Spørsmål og svar om rapportering

Trosopplæringstiltak for 2024 rapporteres i Planverktøy for trosopplæring (PFT) trosopplaring.kirken.no. Fristen var 15. januar 2025, hvis ikke noe annet ble avtalt. Tall rapportert etter 10. februar blir ikke med i nasjonal oversikt.

Når kan vi rapportere undervisning i Kirka vår?

Kirka vår klargjøres nå for undervisningsrapportering, og det vil åpnes for dette i uke 15 (8. - 11- april). Frem til da vil det ikke være mulig å redigere undervisningsaktiviteter i Kirka vår, utover de felter som ikke finnes i PFT (ekstra kategorier, årshjul m.m.).

Hva skjer med Planverktøy for trosopplæring (PFT)?

Det er mulig å redigering aktiviteter (tiltak) i PFT frem til 31. mars. Da vil data kopieres til Kirka vår for siste gang, og redigering stenges i PFT. Tekst og data vil være tilgjengelig for lesing og nedlasting i PFT frem til ca. juli 2025. Informasjon og nærmere dato om dette kommer senere.

Kan jeg laste ned en årsrapport for 2024?

Alle data vil være tilgjengelig frem til ca. juli i PFT. Årsrapport og andre uttrekk er nedlastbar i PDF eller Excel. Noen historiske data (for eksempel deltagere og antall timer) vil gjøres tilgengelig også etter dette. 

Hva skjer med planer og rapporter som er lagt inn i Planverktøy for trosopplæring?

Tiltaksbeskrivelser og rapporter fra Planverktøy for trosopplæring er allerede tilgjengelig for menighetene i Kirka vår. Aktivitetsbeskrivelsene blir redigerbare etter Kirka vår blir tatt i bruk som rapporteringsverktøy (uke 15).

NB! Det er kun siste versjon av tiltaks-/aktivitetsbeskrivelser som blir overført til Kirka vår. Det vil si at hvis beskrivelse av for eksempel Lys våken blir endret i 2025, tas ikke beskrivelsen fra 2024 eller tidligere med.

Tekstene fra Mål, grunnlag og organisering og Sentrale dimensjoner vil bli gjort tilgjengelig i Kirka vår i løpet av andre kvartal 2025. Man kan da bruke denne teksten videre i planarbeidet i Kirka vår. Tekstene er også tilgjengelige i gammelt verktøy til ca. juli 2025 (mer info og dato kommer).

Aktivitetsbeskrivelser og -rapporter for 2015-2021 forblir tilgjengelig i gammelt verktøy til ca. juli 2025, og det jobbes for at noe av denne informasjonen vil bli tilgjengelig et annet sted etter dette. Er menigheten opptatt av å bevare gamle tall (for 2015-2021), kan det være lurt å hente de ut, i Excel eller PDF.

Fra 2025 skal rapportering for undervisningsfeltet skje i Kirka vår. «Trosopplæring» heter der «kirkelig undervisning» og «tiltak» heter «aktiviteter».

Rapportering for 2025 og fremover vil være obligatorisk for et utvalg av aktiviteter som knyttes til tilskudd. Det vil gis veiledning i Kirka vår hvilke felt som er obligatoriske. Undervisningsaktiviteter for målgruppe til og med 19 år skal fortsatt rapporteres, men det blir færre felt som MÅ fylles ut.

I i tillegg til de tallene som er obligatoriske, vil menigheten kunne legge inn en del andre tall på gjennomførte aktiviteter.

Er det en egen plan og egne felt for aktiviteter for undervisning og læring i Kirka vår? 

Alle undervisningsaktivitetene legges inn i felles aktivitetsoversikt som ligger under fanen Aktiviteter. Aktivitetene kan videre sorteres på kategorier, slik som for eksempel undervisning, diakoni, kirkemusikk osv. 

Hvem har tilgang til å se og redigere aktiviteter og evalueringer i Kirka vår?

For å lese eller redigere i Kirka vår må man ha et brukernavn og være logget inn. Hvem som faktisk har tilgang til hvert sokn varierer, men alle i stab og råd i soknet og fellesrådet kan få tilgang. I tillegg har prost og biskop, noen ansatte på bispekontoret og medlemmer av det valgte kirkerådet lesetilgang til alle planer. Det er derfor viktig at det ikke skrives sensitive opplysninger i aktivitetsbeskrivelsene eller i evalueringene.

Når kan jeg begynne å rapportere undervisningsaktiviteter gjennomført i 2025?

Rapporteringsrutinene for aktiviteter som blir gjennomført i 2025 er under arbeid og legges ut samtidig med at det åpnes for redigering og rapporteing av undervisningsaktiviteter i Kirka vår. Dette skjer i i uke 15.

