Kirka vår – samlet plan for arbeidet i soknet

Kirka vår er et verktøy for strategisk arbeid i menigheten som legger til rette for en effektiv samhandling mellom menighetsråd og de tilsatte. 

Kirka vår samler alt på ett sted:

• Menighetens aktiviteter
• Menighetens statistikk
• Menighetens visjon og strategi

Det blir enklere

• å få oversikten over arbeidet for menighetsråd og de tilsatte
• å presentere menighetens portfolio
• å jobbe tverrfaglig
• å samarbeide på tvers av menighetens grenser

Kirka vår finner du på plan.kirken.no

Det er flere måter tilsatte og rådsmedlemmer kan få tilgang: 

Oppdatert 18.09.24

For å kunne logge inn i Kirka får må du ha en @kirken.no-bruker som er koblet til riktig sokn.

• De aller fleste ansatte har et slikt brukernavn (se punkt 1 og 2)
• De folkevalgte vil få brukernavn tildelt, basert på opplysninger som blir sendt inn (punkt 3 og 4), eller fellesrådet kan opprette brukernavn til dem (punkt 5).

Tilsatte

1. IDweb:

Tilsatte i fellesråd som er Kirkepartner-kunder (de som har @kirken.no e-postadresser) kan bestille tilgang i IDweb (les mer om IDweb her). En kirkeverge eller en bruker med delegert bestiller-rolle bestiller tilgang for nye brukere i IDweb.

Fremgangsmåte:

• I IDweb: Søk opp og kryss av for grupper med navn "Menighetsplan [navn på fellesråd eller sokn] [tilgangsnivå]"  for hver av brukerne og hvilken tilgang de skal ha - " admin", " skriv" eller " les".
• Brukeren kan gis tilgang til tilgangsgruppe for fellesråd (og får da tilgang til alle sokn i fellesrådet) eller til  enkeltsokn. Se forklaring på tilgangsnivå i neste fane.
• Tilganger kan også fjernes i IDweb.

2. Send inn Excel-skjema:

Kirkeverge eller daglig leder fyller ut dette registreringsskjema på vegne av tilsatte og rådsmedlemmer (se neste avsnitt) i soknene i sin enhet. Skjemaet sendes til kirkavar@kirken.no. (NB: send inn i Excel-format, ikke pdf). Brukeren får e-post når tilgangen er klar. Se forklaring på tilgangsnivå org orgnasjonsonsnummer lenger ned på denne siden.

NB: Alle ansatte må ha et brukernavn før de fått tilgang til Kirka vår. Kirkeverge finner dette i ansorg.kirken.no. Hvis ikke den ansatte er registrert der må den opprettes. Les mer om AnsOrg.

Rådsmedlemmer

3. Skjema på nett

Rådsmedlemmer kan få tilgang til Kirka vår for det sokn de er valgt inn i ved å fylle ut dette skjemaet. De vil da automatisk få lesetilgang, men dette kan endres senere. 

Hvis man sendte inn skjemaet for mer enn to uker siden og ennå ikke har fått tilgang, vil vi gjerne ha beskjed til  kirkavar@kirken.no.

4. Send inn Excel-skjema

Kirkeverge eller daglig leder fyller ut et registreringsskjema på vegne av tilsatte (se avsnitt lenger opp) og rådsmedlemmer i soknene i sin enhet. Skjemaet sendes til kirkavar@kirken.no. (NB: send inn i Excel-format, ikke pdf). Brukeren får e-post når tilgangen er klar. Se forklaring på tilgangsnivå org orgnasjonsonsnummer lenger ned på denne siden.

Rådsmedlemmer har vanligvis ikke et brukernavn fra før. Kirkerådet opprettes brukere og sender deretter e-post til brukeren. 

5. IDweb

I fellesråd som er Kirkepartner-kunder (de som har @kirken.no e-postadresser) kan tilsatte bestille tilgang i IDweb også til rådsmedlemmer. De fleste har ikke brukernavn. Opprett dette først i IDweb, deretter følg fremgangsmåte fra punkt 1 lenger opp. NB: Rådsmedlemmer skal ikke i AnsOrg.

