Spørsmål og svar om rapportering

Fra 2025 skal rapportering for undervisningsfeltet (tidligere trosopplæring) gjøres i Kirka vår. Det åpnes for redigering og rapportering av undervisningsaktiviteter i Kirka vår 11. april.

Planverktøy for trosopplæring (PFT) er stengt for redigering fra og med 31. mars. Les mer om håndtering av innhold i PFT lenger ned.

Hva er nytt?

Aktivitetene har tre deler – en generell del, som er den samme for hvert år, andre del kan endres fra år til år og den tredje delen er evaluering og rapportering for hvert år.

• I første del ligger tittel, antall timer og samlinger, samarbeidssokn, ansvarlig, beskrivelse, kategori, vedlegg og tilknyttet satsing
• I andre del kan du marker du om aktiviteten skal gjennomføres i år, hvilke samarbeidssokn som gjennomfører dette året, målgruppe, antall samlinger og antall timer
• I del tre rapporterer du antall deltakere, og det er et fritekstfelt for å evaluere aktiviteter, for eksempel notere kommentar til oppslutning og deltakelse fra frivillige og ansatte

Fortsatt i utvikling

Kirka vår er fortsatt i utvikling, og flere designmessige og funksjonelle utbedringer kommer de nærmeste månedene, for eksempel:

• Forbedrede utskrifter for word og pdf.
• Enkelt tilgjengelige tall for tidligere planlagte og rapporterte aktiviteter.
• Tilgang til sentrale dimensjoner og mål, grunnlag og organisering fra trosopplæringsverktøyet.
• Hjelpetekster for de nye feltene.

Hva blir obligatorisk å rapportere?

Rapportering for 2025 og fremover vil være obligatorisk for et utvalg av aktiviteter som knyttes til tilskudd.  Både lokalt, regionalt og nasjonalt er det behov for gode tall om gjennomførte aktiviteter og arrangementer, og deltakelser på disse. Denne informasjonen er sentral for å synliggjøre Den norske kirke. Det kan også være nyttig å ha oversikt over deltagere når menigheter skal søke støtte for aktiviteter hos blant annet K-stud.

Undervisningsaktiviteter for målgruppe til og med 19 år skal også i 2025 rapporteres, men det blir færre felt som må fylles ut. I tillegg til de data som er obligatoriske å rapportere, vil menigheten kunne legge inn andre data for gjennomførte aktiviteter.

På undervisningsfeltet skal det fortsatt rapporteres:

• antall aktiviteter planlagt (det vil si oppdatert aktivitetsliste i Kirka vår)
• gjennomførte aktiviteter for målgruppe under 19 år
• antall deltakere 

Rapportering på fire utvalgte aktiviteter

Nasjonal statistikk har i flere år hentet ut tall for syv utvalgte tiltak for å se utvikling over tid. Disse er nå redusert til fire, og må markeres med en egen kategori i aktivitetsbeskrivelsen i Kirka vår:

• fireårsbok eller annet aktivitet for 4-åringer
• aktivitet for seksåringer
• tårnagenthelg eller tilsvarende
• lys våken eller tilsvarende

At gjennomføring av disse fire aktivitetene rapporteres, innebærer ikke at det er obligatorisk for hver menighet å gjennomføre alle disse. Kirkerådet ønsker likevel en fortsatt registrering når disse fire gjennomføres, for å ha nasjonale tall å vise til.

Kan vi registrere antall timer og samlinger?

I tillegg til et fritekstfelt vil det være mulig å legge inn informasjon om antall tilbudte timer og antall samlinger i aktivitetsbeskrivelsen hvis man ønsker det.  Det kan også komme flere felter, basert på informasjon om hva som er relevant for menighetene.

Er det en egen plan og egne felt for aktiviteter for undervisning og læring i Kirka vår? 

Alle undervisningsaktivitetene legges inn i felles aktivitetsoversikt som ligger under fanen Aktiviteter. Aktivitetene kan videre sorteres på kategorier, slik som for eksempel undervisning, diakoni, kirkemusikk osv. 

Hvem har tilgang til å se og redigere aktiviteter og evalueringer i Kirka vår?

For å lese eller redigere i Kirka vår må man ha et brukernavn og være logget inn. Hvem som faktisk har tilgang til hvert sokn varierer, men alle i stab og råd i soknet og fellesrådet kan få tilgang. I tillegg har prost og biskop, noen ansatte på bispekontoret og medlemmer av det valgte kirkerådet lesetilgang til alle planer. Det er derfor viktig at det ikke skrives sensitive opplysninger i aktivitetsbeskrivelsene eller i evalueringene. 

Kirkemøtet har vedtatt at tilskuddsforvaltningen i Den norske kirke skal endres. Den nye tilskuddsforvaltningen vil ta utgangspunkt i hvordan lokalkirken skaper aktivitet for de tildelte midlene. Slik forslaget foreligger vil økonomirapporteringen, slik fellesrådene kjenner det til nå, falle bort.

Dette har også innvirkning på rapporteringen. Det vil være behov for å synligjøre aktivitetens omfang og innhold. Fra og med 1.1.2026 er planen at rapportering på diakonifeltet også skje i Kirka vår. Det vil jobbes med hvordan rapportering på diakonifeltet skal skje, og det vil komme nærmere informasjon om dette i 2025.

Informasjon om til enhver tid gjeldende rutiner vil gjøres tilgjengelig her i ressursbanken. Er du usikker – ta kontakt med ditt bispedømmekontor for veiledning.

Hva skjer med planer og rapporter som er lagt inn i Planverktøy for trosopplæring?

Trosopplæringstiltak for 2024 ble rapportert i Planverktøy for trosopplæring (PFT) trosopplaring.kirken.no. Fristen var 15. januar 2025. Tall rapportert etter 10. februar blir ikke med i nasjonal oversikt.

Tiltaksbeskrivelser og rapporter fra Planverktøy for trosopplæring er allerede tilgjengelig for menighetene i Kirka vår. Aktivitetsbeskrivelsene blir redigerbare etter Kirka vår blir tatt i bruk som rapporteringsverktøy (uke 15).

NB! Det er kun siste versjon av tiltaks-/aktivitetsbeskrivelser som blir overført til Kirka vår. Det vil si at hvis beskrivelse av for eksempel Lys våken blir endret i 2025, tas ikke beskrivelsen fra 2024 eller tidligere med.

Tekstene fra Mål, grunnlag og organisering og Sentrale dimensjoner vil bli gjort tilgjengelig i Kirka vår i løpet av andre kvartal 2025. Man kan da bruke denne teksten videre i planarbeidet i Kirka vår. Tekstene er også tilgjengelige i gammelt verktøy til ca. juli 2025 (mer info og dato kommer).

Aktivitetsbeskrivelser og -rapporter for 2015-2021 forblir tilgjengelig i gammelt verktøy til ca. juli 2025, og det jobbes for at noe av denne informasjonen vil bli tilgjengelig et annet sted etter dette. Er menigheten opptatt av å bevare gamle tall (for 2015-2021), kan det være lurt å hente de ut, i Excel eller PDF.

Du finner mye informasjon om hvordan du kan planlegge, evaluere og rapportere i verktøyet Kirka vår.

Følg gjerne med på Ressursbanken for nyheter og veiledninger.

Har du spørsmål og innspill om lokalt planarbeid, kan du ta kontakt med ditt lokale bispedømmekontor.

Har du spørsmål til denne veiledningen eller har tekniske spørsmål? Send e-post til  kirkavar@kirken.no. 

For andre spørsmål om Kirka vår, klikk her: Kirka vår - samlet plan for arbeidet i soknet