Retningslinjer for kirkens Teams

Programmene i Microsoft 365, slik som Teams og Sharepoint, er en del av Kirkens lokale skrivebord. Kirkens lokale skrivebord og Microsoft 365 leveres av Kirkepartner, og Kirkerådet er systemeier. Som systemeier er Kirkerådet ansvarlig for å sørge for at lovkrav, informasjonssikkerhet og personvern er ivaretatt. Kirkerådet lager også standarder, og gir råd om bruk av løsningen.

Nedenfor finner du et utvalg retningslinjer og regler for Teams. 

På Teams/SharePoint lagres dokumenter og annet innhold som er nyttig for samhandling og deling. OneDrive er der du lagrer dine personlige jobbfiler. 

Dokumenter som skal bevares for ettertiden, må lagres i et sak- og arkivsystem, slik denne siden om arkivering i kirken forklarer. 

De fleste av kirkens dokumenter inneholder personopplysninger. Fordi vi er et trossamfunn skal slike personopplysninger oppbevares sikkert. Se mer om hvordan kirken behandler sine personopplysninger i virksomhetenes felles personvernerklæring.

I Informasjonsveilederen for Den norske kirke finner du retningslinjer og eksempler på hvor du skal lagre dokumenter. 

Alle Teams-rom må ha en eier. Derfor er det satt innstillinger som gjør at den siste eieren ikke kan forlate rommet. Hvis den siste eieren av rommet slutter i jobben, vil rommet likevel bli eierløst.

Medlemmer i Teams-rom og som ikke har en eier, vil kunne få en systemmelding der de blir bedt om å overta eierskapet for Teams-rommet. Får du en slik melding er viktig at du tar over som eier, eller finner en ny eier for rommet.

Det er bare eiere av Teams-rom som mottar varsel om for eksempel “Utløpsdato for Teams-rom". Det er en av årsakene til at alle Teams-rom må ha en eier.

På ressursbanksiden «Informasjonsveileder for Den norske kirke» kan du lese mer om hva Teams-romansvarlig skal gjøre.

De samme innstillingene som gjelder for Teams-rom er også satt for Office365-grupper.

Teams-rom som ikke blir brukt, slettes etter 365 dager med inaktivitet. Utløpsperioden begynner når gruppen opprettes, eller den datoen Teams-rommet sist var aktivt i bruk. Så lenge rommet brukes aktivt, vil du ikke få et varsel om fornyelse. 30 dager før utløpsdatoen, vil eiere få varsel på e-post, og kan utsette fristen. Eieren kan fornye utløpsperioden ved å gå inn i Teams-rommet og gjøre en aktiv handling. Les mer om dette her: Utløpspolicy for Microsoft 365-gruppe | Microsoft Learn

Gjenoppretting. Et slettet rom kan gjenopprettes kostnadsfritt ved å kontakte Servicedesk innen tre måneder.

Etter tre måneder kan filer og dokumenter (ikke selve rommet) gjenopprettes på bestilling. Dette gjelder alle Teams-rom opprettet etter oktober 2022. 

Teams-rom kan settes på pause. Microsoft kaller dette å arkivere rommet. Når et Teams-rom er satt på pause fryses all aktivitet i rommet, og det er bare eier som kan redigere eller legge ut nytt innhold. Husk å krysse av for at også Teams-rommets SharePoint-område blir skrivebeskyttet. All historikk inkludert chat blir bevart. Arkiverte Teams-rom har ingen utløpsdato, og kan når som helst gjenopprettes av eier. 

Arkiveringsfunksjonen kan være nyttig for prosjekt-team som har arrangementer som foregår skjelden, eller ved organisasjonsendringer hvor nye samarbeids-team skal opprettes og man har behov for å bevare historikken i en overgangsperiode. 

Selv om Teams-rommet blir satt på pause, må det alltid være to eiere av rommet, eier må ha oversikt over hvem som skal ha tilgang. 

Før du setter Teams-rommet på pause bør du hente ut arkivverdig materiale og overføre det til arkivløsningen. Når rommet ikke lenger har en funksjon, bør det slettes.

Muligheten til å bruke arkiveringsfunksjonen gjelder også for Teams-kanaler.

Som standard er det ikke tillatt å legge til tredjepartsapplikasjoner (apper eller tillegg) i kirkens felles Microsoft 365-programmer. En tredjepartsapplikasjon er i denne sammenheng en applikasjon, eller et program, som ikke leveres av Microsoft. Eksempler på tredjepartsapplikasjoner er Trello, Canva og Dropbox.

Denne standarden skal hindre at sensitiv informasjon på kirkens eget område leses, eller lagres, i andre applikasjoner som kirken ikke har en egen databehandleravtale med, og der kirken ikke kontrollerer sikkerheten. 

Når du oppretter et Teams-rom skal det som standard være et privat Teams-rom. I private Teams-rom har eier kontroll på hvem som har tilgang til rommet. Husk at alle medlemmer kan se, og redigere, innhold i Teams-rommet.

Risiko ved offentlige Teams-rom. Offentlige Teams-rom blir synlige for alle som bruker kirkens felles Teams – også de som ikke jobber i ditt fellesråd/enhet. Informasjon som lagres i slike rom, kan søkes opp av alle på kirkens Microsoft 365-område - også av personer som ikke selv er medlem av Teams-rommet. Bruk av offentlige Teams-rom øker derfor risikoen for at informasjon havner på avveie.

Offentlige Teams-rom kan vurderes hvis Teams-rommet er av nasjonal interesse og det kun er åpen informasjon som deles der. 

Når du inviterer noen som ikke er på Kirkens lokale skrivebord til kirkens Teams, så opprettes det automatisk en gjeste-konto for personen som inviteres. Gjesten må benytte tofaktorpålogging (MFA) for å få tilgang. 

Denne veiledningen viser hvorden du legger til en gjest i Teams-rommet ditt, og hva gjesten må gjøre for å komme inn i Teams-rommet. 

Gjester som ikke har logget inn med gjestekontoen sin de siste 12 månedene, vil få sin bruker slettet. 

Mangler du tilgang? 

Ordningen der en ansatt kunne få tilgang kun til Teams med en @kirken.no/kyrkja.no-bruker er avviklet.  Ansatte i fellesråd som ikke har Kirkens lokale skrivebord vil fortsatt få tilgang til Teams som gjester. Les mer om gjestetilgang på kirkens Teams.

Ordningen vil beholdes for kirkeverger. Kirkeverger kan bestille tilgang til kirkens Teams ved å kontakte Kirkepartner Servicedesk. 

Tilgangen forutsetter at du er korrekt registrert i Ansatt- og organisasjonsregisteret og at du bruker tilgangen aktivt. Tilgangen fjernes hvis du ikke har vært aktiv på 6 måneder. 

Begrensinger i Teams uten Kirkens lokale skrivebord

En medarbeider som kun har Teams med sin @kirken.no-bruker har ingen e-postboks eller kalender knyttet til denne brukeren. Derfor vil ikke vedkommende få varsler om møteinnkallinger. For å invitere personen til møter bør man sende koblingen til møtet direkte til medarbeiderens e-postadresse i en egen epost. 

For brukerstøtte kontakt Kirkepartner Servicedesk på telefon 21 06 07 08 eller e-post: servicedesk@kirkepartner.no

Mer informasjon om åpningstider mm. finner du her.

Kontakt
For mer informasjon kontakt produkteier for løsningen. Produkteiers kontaktinformasjon ligger nederst på denne siden.