Informasjonsveileder for Den norske kirke

Veilederen er ment som et utgangspunkt for fellesråd, og må tilpasses basert på hvilke lokale løsninger som benyttes. Prosesser knyttet til medlemskap og kirkelige handlinger er ikke omtalt i veilederen.

Se også eget undermenypunkt med eksempler på hva som lagres hvor.

Kanaler for informasjon og samhandling

OneDrive er der du lagrer dine personlige jobbfiler. Dokumentene i OneDrive lagres i skyen og synkroniseres til din maskin slik at det oppleves som en vanlig mappestruktur på PC-en. Med OneDrive kan du dele dokumenter som lenker istedenfor å sende vedlegg på e-post. Alle OneDrive-dokumenter (også delte) blir slettet når du slutter i jobben, så husk å arkivere alt som er arkivverdig i Dnk360.

Teams er det viktigste verktøyet for samarbeid. I Teams kan du være medlem av ett eller flere team der du kan samarbeide om felles filer, diskutere og avklare små og store spørsmål. Teams kan også brukes til å dele praktisk informasjon som gjelder den enkelte enhet. Opprett som hovedregel kun private Teams-rom. Offentlige Teams-rom vil være tilgjengelig for alle som er på kirkens felles MS 365-område, og dette svekker informasjonssikkerheten. 

Både Teams og OneDrive er en del av programvarepakken Microsoft 365, som inngår i Kirkens lokale skrivebord. Ved å bruke kirkens egen installasjon av Microsoft 365, levert fra Kirkepartner, får man en rekke fordeler: Tilgang til felles adressebok og kalender, enklere samhandling med andre ansatte i Den norske kirke, og enklere tilgang til kirkens intranett i Teams.

Intranettet kan brukes til informasjon som skal nå alle Kirkens ansatte i en organisasjonsenhet eller et geografisk område. Det brukes først og fremst til informasjon som bare er relevant for den aktuelle målgruppen. Her kan du lese mer om intranettet.

Ressursbanken er stedet for deling av informasjon og fagressurser som medarbeidere, frivillige og rådsmedlemmer i alle organisasjonsenheter kan ha nytte av. Alt innholdet i Ressursbanken ligger åpent på internett. Kirkerådet publiserer innholdet. Her kan du lese mer om Ressursbanken.

Kirken.no er der vi deler informasjon med medlemmer og allmenheten, som for eksempel informasjon om dåp og konfirmasjon. Her kan du lese mer om Kirken.no

Dnk360 er kirkens felles løsning for saksbehandling og arkiv. Dette er kirkens «hukommelse» for ettertiden og derfor vårt viktigste system for lagring.

Dnk360 brukes både til ugradert og gradert dokumentasjon. Graderte dokumenter inneholder opplysninger unntatt offentlighet, som eks. personopplysninger. Arkivverdige dokumenter, som inneholder opplysninger kirken er pliktet til å bevare for ettertiden, skal lagres i Dnk360 – uansett om de kommer på e-post, via brevpost eller blir produsert i Teams eller i OneDrive. Her kan du lese mer om Dnk360.

Roller

Det anbefales at alle Teams-rom i Teams har to eiere: Informasjonseier og Teams-romansvarlig.

Informasjonseier: Ledere som er ansvarlig for saker i Dnk360 og Teams. Ansvarlig for at det finnes saksansvarlig og Teams-romansvarlig og at det er besluttet hva som skal arkiveres i Dnk360.

Teams-romansvarlig: Ansvarlig for tilgangsstyringen av teamet, at arkivverdig materiale blir arkivert i Dnk360 etter rutine og at rommet blir slettet når det ikke lenger er i bruk.

Opprett private Teams-rom: Oppretter du offentlige Teams-rom, vil inholdet være synlig for alle som er på kirkens felles MS 365-område. Det svekker informasjonssikkerheten. 

Andre aktuelle ressurser

• Kurs om Dnk360 og verktøy i Microsoft 365 ligger i kirkens læringsplattform som snart blir tilgjengeliggjort for alle ansatte.
• Kursene om Microsoft 365 er også tilgjengelig via Ressursbanken for de som ikke kan logge seg inn i læringsplattformen ennå.
• Veiledning ved overgang fra Kirkepartner Skrivebord til Kirkens lokale skrivebord (herunder fra K: til Teams).
• Veiledning for arkivering av dokumenter.

Hva lagres hvor – eksempler

Når jeg skal skrive et dokument som ikke andre i fellesrådet / soknet skal jobbe med

→ OneDrive

Når jeg skal forberede sak til fellesrådet eller menighetsrådet

… og jeg skal arbeide med dokumentet alene eller sammen med andre
→ Teams, del evt. lenke med andre som ikke er medlem av Teams-rommet

… og dokumentet er ferdig fra min side
→ Dnk360 - Send på godkjenning/gjennomgang ved behov

Når jeg skal dokumentere et møte

… og det er et møte med eksterne deltakere
→ Dnk360

… og det er et møte i et internt team
→ Teams

… og det er et statusmøte i prosjekt
→ Teams

Når jeg skal samhandle med kollegaer

→ I kanaler og chat i Teams. Felles filer lagres i relevant kanal i teamet, og lenke kan deles i innlegg i teamet. Unngå å laste opp vedlegg i e-post.

Når jeg skal samhandle med noen som jobber i Den norske kirke, men som ikke jobber i mitt fellesråd

… og det er et prosjekt man skal samarbeide om
→ Teams (sluttprodukt i Dnk360)

… og det er en uformell henvendelse som ikke inneholder sensitive personopplysninger
→ Teams-chat er godt egnet til dette, eventuelt kan e-post og telefon brukes

Når jeg skal jobbe med internadministrative prosesser

… og jeg skal lage budsjett / årsplan
→ Teams (sluttprodukt i Dnk360)

… og jeg skal kjøpe noe
→ Forberedelser til anskaffelse i Teams eller OneDrive. Selve anskaffelsen i Dnk360.

Når jeg skal jobbe med prosjekter

… og jeg skal samarbeide med interne og eksterne personer
→ Eget Teams-rom for prosjektgruppen der felles filer lagres. Ved kortvarige prosjekter der det er få felles filer, kan e-post brukes i stedet. Mandat, planer, beslutninger og sluttrapport i Dnk360 når prosjektet er ferdig. Langvarige prosjekter arkiveres i Dnk360 underveis.

Når jeg skal publisere noe som mange skal lese

… og målgruppen er medlemmene i Den norske kirke
→ Menighetens/fellesrådets nettside

… og målgruppen er frivillige og ansatte i fellesrådet
→ Intranettet hvis det er nyttig kun for ansatte i eget fellesråd.

… og målgruppen er alle ansatte i fellesrådet
→ Teams-rom for fellesrådet