Fjerne eller endre tilgang for brukere

Brukere som ikke lenger skal ha tilgang skal meldes ut via dette skjemaet eller i IDweb (for ansatte i fellesråd som er Kirkepartner-kunder) . Fellesråd som er Kirkepartner-kunder kan endre tilgangsnivå via IDweb. I andre fellesråd kan admin-brukere fylle ut skjema for dette via administrasjonssiden i Kirka vår (siden åpnes når man er logget inn i «Kirka vår» med en admin-bruker). 

Organisasjonsnummer

Når du fyller ut skjema i punkt 2 og 4 må du også oppgi et organisasjonsnummer. Det må enten være til det soknet som personen skal ha tilgang til, ELLER et fellesråd, dersom brukeren skal ha tilgang til alle soknene.

Skriv kun et org.nr. per linje i skjemaet. Hvis brukeren skal ha tilgang til flere, men ikke alle, sokn i et fellesråd, kan man skrive flere linjer.

Hvis brukeren skal ha forskjellige tilgangsnivå til forskjellige sokn i sitt fellesråd, må man skrive én linje for hvert sokn.

Hvordan velge tilgangsnivå

Les om det her

Hvordan velg tilgangsnivå

Hvert sokn/fellesråd har tilgang til tre ulike tilgangsnivå. Hvilken gruppe brukeren legges i, styrer hvilken tilgang de har i soknets plan. Hvem som skal ha hvilken tilgang bestemmes lokalt, men det er praktisk om ansatte og rådsmedlemmer som skal jobbe med planen har admin- eller skriv-tilgang.

NB: Velg kun én gruppe pr bruker:

Tilgangsnivå "les" - Les-brukeren kan:

• logge seg inn i løsningen,
• lese all tekst som står på sidene, både det som skrives inn av brukerne og de faste tekster (NB: les- og skriv-brukeren har ikke tilgang til siden "administrasjon").  
• laste ned dokumenter og ta ut utskrifter.

Tilgangsnivå "skriv" - Skriv-brukeren kan (i tillegg til rettighetene som les-brukeren har):

• skrive og slette tekster,
• laste opp og slette dokumenter og lenker,
• opprette, redigere og slette aktiviteter og opprette og godkjenne samarbeidsaktiviteter (fra andre sokn i prostiet). 
• endre periode for eksisterende planer.

Tilgangsnivå "admin" - Admin-brukeren kan (i tillegg til rettighetene som les- og skriv-brukeren har):

• opprette nye og slette eksisterende planer.
• endre språk mellom bokmål og nynorsk
• endre bilde og tekst i venstre boks på forsiden.
• se navn, brukernavn og tilgangsrolle for de som har tilgang til planverktøyet for dette soknet (på sokne- og fellesrådsnivå).

Admin-brukeren kan også be endringer for eksisterende Kirka vår-brukere (fra admin-siden) som deretter håndteres manuelt av Kirkerådet.

Hva er «Kirka vår – samlet plan for arbeidet i soknet»? 

«Kirka vår – samlet plan for arbeidet i soknet» er et digitalt verktøy for å få oversikt over aktivitetene i soknet, få ny kunnskap om menneskene som bor i soknet og deres behov, samt gi en økt oppslutning om menighetsarbeidet over tid. 

Alt på ett sted

I dag ligger aktiviteter i soknet i ulike planer og dokumenter: Aktiviteter i trosopplæringen ligger i trosopplæringsverktøyet, aktiviteter innen kirkemusikk og diakoni finnes i eventuelle planer for dette, mens andre aktiviteter ligger bare i kalenderen. Det kan være vanskelig å se helheten i menighetens arbeid både til rådsmedlemmer og de tilsatte. En samlet plan for arbeidet i soknet vil gi menighetsråd og tilsatte oversikt over helheten, slik at ulike aktiviteter og ansattes arbeid kan sees i sammenheng og videreutvikles.  

Henter tall automatisk 

Hvert år i januar rapporterer menigheter i Den norske kirke til Statistisk sentralbyrå. 
«Kirka vår – samlet plan for arbeidet i soknet» henter automatisk inn tallene fra SSB. I tillegg henter verktøyet inn tall for levekår i soknet eller kommunen, slik at menighetsråd og tilsatte får enkelt tilgang til relevant statistikk for soknet. Samlet gir dette et godt grunnlag for å se på sammenhengen mellom aktivitetene i menigheten og behovene i soknet. 

