Samarbeid med gjester på Kirkens lokale skrivebord

Når vi samarbeider deler vi ofte kirkens data. Derfor anbefaler vi å samarbeide på kirkens trygge plattform for samhandling og deling. Gjestetilgang til Kirkens lokale skrivebord gis til frivillige, rådsmedlemmer, samarbeidspartnere og ansatte som ikke er på Kirkens lokale skrivebord.

Det er ulike måter å samhandle på avhengig av om samarbeidet er kortvarig, eller langvarig. Det er mulig å samarbeide om dokumenter, delta i Teams-møter eller delta i et av kirkens Teams-rom. 

Ved kortvarig samarbeid kan du dele tilgang til en enkel fil. Da kan du samarbeide om innholdet enten det er en PowerPoint, et Excel-fil, eller Word-dokument.

Fordelen med å dele dokumentet er at du ikke sender kopier av dokumentet på e-post, og at all redigering skjer på Kirkens lokale skrivebord. Dessuten unngår du samarbeid på andre plattformer som for eksempel Google doc og Dropbox.

Slik gjør du:

• Dokumentet deles til gjestenes e-postadresse (husk å gi gjesten redigeringstilgang)
• Gjestene vil motta en e-post med en sikker kobling til dokumentet på e-post. I e-posten blir gjesten bedt om å skrive inn sin e-postadressen sin
• Gjesten mottar deretter en kode på e-post
• Gjesten skriver inn koden, og får tilgang til dokumentet. 

NB! Gjesten må skrive og redigere dokumentet i nettleseren.

Det er viktig å informere gjesten om hvordan du har tenkt å dele dokumentet. E-posten med koblingen til dokumentet kan havne i søppelposten, eller gjesten kan tro at koblingen er et phishing-forsøk.

Når dokumentet er ferdigstilt, bør du fjerne gjestens tilgang til dokumentet.

Formålet med Teams-møter er å møtes. Hvis målet er å samarbeide om dokumenter må dokumentene deles utenom møtet. Når et Teams-møte er over får ikke gjestene lenger tilgang til møte-chat, eller dokumenter som er delt i møtet. 

For å bli med i et møte som gjest trenger du ikke logge på en Teams-konto. Den som kaller inn til møtet, sender en kalenderinvitasjon på e-post. Gjesten får innkallingen og lenke til møte på e-post. Møtet vil legger seg i gjestens kalender.

Gjesten kan delta i møtet fra nettleseren, eller benytte Teams-appen på skrivebordet hvis man har det. En gjest kalles "ekstern" i et Teams-møte.

Ansatte som ikke er på Kirkens lokale skrivebord må inviteres med sin jobb-epost og ikke med KirkeID.

Denne veiledningen viser hvordan du legger til en gjest i Teams-rommet ditt, og hva gjesten må gjøre for å komme inn i Teams-rommet. 

Har du behov for support for å få tilgang som gjest? Kontakt Kirkepartner Servicedesk: Telefon 21 06 07 08 eller servicedesk@kirkepartner.no

I noen tilfeller må du ta kontakt med Servicedesk:

• Hvis du skal opprette gjestebruker fra utlandet.
• Hvis har logget inn som gjestebruker tidligere, og din Microsoft Authenticator er installert på en telefon du ikke har tilgang til lenger (Authenticator følger telefonen din)