Arbeid med medlemmer og andre personer i medlemsregisteret

Søk etter personer er en søkemotor hvor du kan finne alle personer i medlemsregisteret, medlemmer og ikke-medlemmer. 

Det er tre ulike søk på personer i medlemsregisteret:

1. Finn enkeltpersoner 
2. Finn grupper av personer
3. Avansert søk

Finn enkeltpersoner

Dette søket er for å søke opp enkeltpersoner i medlemsregisteret. Det er hovedsakelig tre måter å søke på:

• Med fullt fødselsnummer: Denne er anbefalt ettersom du får den personen du er ute etter garantert.
• Med fødselsdato og navn: Du kan skrive inn sekssifret fødselsdato ddmmyy og navnet for å få et meget nøyaktig søk.
• Med bare navn: Du kan skrive inn bare navn, men også deler av navnet for å få et bredt søk, men det kan gi veldig mange treff. 
  NB! Om Søk kun på eksakt skrivemåte er huket av må navnet skrives fullt ut.

Det kan du bruke søkeresultatet blant annet til å sjekke:

• Medlemsstatus
• Handlinger på personen
• Informasjon om person

Finn grupper av personer

Dette søket er for å finne større grupper av personer. Det er tre variabler som må fylles ut, og ett som er valgfritt.

• Årskull: Dette er basert på alder, men gjelder for alle som er født i samme kalenderår.
• Kategori for søk: Dette er hvilken medlemsstatus de har i medlemsregisteret. Du kan ikke søke på ikke-medlemmer
• Handling valgfritt: Her kan du søke etter handlinger gjort i en viss tidsperiode på gitt aldersgruppe og kategorier.
• Sted: Hvilket sokn det gjelder

Listen som du finner her, kan bli eksportert ut i Excel.

Avansert søk

Dette søket gir deg mange flere valgmuligheter, men åpner også for store mengder data. Vi anbefaler å forsøke å bruke de to andre søkene før du bruker denne.

Det er her valgfritt hva du velger å skrive inn som informasjon i søket, men vi anbefaler å være så spesifikk som mulig.

Kvikkguider

Finn enkeltpersoner

Finn grupper av personer

Avansert personsøk

Den som melder seg inn i Den norske kirke, må være døpt med kristen dåp og skal gi følgende opplysninger:

• fullt navn ifølge folkeregisteret,
• bostedsadresse ifølge folkeregisteret,
• fødselsnummer (11 siffer),
• navn og fødselsnummer på eventuelle barn under 15 år dersom innmeldingen får virkning for disse,
• sted og dato for dåp dersom det er mulig å opplyse om dette,
• opplysning om at eventuelt medlemskap i annet tros- og livssynssamfunn i Norge er brakt til opphør.

Innmeldingen kan skje ved personlig fremmøte eller skriftlig. Skriftlig innmelding skal være underskrevet og datert av den som melder seg inn, eller autentisert etter nærmere bestemmelse om dette gitt av Kirkerådet. Ved innmelding skal kirkebokføreren eller Kirkerådet påse at lovens vilkår er til stede. Dette følger av Regler for innmelding i og utmelding av Den norske kirke m.m.

Kvikkguide

Registrer innmelding

Den som melder seg ut av Den norske kirke, skal gi følgende opplysninger:

• fullt navn ifølge folkeregisteret,
• bostedsadresse ifølge folkeregisteret,
• fødselsnummer (11 siffer),
• navn og fødselsnummer på eventuelle barn under 15 år dersom utmeldingen får virkning for disse.

Utmeldingen skal være underskrevet og datert av den som melder seg ut, eller autentisert etter nærmere bestemmelse om dette gitt av Kirkerådet. Dersom den som melder seg ut, ikke er registrert i Den norske kirkes medlemsregister, må vedkommende dokumentere medlemskapet med dåps- eller innmeldingsattest. Dette følger av Regler for innmelding i og utmelding av Den norske kirke m.m.

Kvikkguide

Registrere utmelding

Funksjonen for å korrigere feil i medlemskapsstatus gir mulighet til å endre medlemsskapsstatus på en person i medlemsregisteret. Dette gjøres på følgende måte:

1. Fyll inn fullt fødselsnummer
2. Velg ny medlemskapsstatus til personen
3. Lagre

Obs! Om personen har sendt innmelding eller utmelding, skal inn- eller utmelding registreres og personen skal ikke korrigeres! 