Hjelp til samtalen om å være lokalkirke

Gjennom «Kirka vår – samlet plan for arbeidet i soknet» får menighetsrådet også hjelp til å planlegge en felles prosess for å arbeide grundig med sammenhenger mellom aktiviteter og behov. Metoden og det digitale verktøyet for “Kirka vår” legger opp til en prosess med fire faser:  

1. Hvordan skal vi jobbe med en plan?
2. Hvordan kan vi beskrive menigheten?
3. Hva skal vi satse på?
4. Aktiviteter og tiltak

I alle fasene gir verktøyet råd om hvordan tilsatte og frivillige kan involveres, og hvordan man starter en bredere samtale i soknet om hvordan menigheten kan møte lokale behov. Det er opp til menighetsrådet hvor omfattende prosessen skal være. Bispedømmekontorene stiller med personer som kan veilede menigheten i denne prosessen. 

«Kirka vår – samlet plan for arbeidet i soknet» er et fleksibelt verktøy som kan brukes slik den enkelte menighet ønsker seg. Dette vil se ulikt ut i ulike menigheter i Den norske kirke.

Se et webinar fra september 2023 her

Kurs

• Hvordan opprette og redigere aktiviteter i Kirka vår oppdatert 3. juni 2024
• Hvordan bruke Kirka vår til å skrive årsmelding, vist i webinar 15. februar 2024

Webinarer

• Lær hvordan dere blir Grønn Kirke - bruk Grønn kirke i Kirka vår. Opptak fra 2. mai 2024
• Kirka vår for menighetssekretær, menighetsforvalter og daglig leder Opptak fra 15. februar 2024
• Bli kjent med Kirka vår opptak fra 7. september 2023
• Kirka vår for stab og rådsmedlemmer Opptak fra 1. mars 2023
• Kirka vår for proster og kirkeverger Opptak fra 19. januar 2023
• Hvordan kan menighetsrådet jobbe strategisk? 29. september 2022
• Hvordan kan menigheten jobbe med strategi? Opptak fra 26. august 2022
• Helhetlig menighetsplan Opptak fra 3. februar 2022

Innlogging med @kirken.no-bruker for nye brukere

Ditt brukernavn er to bokstaver + tre tall og @kirken.no (f.eks ab123@kirken.no). Dette brukernavnet oppgir du når du blir spurt om e-postadresse  innloggingsprosessen. Er du usikker på om du har et brukernavn?  Mer informasjon om hvordan du får tilgang finner du her.

Første gang du bruker @kirken.no-brukernavnet må du

1. opprette passord, se ressursbanken.kirken.no/passord 
2. laste ned Microsoft Authenticator app og 
3. autentisere deg med brukernavnet i app'en. 

Få hjelp til førstegangsoppsett av @kirken.no-bruker her (pdf).

Når brukeren er satt opp kan du logge inn i Kirka vår: plan.kirken.no. Neste gang du logger inn åpner appen seg automatisk, og du skriver kun inn et tall som du ser på skjermen. 

NB: Hvis du er logget inn i nettleseren med en annen bruker (gmail, live.com eller en annen jobbkonto) må du bruke “inkognitomodus” for å kunne logge på. Les mer om inkognitomodus her. I slike tilfeller får du f.eks feilmeldingen: "Beklager, men vi har problemer med å logge deg på". 

Les mer om Kirka vår i Ressursbanken.

Har du problemer? Send en e-post til kirkavar@kirken.no.

HVA ER KIRKA VÅR

Hvorfor bør vår menighet ta i bruk “Kirka vår”?

Dette er kort forklart i denne filmen.

Hvilke fordeler får vi i menigheten som vi ikke har i dag?

Dere får bedre oversikt over alt som skjer i menigheten, tilgang til statistikk om soknet og lokalsamfunn, og hjelp til å planlegge helhetlig og strategisk.

Koster det penger å bruke “Kirka vår”?

Nei, det er gratis. Kirkerådet tar kostnadene knyttet til verktøyet og brukere.

Hvordan kan “Kirka vår” gi mer oversikt over aktiviteter i menigheten?

