Registrering av kirkelige handlinger

Registrering av dåp skal inneholde følgende opplysninger:

• navn på den døpte
• fødselsnummer til den døpte
• navn på foreldre
• fødselsnummer på foreldre
• navn på faddere
• dato for dåpen
• sted for dåpen

Faddere skal ikke registreres med fødselsnummer.

Ved dåp av person over religiøs myndighetsalder registreres ikke navn på og fødselsnumre til den døptes foreldre.

Dersom fødselsnummer til den som skal registreres mangler og vedkommende venter på å få tildelt fødselsnummer, skal registrering av den kirkelige handlingen utsettes til fødselsnummer foreligger. Dersom den registrerte ikke venter på å få tildelt fødselsnummer, skal handlingen registreres på vedkommendes navn. Dette følger av forskrift om Den norske kirkes medlemsregister § 6.

Særlig om registrering av nøddåp, hjemmedåp og stadfestelse

Ved nøddåp og hjemmedåp blir registreringen noe annerledes. Dersom barnet lever opp, skal dåpen stadfestes. Både dåp og eventuell stadfestelse skal registreres, jf. forskrift om Den norske kirkes medlemsregister § 6. Det er implementert egen funksjonalitet for dette i medlemsregisteret. Det skal registreres to vitner ved nøddåp. Når stadfestelsen registreres, legger man inn dato og sted for stadfestelsen av dåpen samt de fadderne som ikke var utpekt på det tidspunktet nøddåpen/hjemmedåpen ble registrert. 

Kvikkguider

Registrere vanlig dåp

Registrere hjemmedåp

Registrere nøddåp

Registrere stadfestelse

Når det gjelder dåpsattest, må man skille mellom:

1. attest som baserer seg på medlemsregisteret
2. attest som baserer seg på den papirbaserte kirkeboken, og
3. attest som utstedes i forbindelse med dåpen.

Dåpsattest som baserer seg på medlemsregisteret

Dåp som har skjedd etter 1. januar 2013, skal attesteres ved bruk av attestmalen i medlemsregisteret. Man kan ikke skrive ut attester med andre opplysninger enn dem som er registrert for den aktuelle handlingen. Etter 1. januar 2013 skal permanent lagring av dåp utelukkende finnes i handlingsmodulen i medlemsregisteret (tidligere kalt «eKirkebok»). Dåpen må derfor attesteres med en attestmal fra medlemsregisteret.

Ved utskrift fra medlemsregisteret skal det være den som ivaretar det daglige ansvaret for medlemsregisteret i gjeldende sokn, som utsteder attest. Attester hentet ut fra medlemsregisteret skal i utgangspunktet ikke stemples. Det er et unntak for dette når det gjelder utlevering av dåpsattest på selve dåpsgudstjenesten (se under).

Dåpsattest som baserer seg på den papirbaserte kirkeboken

Den prestestilling som var kirkebokfører for den papirbaserte kirkeboken, vil ha ansvaret for å utstede dåpsattest ved utskrift av eldre kirkebokopplysninger frem til kirkeboken avleveres til Arkivverket. Når kirkebokføreren eller den som opptrer på vegne av kirkebokføreren, utsteder attest, skal kirkebokførerens stempel benyttes. Attester som lages på bakgrunn av innføringer i papirkirkebok, skal lages i gammel attestmal (se lenke til PDF-maler nederst). En slik attest må inneholde nøyaktig samme informasjon som det som står innført i kirkeboken, med eventuelle oppdatering lagt inn før 1. januar 1983.
Attester fra kirkeboken er historiske attester. Er det ønskelig med en attest med oppdatert navn for handlinger kun registrert i papirkirkebøker, kan registreringer fra papirkirkebøker etterregistreres i medlemsregisteret. Dette kan være hensiktsmessig å gjøre i de tilfeller der det er ført inn mye
informasjon i kirkeboken etter at handlingen først ble registrert (noe som ble gjort frem til 1. januar 1983).

Dåpsattest som leveres ut i forbindelse med dåpen

Dåpsattester som utleveres i forbindelse med dåpen, skal være utstedt på malen i medlemsregisteret, jf. avsnitt øverst, men det er noen særbestemmelser. For at attesten skal kunne være klar til dåpsgudstjenesten, må den skrives ut i forkant. Hvis attester skrives ut på forhånd, vil dato settes til dåpsdatoen. Attesten kan følgelig ikke signeres før på dåpsdagen. Forrettende prest er derfor gitt fullmakt til å signere attesten på dåpsdagen og således bekrefte at dåpen har skjedd. Presten kan da benytte embetsstempelet. Stempel skal derimot ikke benyttes ved senere utskrifter av dåpsattesten. 

Den gamle attestmalen som henviser til innføringer i papirkirkeboken, skal ikke benyttes for dåpshandlinger gjennomført etter 1. januar 2013.