Planverktøy for trosopplæring (PFT) kan brukes frem til 31. mars, eller man kan notere informasjon om gjennomførte aktiviteter i januar, februar og mars i et eget dokument eller på et ark, og legge tallene inn i verktøyet når det åpnes for rapportering.

Hva blir obligatorisk å rapportere?

Noen aktiviteter skal det fortsatt rapporteres på. Både lokalt, regionalt og nasjonalt er det behov for gode tall når det gjelder gjennomførte aktiviteter og arrangementer, og deltakelser på disse. Denne informasjonen er sentral for å synliggjøre Den norske kirke. Det kan også være nyttig å ha oversikt over deltagere når menigheter skal søke støtte for aktiviteter hos blant annet K-stud.

Derfor skal det på undervisningsfeltet fortsatt rapporteres:

• antall aktiviteter planlagt (det vil si oppdatert aktivitetsliste i Kirka vår)
• gjennomførte aktiviteter for målgruppe under 19 år
• antall deltakere 

Særskilt rapportering på fire aktiviteter

Menighetene rapporterte tidligere særskilt på syv utvalgte tiltak for å se utvikling over tid. Disse er nå redusert til fire:

• fireårsbok eller annet aktivitet for 4-åringer
• aktivitet for seksåringer
• tårnagenthelg eller tilsvarende
• lys våken eller tilsvarende

Det åpnes for større fleksibilitet på utforming av aktiviteten, slik at det kan gjøres tilpasninger ut fra lokal egenart. Veiledning til dette er under utarbeidelse.

At gjennomføring av disse fire aktivitetene rapporteres, innebærer ikke at det er obligatorisk for hver menighet å gjennomføre alle disse. Kirkerådet ønsker likevel en fortsatt registrering når disse fire gjennomføres, for å ha nasjonale tall å vise til.

Flere felter

I tillegg til et fritekstfelt vil det være mulig å legge inn informasjon om antall tilbudte timer og antall samlinger i Kirka vår.  Det utredes også hvilken annen informasjon som er relevant for menighetene å registrere i tilknytting til aktiviteter.

Ønsker du et sted å notere rapportering av undervisningsaktiviteter i perioden jan-mars 2025 (frem til det åpnes for rapportering av undervisningsaktiviteter i Kirka vår)? Da kan du bruke dette skjemaet.

Rapportering for undervisning i 2025 skal gjøres i Kirka vår, men verktøyet er ikke klart til å tas i bruk før det forrige verktøyet Planverktøy for trosopplæring (PFT) stenges og data overføres for siste gang til Kirka vår (uke 15). 

Inntil det kan menighetene fortsette å bruke PFT (frem til 31. mars) eller benytte seg av dette skjemaet. Skriv det gjerne ut og ta med på aktiviteten. Tallene og tekstene fra dette arket skal føres inn i Kirka vår straks det åpnes for rapportering for undervisningsaktiviteter.

Rapportering på alt annet enn kirkelig undervisning kan gjøres i Kirka vår allerede.

Kommentar til skjema: Feltene Beskrivelse, aldersgruppe, ansvarlig, antall samlinger og totalt antall timer per aktivitet blir overført fra trosopplæringsverktøyet og ligger allerede i Kirka vår. Det er allikevel lurt å notere dette ned i tilfelle noe av dette for 2025 skal redigeres.

Kirkemøtet har vedtatt at tilskuddsforvaltningen i Den norske kirke skal endres. Den nye tilskuddsforvaltningen vil ta utgangspunkt i hvordan lokalkirken skaper aktivitet for de tildelte midlene. Slik forslaget foreligger vil økonomirapporteringen, slik fellesrådene kjenner det til nå, falle bort.

Dette har også innvirkning på rapporteringen. Det vil være behov for å synligjøre aktivitetens omfang og innhold. Fra og med 1.1.2026 er planen at rapportering på diakonifeltet også skje i Kirka vår. Det vil jobbes med hvordan rapportering på diakonifeltet skal skje, og det vil komme nærmere informasjon om dette i 2025.

Informasjon om til enhver tid gjeldende rutiner vil gjøres tilgjengelig her i ressursbanken. Er du usikker – ta kontakt med ditt bispedømmekontor for veiledning.

Du finner mye informasjon om hvordan du kan planlegge, evaluere og rapportere i verktøyet Kirka vår.

Følg gjerne med på Ressursbanken for nyheter og veiledninger.

Har du spørsmål og innspill om lokalt planarbeid, kan du ta kontakt med ditt lokale bispedømmekontor.

Har du spørsmål til denne veiledningen eller har tekniske spørsmål? Send e-post til  kirkavar@kirken.no. 

For andre spørsmål om Kirka vår, klikk her: Kirka vår - samlet plan for arbeidet i soknet