I “Kirka vår” legger dere inn alle typer aktiviteter som skjer i menigheten, i tillegg til gudstjenester og kirkelige handlinger. Dere legger inn én oppføring for hver type aktivitet i verktøyet. 

Hva er forskjellen på Kirka vår og Skjer i kirken?

Mens Kirka vår gjør det enklere for menighetsråd og tilsatte å ha full oversikt og tenke strategisk, er Skjer i kirken (skjerikirken.no) rettet mot publikum.

Kirka vår vil altså være en oversikt over alle typer aktiviteter menigheten har, mens Skjer i kirken er stedet for å informere publikum om tid, sted og innhold i hvert enkelt arrangement.

For eksempel: En aktivitet som “lørdagskonserter” legges kun inn i “Kirka vår” én gang. Hvert enkeltarrangement legges inn i skjerikirken.no. Gudstjenester legges inn som én oppføring i "Kirka Vår", ikke 52. Mer informasjon om skjerikirken.no finner du her.

Vi trenger hjelp med det strategiske arbeidet lokalt. Hvor kan vi henvende oss?

Alle menigheter kan henvende seg til sitt bispedømmekontor. Bispedømmekontor stiller da med en veileder som hjelper menigheten i gang med det strategiske arbeidet. Bispedømmekontoret vurderer hvem de bruker som slike veiledere.

Må vårt sokn bruke “Kirka vår”?

Dette er ikke et pålagt verktøy, men det er nyttig for alle menighetsråd og staber. Det forenkler arbeidet og gir bedre oversikt og alt menigheten tilbyr av aktiviteter.

Vil det bli gitt noen kurs som gjør det enklere å komme i gang? 

Bispedømmekontorene står for kurs og opplæring. Biskopene har også signalisert at de vil se på hvordan “Kirka vår” kan brukes i forbindelse med visitaser. “Kirka vår” ble også integrert i kurs for nye menighetsråd høsten 2023.

Hva er kilden for statistikken i “Kirka vår”?

De alle fleste av dataene under “soknet i tall” stammer fra Kirkelig årsstatistikk, det er altså tall som menighetene selv har rapportert inn til SSB hvert år. I tillegg henter verktøyet inn tall for levekår i soknet eller kommunen fra SSB, slik at menighetsråd og ansatte får enkel tilgang til relevant statistikk for soknet.

TILGANG

Hvem kan ha tilgang til “Kirka vår”?

Alle ansatte og menighetsrådsmedlemmer kan få tilgang. Lokalt vurderer man hvem som trenger tilgang.

Hvordan får jeg tilgang til “Kirka vår”?

Det finnes flere måter. Les om dette i denne fanen på denne siden.

Hvem kan lese innholdet i vårt sokns «Kirka vår»-side?

Det er kun brukere som har fått spesifikk tilgang til soknet som kan lese det soknets innhold på “Kirka vår”. Innholdet kan i tillegg leses av noen brukere på prosti-, bispedømme- eller nasjonalt nivå.

Hva skjer med tilgangen til tidligere folkevalgte når de ikke lenger sitter i råd?

Disse skal ikke lenger ha tilgang. De kan fjernes av kirkevergen i ID web eller av Kirkerådet. Admin brukere kan gå til denne siden og fylle ut et skjema der.  

Kan jeg få se planene til flere sokn i mitt fellesråd?

Ja, ta kontakt med kirkeverge eller daglig leder, så blir dere enige om hvilke sokn og hvilken tilgangsrolle du skal ha til disse soknene.

Kan vårt sokn samarbeid med andre sokn om enkeltaktiviteter?

Ja, det er mulig å opprette samarbeidsaktiviteter i planverktøyet. Kryss av for hvilke(t) sokn dere vil invitere til å samarbeide, og dette soknets “admin”-bruker kan godkjenne aktiviteten. Den legges da i begges sokns aktivitetsliste.

Jeg har noen gode ideer til nye funksjoner eller har oppdaget en feil som bør rettes opp. Hvor kan jeg ta kontakt?

Ta kontakt med på e-post kirkavar@kirken.no

Meldes til kirkavar@kirken.no

Kontakt

Produkteier har daglig oppfølgingsansvar for løsningen. Har du innspill eller ønsker om forbedringer? Ta kontakt med produkteier Carl-Fredrik Bommen - se kontaktinformasjon nederst på denne siden.