Kvikkguide

Registrer korreksjon

Kirkeordning for Den norske kirke § 6 annet ledd gir medlemmer av Den norske kirke anledning til å søke biskopen om å endre sin soknetilknytning til et selvvalgt sokn, enten midlertidig eller på permanent basis:

«Biskopen kan etter søknad fra et medlem samtykke i at dette får sin tilknytning overført til et annet sokn enn det vedkommende er bosatt i. Biskopen kan samtykke i at et medlem beholder valgbarheten i et sokn ut valgperioden, selv om vedkommende flytter eller får sin tilknytning overført.»

Dette kalles selvvalgt sokn i medlemsregisteret.

Kort om selvvalgt sokn

• Vedkommende kan få kirkelig betjening i det soknet vedkommende overføres til.
• Man har stemmerett og er valgbar i det soknet man overføres til.
• Overføringen til et nytt sokn er permanent dersom ikke noe annet er presisert i søknaden.
• Medlemmet må selv melde fra dersom vedkommende ønsker å få tilbakeført sin tilhørighet til bostedssoknet.
• Overføringen blir stående dersom medlemmet flytter i ettertid, og slik får ny bostedsadresse.
• Melding om biskopens vedtak sendes til lokal behandlingsansvarlig for medlemsregisteret (kirkevergen), som sørger for endringer i registeret.
• Det er ikke nødvendig å søke om tilbakeføring til bostedssoknet. Da er det tilstrekkelig at medlemmet selv gir beskjed til ansvarlig for medlemsregisteret i det soknet der vedkommende er bosatt.
• Slettes automatisk dersom personen melder seg ut.

Frister

Endring av soknetilknytning kan i prinsippet skje når som helst, men i valgår bør søknader for personer som skal stå på en liste i et annet sokn enn bostadssoknet, være behandlet av biskopen innen 31. mars. For personer som bare ønsker å overføre stemmeretten, bør en slik søknad helst være levert innen 1. juni i valgåret, for å sikre at manntallet kan endres i tide.

Kvikkguide

Registrere selvvalgt sokn

Medlemsregisteret gjør automatisk søk i Folkeregisteret når det er nødvendig, for eksempel dersom man skal registerer en handling på en person som ikke finnes i medlemsregisteret fra før. Man kan også manuelt søke opp en person, enten for å oppdatere informasjon på en person som allerede er registrert, eller for å finne identifikasjon på en person som ikke er registrert i medlemsregisteret. Oppdatert informasjon fra Folkeregisteret kan kopieres inn i medlemsregisteret på personer som er medlem.

For å kunne søke i Folkeregisteret må man ha fullt fødselsnummer og minst fornavn og etternavn på vedkommende.

NB! Alle søk i Folkeregisteret blir loggført, og personen som har blitt slått opp, kan se dette på Skatteetatens sider. Gjør derfor aldri oppslag med mindre det foreligger et behandlingsgrunnlag!

Kvikkguide

Søk i Folkeregisteret

November 2020 ble ordningen med trosopplæringsabonnement lansert. Dette ga foreldre til ikke-medlemmer en enkel mulighet til fortsatt å kunne få tilsendt informasjon og tilbud om trosopplæringstiltak i den lokale menighet også etter at den lovpålagte tilhørighetsordningen ble fjernet. Frem til nå har det kun vært mulig for den aktuelle personen selv å opprette, forandre eller avslutte et trosopplæringsabonnement – på kirken.no/minside, men må kan også ansatte bistå personer med dette.

Personvernforordningen stiller strenge krav til dokumentasjon av samtykke i slike sammenhenger. Vi anbefaler derfor at alle som har BankID, fremdeles benytter seg av kirken.no/minside. Der lagres samtykke automatisk. Vi ønsker ikke å pålegge saksbehandlere å forvalte samtykker på papir, så det er lagt opp til muntlig samtykke når medlemsregisterportalen benyttes. Det vil da automatisk bli sendt e-post til den aktuelle personen som har gitt samtykke, med en oppsummering av hva vi mener å ha mottatt samtykke til. Det må altså ikke opprettes trosopplæringsabonnement uten at det er helt klart at samtykke faktisk er gitt.

Kvikkguider

Legge til trosopplæringsabonnement

Hente ut trosopplæringsabonnenter