Gammel dåpsattest bokmål

Gammel dåpsattest nynorsk

Registrering av konfirmasjon skal inneholde følgende opplysninger:

• navn på konfirmanten
• fødselsnummer til konfirmanten
• dåpsdato for konfirmanten
• dato for konfirmasjonen
• sted for konfirmasjonen

Dersom fødselsnummer til den som skal registreres mangler og vedkommende venter på å få tildelt fødselsnummer, skal registrering av den kirkelige handlingen utsettes til fødselsnummer foreligger. Dersom den registrerte ikke venter på å få tildelt fødselsnummer, skal handlingen registreres på vedkommendes navn.
Dette følger av forskrift om Den norske kirkes medlemsregister § 6.

Kvikkguider

Registrere konfirmasjon med fødselsnummer

Registrere konfirmasjon uten fødselsnummer

Registrering av vigsel skal inneholde følgende opplysninger:

• navn på brudefolkene
• fødselsnumre til brudefolkene
• dato for vigselen
• sted for vigselen

Dersom fødselsnummer til den som skal registreres mangler og vedkommende venter på å få tildelt fødselsnummer, skal registrering av den kirkelige handlingen utsettes til fødselsnummer foreligger. Dersom den registrerte ikke venter på å få tildelt fødselsnummer, skal handlingen registreres på vedkommendes navn.
Dette følger av forskrift om Den norske kirkes medlemsregister § 6.

Kvikkguider

Registrere vigsel med fødselsnummer

Registrere vigsel uten fødselsnummer

Den norske kirke har ikke myndighet til å skrive ut attest for vigsler prøvet av Folkeregisteret. De overtok ansvaret 1. oktober 2004. Siden prøvingsattester er gyldig i fire måneder, betyr dette at vi ikke har myndighet til å skrive ut attest for noen vigsler inngått etter 1. februar 2005. I perioden 1. oktober 2004–1. februar 2005 finnes det følgelig noen vigsler som skal attesteres av kirken/soknepresten og noen vigsler som skal attesteres av Folkeregisteret. Siden vigselattest har sivilrettslig betydning, er det ganske alvorlig dersom saksbehandlere i Den norske kirke skriver ut ugyldige vigselattester.

Kirkebokførende prest (eventuelt annen saksbehandler etter fullmakt) kan utstede attest for vigsler prøvet av prest og ført i papirkirkebok (vigsler gjennomført før 1. februar 2005). Da skal de gamle attestmalene fra departementet benyttes. Her følger lenker til skrivbare PDF-maler som er bygd opp tilsvarende departementets maler på papir. Disse ble kun utstedt på bokmål og nynorsk, ikke på engelsk. 

Gammel vigselsattest bokmål

Gammel vigselsattest nynorsk

Registrering av gravferd skal inneholde følgende opplysninger:

• navn på avdøde
• fødselsnummer til avdøde
• dato for jordfestelse (gravferdsseremoni)
• sted for jordfestelse (gravferdsseremoni)

Dersom jordpåkastelsen ikke skjer samtidig med resten av gravferdshandlingen, registreres tid og sted for jordpåkastelsen.

Dersom fødselsnummer til den som skal registreres mangler, skal handlingen registreres på vedkommende sitt navn. Dette følger av forskrift om Den norske kirkes medlemsregister § 6.

Kvikkguider

Registrere gravferd med fødselsnummer

Registrere gravferd uten fødselsnummer

Med søk/endre handlinger kan man søke opp handlinger som er registrert. Man kan videre:

• Sjekke at informasjonen som er lagret for en handling er riktig
• Endre en handling
• Fjerne en handling
• Attestere en handling
• Skrive ut oversikt over en handling eller flere handlinger
• Skrive ut attest for en handling

Handlingssøket er inndelt i tre faner:

1. "Enkeltsøk" egner seg for søk etter enkelthandlinger (ved bruk av saksnummer) eller enkeltpersoner (ved bruk av fødselsnummer, fødselsdato og navn).
2. "Gruppesøk" egner seg for søk etter grupper av handlinger (f. eks. alle dåp i et sokn et gitt år). Gruppesøket avgrenses ved tidsrom, handlingstype og hvilke enheter man inkluderer i søket. Tilgjengelige enheter er de enheter man har tilgang til i den aktive brukerprofil. Det er kun aktive sokn som er tilgjengelige i gruppesøket. Det er mulig å velge mer enn ett sokn av gangen ved å holde inne «Ctrl» når sokn velges.
3. "Avansert søk" har et mer omfattende søkevindu, men det gir også flere søkemuligheter. Her kan man blant annet gjøre søk etter handlinger også i historiske sokn, noe som er særlig relevant for dem som har hatt organisasjonsendringer (f. eks. soknesammenslåinger). Listen over hvilke enheter man kan gjøre søk i, tilpasses her de tidsrom som legges inn i søket. Det er også mulig å gjøre søk basert på registreringsdato, navn på kirke, hvilken bruker som har registrert handlinger og hvilket system handlingene opprinnelig ble registrert i. Det er også mulig å gjøre søk på handling kun registrert på navn. Dette er nyttig dersom man feilaktig har registrert handlinger på navn fremfor fødselsnummer. 

Kvikkguider

Enkelt handlingssøk

Gruppesøk etter handlinger

Avansert handlingssøk