du veiledning på hvordan å gi noen samme rettigheter som kirkevergen/HR-leder. OBS: Som administrator i ANSORG får personen tilgang til å vedlikeholde opplysninger for alle ansatte i fellesrådet/enheten. 

Hvem skal med i registeret?

Vi prioriterer nå å få inn opplysninger om alle ansatte, også de som er ansatt i en lav stillingsprosent. Dette er viktig for å kunne gi alle tilgang til felles løsninger, slik som læringsplattformen. Etter hvert vil det være aktuelt å få inn flere i registeret, som rådsmedlemmer.

Skal ansatte med soknet som arbeidsgiver inn i ANSORG?

Ja. Det opprettes ingen egen administrator for soknet i registeret, men kirkevergen kan velge å delegere ansvar til en medarbeider i soknet ved å gi denne HR-Admin-rolle i registeret. Personer med denne rollen vil kunne se og endre opplysninger på vegne av hele fellesrådet. 

Er det noen ansatte som IKKE skal stå oppført i registeret?

Ja. Dette er en oversikt over personer som IKKE skal registreres i ANSORG:

• Personer som står med beskyttelseskategori 6 og 7 i folkeregisteret. Har du spørsmål knyttet til dette, kan du sende en e-post til personvernombudet@kirken.no.
• Personer som verken har D-nummer eller norsk fødselsnummer. 
• Pensjonister - med unntak av pensjonistprester
• Personer som kun utfører enkeltoppdrag, sesong- eller vikartjenester
• Frivillige (med unntak av frivillige som fyller ansatt-funksjoner, og som derfor trenger lisenser og tilganger til digitale fellesløsninger som vanligvis brukes av fast ansatte)
• Folkevalgte og medlemmer i råd (foreløpig)

Ansatte med flere arbeidsgivere

For ansatte med flere arbeidsgivere, vil alle arbeidsgiverne ha tilgang til å vedlikeholde opplysninger på den ansattes profil i registeret. Arbeidsgivere kan kun redigere jobbinformasjon knyttet til stillingen den ansatte har hos dem, men alle arbeidsgiverne vil ha tilgang til å redigere den ansattes personinformasjon i registeret. Vi anbefaler at kun den ansattes primærarbeidsgiver vedlikeholder personinformasjonen. 

Hvem er primærarbeidsgiver

Den stillingen som først ble opprettet i ANSORG, står som primærstilling. Dette kan enkelt endres i ANSORG, hvis en annen stilling er den primære. Primærstilling er merket med stjerne i ansattes personprofil.
Vi anbefaler at primærstilling er enten stillingen med høyest stillingsprosent, eller stillingen med tidligste startdato, hvis prosenten er lik. 

Eksempel: Dersom Ane Ansatt har en 20% stilling i A fellesråd, og en 50% stilling i B fellesråd, bør stillingen i B fellesråd markeres som primærstilling. Kirkeverge i B fellesråd blir da primærarbeidsgiver, og den som bør vedlikeholde Ane Ansatts personinformasjon.
 

Hvorfor er ikke lønnssystem/-opplysninger en del av ANSORG-prosjektet?

Lønnsopplysninger (samt sykefravær) er vurdert som sensitive opplysninger som ikke er nødvendige i et register over ansatte i Den norske kirke. For at registeret skal være i henhold til Personvernforordningen, tilsier prinsippet om dataminimering at det ikke skal samles inn mer informasjon enn det som er nødvendig for å dekke formålet. Formålet som er satt for ANSORG gjør at det ikke er behandlingsgrunnlag for å håndtere informasjon om lønn.

Hva koster det å være med?

Det koster ingenting for fellesrådet å være en del av ANSORG.

Vi jobber med å lage oppdaterte veiledninger om hvordan du kan søke opp, og endre, opplysninger i registeret. Oppdaterte veiledninger blir fortøpende publisert på denne siden: ANSORG Brukerveiledning.

Informasjon om pålogging og brukerstøtte er flyttet til en egen ressursside: ANSORG Brukerveiledning
Veiledningene på denne siden oppdateres fortløpende.

Hvordan bli med